Hoe verlofsoftware de salarisadministratie vereenvoudigt

Uren- en verlofregistratie worden vaak gezien als bijzaak waar organisaties zo min mogelijk tijd aan willen besteden. Dit is gek, want het is ontzettend belangrijk én het kiezen voor goede uren- en verlofregistratiesoftware levert juist alleen maar voordelen op. Het minimaliseert fouten, bespaart tijd en stroomlijnt processen.

In Nederland is het wettelijk verplicht om verlof vast te leggen. Als werkgever ben je verplicht inzicht te verschaffen wanneer verlofdagen verlopen en hoeveel verlof een werknemer nog tegoed heeft. Als werknemer ben je verplicht schriftelijk verlof aan te vragen zodat je werkgever dit kan goedkeuren. In veel organisaties gebeurt dit nog met Excel, losse e-mails of via de ouderwetse verlofkaart. Dit is niet alleen een tijdrovende klus, het zorgt er ook voor dat er fouten gemaakt worden en er weinig overzicht is.

De basis om je salarisadministratie te vereenvoudigen is het koppelen met een oplossing die bi-directioneel gegevens uit kan wisselen. Hiermee stuur je belangrijke informatie heen en weer tussen de twee systemen. Zo stuur je vanuit je salarisadministratie de basisinformatie over de medewerkers door. Vervolgens registreren medewerkers uren of verlof en stuurt de koppeling dit direct naar de salarissoftware.

Snel verlof aanvragen

Met verlofsoftware zorg je voor een moeiteloos proces voor jezelf en je werknemers. Werknemers vragen via het systeem snel en eenvoudig verlof aan en hebben altijd inzicht in hun actuele verlofsaldo. Als werkgever regel je alle types verlof overzichtelijk in 1 systeem. Van (boven)wettelijk tot ADV en van zwangerschaps- of ouderschapsverlof tot seniorendagen. Ook verwerk je op een eenduidige manier tijd-voor-tijd of extra ingekocht verlof.

Tijd besparen

Voor zowel werkgevers als werknemers geldt dat het regelen van verlof in een geautomatiseerd systeem tijd bespaart én fouten minimaliseert. Daarmee voorkom je vragen over verlofsaldo van werknemers en worden er geen fouten gemaakt. Je voert een verlofregeling immers in aan hand van het contract. Hierdoor wordt jaar in, jaar uit het juiste verlofsaldo toegekend. Óók wanneer een werknemer meer of minder uren gaat werken, wordt de aanpassing in het verlofsaldo direct doorgevoerd.

Je weet wanneer verlofuren komen te vervallen en anticipeert hier tijdig op

Inzicht in verlof

Met verlofregistratie krijg je inzicht in alle verlofaanvragen. Hierdoor is het verlof van medewerkers beter te plannen. Vakantietijd? Geen probleem, je ziet precies welke medewerkers wanneer verlof aanvragen en je reageert hier snel en adequaat op zodat het verlof van werknemers goed verdeeld is over de vakantieperiodes.

Ook zorgt verlofsoftware voor inzicht in verlofsaldi van je werknemers. Zo weet je wanneer verlofuren komen te vervallen en anticipeer je hier tijdig op. Attendeer bijvoorbeeld werknemers op vervallende verlofuren of voer een verlofmutatie door om vervallen verlof te voorkomen.

Urenregistratie als aanvulling op de salarisadministratie

Het correct registreren van uren is de basis voor de salarisverwerking. De regelmatige full- of parttime werkweek bijhouden is in de basis niet zo belangrijk, maar er zijn tal van situaties wanner dit wel van groot belang is. Bijvoorbeeld wanneer je werkt met onregelmatigheids-, weekend- of overwerktoeslag of wanneer je werkt met oproep- of flexkrachten.

Altijd de juiste gegevens voor de loonstroken

Wanneer werknemers niet iedere maand dezelfde diensten of aantal uren werken dan zijn er dus ook iedere maand andere gegevens nodig voor de salarisverwerking. Wanneer dit handmatig gebeurt kost je dit zeeën van tijd. Met urenregistratiesoftware voeren werknemers snel en eenvoudig uren in via desktop of app. De leidinggevende keurt de uren goed en de salariskoppeling doet de rest. Zonder enige moeite beschik je als salarisadministrateur over de correcte gegevens voor de loonstrook. Je bespaart dus niet alleen tijd, je voorkomt ook fouten!

Zorg goed voor je werknemers

Het is natuurlijk fantastisch wanneer processen gestroomlijnder verlopen, je tijd bespaart en je minder fouten maken. Maar het gebruik van gedegen uren- en verlofsoftware zorgt er gewoonweg ook voor dat je beter voor je werknemers zorgt.

Omdat je zoveel inzicht hebt zie je het sneller wanneer een werknemer structureel overwerkt of wanneer er weinig verlof wordt opgenomen. Wanneer je hier tijdig op acteert voorkom je opgebrande of vermoeide medewerkers en zo beïnvloed je het ziekteverzuim én de algehele medewerkers tevredenheid op een positieve manier.

Dit artikel is gesponsord door Yoobi.