De politiek is altijd op zoek naar geld. Iedereen kan zich vast nog de felle discussies herinneren over het voorstel om de fiscale tegemoetkomingen voor ingekomen werknemers te beperken of af te schaffen. Daarop volgden verontwaardigde tegenreacties van universiteiten en hogescholen. Met als voornaamste argument dat Nederland daarmee voor buitenlandse werknemers minder aantrekkelijk wordt als kennisland.

Deze discussie ging voornamelijk over de expatregeling, waarvoor je als werkgever een beschikking moet aanvragen. Deze regeling voorziet in de mogelijkheid om 30% van het loon aan te wijzen als extraterritoriale kosten (ETK). Met ingang van 2027 wordt deze regeling afgetopt naar 27%. Dit is een veel minder ingrijpende maatregel in de ETK dan aanvankelijk door de politiek werd voorgesteld.

Variant werkelijke ETK is al gewijzigd

De ETK-regeling kent echter naast de expatregeling nog een variant. Je kunt er als werkgever ook voor kiezen om de werkelijke ETK aan jouw werknemers te vergoeden of te verstrekken. De ETK zijn dan geen fictief percentage van de loonsom, maar de werkelijke kosten van het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst worden gericht vrijgesteld vergoed.

Voor deze werkelijke ETK heeft de overheid sinds 1 januari 2026 een beperking aangebracht, waarbij je als werkgever goed moet opletten.

Als je als werkgever de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt, kun je sinds 2026 de volgende kosten niet meer gericht vrijgesteld vergoeden voor ingekomen werknemers, zoals seizoensarbeiders:

• De extra kosten van levensonderhoud, waaronder de kosten van gas, water, licht en andere nutsvoorzieningen (hierna: energiekosten).
• De extra gesprekskosten met het land van herkomst die de werknemer maakt voor privédoeleinden.

Los van de vraag hoe je als werkgever aankijkt tegen deze beperking (dat is nu eenmaal politiek besloten) zul je er in de praktijk wel rekening mee moeten houden.

Probleem bij all-in factuur huisvesting en energiekosten

Veel werkgevers die buitenlandse seizoenarbeiders inhuren, zorgen voor huisvesting. Deze huisvestingskosten kun je als werkgever nog steeds onder voorwaarden gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken. Maar de energiekosten dus niet meer.

Dat kan een probleem worden wanneer werkgevers externe huisvesting huren bij derden. Zij betalen vaak via een all-in factuur een bedrag aan huisvestingskosten waar de energiekosten deel van uitmaken, zonder dat deze zijn uitgesplitst. De wetgever heeft deze beperking niet voorzien van een praktische handreiking om hiermee om te gaan.

De denkbare vormen van huisvesting zijn ook te divers voor een formule waarbij een bepaald percentage van de huisvestingskosten toe te rekenen is aan energiekosten. Dus ook vanuit de Belastingdienst kunnen we hierbij weinig hulp verwachten.

Natuurlijk kun je deze kosten wel aanwijzen als eindheffingsloon (mits is voldaan aan de gebruikelijkheidseis, waarna je als werkgever de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling kunt gebruiken), maar ideaal is dat niet.

Wat kun je als werkgever doen?

De bewijslast om de gericht vrijgestelde ETK voor huisvestingskosten van werknemers aannemelijk te maken, rust op de werkgever. Wees je daarvan bewust.

Bij eigen huisvesting

De meest ideale oplossing bij het zelf verstrekken van huisvesting is meters plaatsen, zodat je precies kunt vaststellen welk deel van de huisvestingskosten je niet gericht vrijgesteld kunt vergoeden of verstrekken.

Bij een gelijkblijvende huisvestingssituatie kun je de totale huisvestingskosten en energiekosten van het vorige kalenderjaar in een bepaalde verhouding tot elkaar zetten. Vervolgens gebruik je die formule om de energiekosten uit de totale huisvestingskosten te elimineren. Dit zijn dan geen actuele verhoudingscijfers en er is veel op af te dingen, maar het is wel een mogelijk vertrekpunt bij de indiening van de loonaangifte in het lopende kalenderjaar..

Bij externe huisvesting

Veel lastiger ligt het bij extern geregelde huisvesting. Ook daar moet de verhuurder ertoe bewogen worden de energiekosten apart in beeld te brengen en te factureren. Dat is, zeker op korte termijn, een uitdaging om te realiseren, maar wel de toekomstige oplossing.

Een andere mogelijkheid is op dit moment nog erg theoretisch, maar in een wereld van onzekerheid wellicht wel een optie. Als werkgever weet je in welk type huisvesting jouw tijdelijke arbeidskrachten zijn gehuisvest. Zoek via CBS of NIBUD uit welke gemiddelde energiekosten zijn verbonden aan bepaalde types huisvesting, aantal inwoners en energielabels. De puzzel kan daardoor complex worden. Maar je moet een objectief verdedigbare methode gebruiken zolang er nog geen meters zijn geplaatst.

Wetgeving houdt niet altijd rekening met uitvoerbaarheid in de praktijk. Dat maakt het fiscale vak leuk, maar voor werkgevers wordt het er niet gemakkelijker op.