Staatssecretaris legt nieuwe thuiswerkvergoeding uit

Met de aangekondigde gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten per 1 januari 2022 kwamen nogal wat vragen los. In een brief aan de Kamer beantwoordde de staatssecretaris een aantal van die vragen. SalarisNet zet ze op een rij.
Delen:

1. Is die 2 euro wel genoeg met de stijgende energieprijzen en inflatie?

Er worden een aantal maatregelen genomen in andere aspecten van de belasting om te zorgen dat dit genoeg is. Hoewel kamerleden ook wilden weten of het niet slim zou zijn om de 2 euro per dag eerder te evalueren, ziet de staatssecretaris daar nu geen aanleiding voor.

2. Is deze regeling niet te ingewikkeld voor de praktijk?

Een thuiswerkvergoeding als gerichte vrijstelling is volgens de staatssecretaris juist de wens geweest van werkgevers- en werknemersorganisaties. Hoewel het minder ingewikkeld zou zijn om de vrije ruimte te verhogen, zou dit ook veel kostbaarder zijn. Door bovendien een samenloop met een reiskostenvergoeding uit te sluiten, wordt deze nieuwe gerichte vrijstelling nog betaalbaarder. Naast dat financiële aspect vindt het kabinet het ook niet gewenst of niet logisch om voor een en dezelfde dag zowel een gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding als een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer te kunnen ontvangen.

Het kabinet snapt dat die ‘anti-samenloopbepaling’ meer administratieve lasten met zich meebrengt, dan die bepaling er niet zou zijn. Maar het overgrote deel van de werkgevers kan met deze gerichte vrijstelling uit de voeten door een gecombineerde vaste thuiswerkkosten- en reiskostenvergoeding met hun werknemers af te spreken.
Incidenteel afwijken van deze afspraken hoeft niet te leiden tot aanpassen van de onbelaste vaste thuiswerkkosten- en reiskostenvergoeding.

3. Wanneer wordt deze regeling ingewikkeld?

Naast het maken van een afspraak met de werknemers over het reis- en thuiswerkpatroon brengt de nieuwe gerichte vrijstelling voor werkgevers nauwelijks extra administratieve druk met zich mee. Maar in sommige situaties ligt dit anders. Bijvoorbeeld bij werknemers met een auto of fiets van de zaak en werknemers die gebruikmaken van een OV-kaart van de werkgever. In die situaties leidt de anti-samenloopbepaling in voorkomend geval tot een lichte toename van de administratieve lasten omdat de hiervoor beschreven combinatie van een vaste vergoeding voor zowel de reiskosten woonwerkverkeer en thuiswerkkosten niet mogelijk is ingeval van een auto of fiets van de zaak of de OV-kaart van de werkgever. Ingeval op een ‘normale’ thuiswerkdag toch (ook) met de auto of fiets van de zaak of met gebruikmaking van de OV-kaart van de werkgever naar de vaste plaats van werkzaamheden wordt gereisd vereist de anti-samenloopbepaling in beginsel dat moet worden afgezien van de vergoeding voor thuiswerkkosten. Uiteraard heeft de werkgever wel de mogelijkheid om die vergoeding ook alsnog onbelast te verstrekken door deze ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling te brengen. Ik neem de zorgen die werkgeversorganisaties hierover hebben geuit serieus.

4. Fiets van de zaak maar werkplek verder weg, hoe zit dat met de reiskosten?

Wat moet er gebeuren als een werknemer een fiets van de zaak heeft maar een reiskostenvergoeding krijgt omdat hij bijvoorbeeld een dagje verder weg moest zijn? Is dat dan wel onbelast? Om een onbelaste reiskostenvergoeding voor die dagen te verstrekken zal de werknemer deze kosten bij zijn werkgever moeten declareren, net als bij overige zakelijke reizen met eigen vervoer of als überhaupt geen sprake is van een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Een kamerlid vroeg of in deze situatie met een forfait kan worden gewerkt waarbij een aantal dagen per jaar wordt verondersteld dat de werknemer geen gebruik maakt van de ter beschikking
gestelde fiets en dus op basis van dat forfait op die dagen reiskosten mogen worden gedeclareerd en vergoed voor een andere wijze van vervoer. Maar als een werknemer met een zekere regelmaat één of twee dagen per week met een andere wijze van vervoer naar de vaste plaats van werkzaamheden reist dan met de fiets van de zaak, dan kan hier nu al een vaste vergoeding voor worden gegeven. Bij zeer incidentele reizen met een andere wijze van vervoer – bijvoorbeeld vanwege regen – ligt een forfait of iets dergelijks niet voor de hand. Het bijhouden van deze dagen, als hiervoor een gericht vrijgestelde vergoeding gewenst is, is dan het meest logisch. Het is niet nodig dat dit op dagelijkse of wekelijkse basis gebeurd. Het is niet nodig dat deze gegevens op dagelijkse of wekelijkse basis aan de werkgever worden doorgegeven. Dit kan ook op maandof jaarbasis om de administratieve lasten lager te houden.

5. Zijn thuiswerkvergoedingen gemengde kosten?

De NOB en het RB vragen ook om de behandeling van de thuiswerkkostenvergoeding voor IB-ondernemers in de winstsfeer te verduidelijken. Het RB vraagt zich daarnaast af wat de reden is dat de thuiswerkkostenvergoeding deels in aftrek wordt beperkt en hoe de kwalificatie van de thuiswerkkostenvergoeding als zakelijke kosten voor de loonheffingen zich verhoudt tot het aanmerken van de thuiswerkvergoeding als gemengde kosten voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting.

De kwalificatie van de thuiswerkkostenvergoeding als zakelijke kosten voor de loonheffingen ziet puur op een beoordeling voor de loonheffingen en staat in principe los van een beoordeling voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting inzake het aanmerken van de thuiswerkkostenvergoeding als gemengde kosten. Een gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding kan onder de reikwijdte van de aftrekbeperking gemengde kosten in de winstsfeer (artikel 3.15 van de Wet IB 2001 c.q. artikel 8, vijfde lid, van de Wet op de vennootschapsbelasting 1969 (Wet Vpb 1969)) vallen. Immers, ook als op kantoor in voedsel, drank en genotmiddelen wordt voorzien (dus niet bij thuiswerken), vallen deze kosten onder de reikwijdte van die aftrekbeperking. Bij het verstrekken van een gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding vallen uitsluitend de gedeelten van de thuiswerkkostenvergoeding die zien op “voedsel, drank en genotmiddelen” onder de aftrekbeperking gemengde kosten, waarbij voor de toedeling uit de € 2 per thuiswerkdag dan wordt aangesloten bij de Nibud-normen. Voor de IB-ondernemer zijn de kosten voor 80% wel aftrekbaar, voor de Vpb-plichtige is dat 73,5%.

Hieraan gerelateerd verzoekt het RB om te bevestigen dat alleen het bedrag van € 0,95 (koffie/thee) onder de aftrekbeperking gemengde kosten valt en het resterende bedrag van € 1,05 volledig aftrekbaar is van de winst, zodat het niet noodzakelijk is om (bijvoorbeeld) het bedrag van € 0,05 voor waterverbruik nader uit te splitsen in bijvoorbeeld consumptie en sanitair gebruik. Dat kan worden bevestigd.

Bron: Schriftelijke beantwoording WGO I – pakket Belastingplan 2022