In 2022 verscheen in de loonaangifte een nieuwe rubriek: Arbeidsvoorwaardenbedrag. Dit gebeurde op verzoek van het UWV dat een grondslag nodig had om uitkeringen mee vast te stellen.
Werkgevers nemen in hun arbeidsvoorwaarden tegenwoordig vaak een individueel keuzebudget (IKB) op. Dat kunnen werknemers naar believen gebruiken voor verlofuren, scholingsactiviteiten, vakbondscontributie, zonnepanelen of een studieschuld bij DUO. Allemaal afhankelijk van de mogelijkheden die het IKB biedt.
Voor het UWV levert zo'n IKB echter een probleem op. Bij het vaststellen van het voor een uitkering relevante dagloon sluit dat wat je als werknemer uitbetaald krijgt meestal goed aan. Maar nu is er opeens sprake van het oppotten van fiscaal nog niet-genoten loon.
Structureel loon
Het UWV wil de hoogte van de uitkering echter liever baseren op structureel loon. Dat wil zeggen dat – naast het reguliere, maandelijks uit te betalen loon – ook de opbouw van vakantiegeld, een dertiende maand en het IKB (of andere keuzebudgetten) worden meegenomen in de berekening.
In de praktijk blijkt dat echter niet zo eenvoudig. Je moet als werkgever namelijk zelf bedenken of een beloningsbestanddeel al dan niet wordt ingevuld bij Arbeidsvoorwaardenbedrag. En er is geen overzichtje van alle inkomensbestanddelen die absoluut tot dat bedrag behoren.
Opbouw versus opname
‘Arbeidsvoorwaardenbedrag’ staat voor een toegekend loonbestanddeel, op grond van de (collectieve) arbeidsovereenkomst van de werknemer – voor zover dat loonbestanddeel is uitgedrukt in geld. Daarbij moet dat loonbestanddeel in de toekomst tot loon kunnen leiden dat bij de werknemer belast wordt.
De opbouw van dit looncomponent wordt meegenomen in de dagloonberekening. Een opname wordt dan weer afgetrokken bij de dagloonvaststelling. Met andere woorden: als je niet-genoten loon onderbrengt in een pot die op een later moment tot uitbetaling komt, dan behoort de opbouw van die pot tot het arbeidsvoorwaardenbedrag.
Fiscaal loon
Verwarrend is echter dat in de loonheffingen altijd wordt uitgegaan van het fiscale loon. En de opbouw van een scholingsbudget – dat uitsluitend mag worden besteed aan gericht vrijgestelde scholing – leidt bij besteding (als het goed is) niet tot fiscaal belast loon. Maar de opbouw van zo'n scholingsbudget behoort echter volgens de dagloonregels van het UWV voor uitkeringen wel tot het arbeidsvoorwaardenbedrag.
Deze werelden sluiten dus nog niet goed op elkaar aan. Daar komt nog bij dat salarissystemen in beginsel zijn gebaseerd op fiscale regels en niet op eigenschappen of kenmerken van het dagloonbesluit. Je moet als werkgever daarom soms handmatig corrigeren, met een kans op fouten. En softwarebouwers geven aan maar beperkt voor geautomatiseerde controle te kunnen zorgen.
Andere probleemrubriek
Ook een andere rubriek leidt geregeld tot foutieve invulling: Incidentele inkomstenvermindering. Daar geef je aan dat het loon in het aangiftetijdvak lager is dan het met de werknemer overeengekomen loon. Hiermee houdt het UWV echter geen rekening bij het vaststellen van een uitkering.
Correct gebruik van deze rubriek ziet bijvoorbeeld op de situatie waarbij een werknemer een week onbetaald verlof neemt, terwijl hij zijn normale salaris behoudt en na die week weer gewoon aan het werk gaat. Een ander voorbeeld doet zich voor als de eerste ziektedagen van een werknemer onbetaald zijn. Het maandloon is dan wat lager, maar dat element elimineert het UWV in de berekening van het dagloon.
Verlof kopen
Wat ook veel voorkomt, is het aankopen van verlof, waarbij het maandloon lager is dan normaal. Hierbij kan de werkgever ook een incidentele inkomstenvermindering in de aangifte aangeven. (Dit zijn overigens allemaal voorbeelden die in het voordeel zijn van de werknemer.)
Gaat een werknemer structureel minder uren werken of een lager loon genieten, dan is het onjuist om de rubriek Incidentele inkomstenvermindering te gebruiken. Het nieuwe lager vastgestelde loon is dan de norm voor het bepalen van het dagloon.
Zorgvuldig invullen
Het is heel belangrijk dat de rubrieken Arbeidsvoorwaardenbedrag en Incidentele inkomstenvermindering correct worden ingevuld. Bij het bepalen van een uitkering hanteert het UWV namelijk een referteperiode, terugkijkend vanaf de dag van ontslag, ziekte of arbeidsongeschiktheid.
Mocht de werknemer een uitkering ontvangen uit zijn IKB die buiten de referteperiode valt, dan telt dit inkomen niet mee bij de dagloonvaststelling. Zo wordt de werknemer dus ernstig benadeeld, want een uitkering kan substantieel lager uitvallen.
Tot besluit
Het ministerie van SZW werkt momenteel aan een vereenvoudiging van de dagloonsystematiek. Het resultaat daarvan zal echter nog wel even uitblijven.
Besteed als werkgever daarom nu nog extra aandacht aan deze belangrijke rubrieken in de loonaangifte. Onjuiste invulling kan namelijk leiden tot verkeerde uitkeringen en correcties. En dat kun je als werkgever maar beter voorkomen!
