Thuiswerkplek en -kosten vergoeden met de WKR

Thuiswerken kost geld. Zowel de werkgever als de werknemer maken momenteel extra kosten als gevolg van de coronacrisis. SalarisNet zet de manieren op een rij waarop de de werkgever die kosten kan vergoeden en fiscaal kan verwerken.
Delen:

Als werkgever maakt u ook kosten voor de werknemer. De koffieautomaat, gas en elektriciteit en het toilet kosten allemaal geld. Voor een gedeelte gaat het daarbij om een nihilwaardering. U maakt deze kosten dus zonder dat de werknemer hier belasting over hoeft te betalen. Die kosten maken werkgevers niet als de werknemer thuis werkt. In plaats daar van maakt de werknemer deze kosten zelf. Het Nibud berekende de kosten op circa 2 euro per dag of 40 euro per maand bij een fulltime dienstverband. Werkgevers mogen deze kosten vanaf 1 januari 2022 via een thuiswerkvergoeding van maximaal 2 euro per dag vergoeden. Andere kosten kunnen ook op andere manieren worden vergoed.

Waar gaat het om

De kosten van de werknemer gaan -net als bij de werkgever- om de hogere kosten voor gas, water en licht. Daarnaast maakt de werknemer meer kosten voor koffie, toiletpapier en gaat eigen materiaal zoals een bureau en bureaustoel sneller stuk. Voor werknemers met een laag loon hebben die kosten een grote impact op het inkomen. Deze kosten zijn namelijk niet aftrekbaar. Het NIBUD adviseert daarom om in overleg te gaan met de werkgever. Meer specifiek: werknemers willen graag een thuiswerkvergoeding ontvangen. Veel werkgevers hebben daarom inmiddels in de cao of individuele arbeidsovereenkomst afspraken hierover gemaakt. Het betreft overigens lang niet altijd alleen maar de kosten voor koffie en wc-papier. Ook bureau’s, internet- en telefonieabonnementen en beeldschermen kunnen worden vergoed. Naar verwachting zullen meer werkgevers dit voorbeeld gaan volgen. Als de werkgever besluit de thuiswerkvergoeding onder te brengen in de vrije ruimte (3% over de eerste 400.000 euro in 2021 en 1,18 procent over het meerdere), hoeft de werknemer hier geen of veel minder loonbelasting over te betalen. Maar in 2022 hoeft dat dus niet meer.

Lees ook: Advocaat-Generaal over WKR en gebruikelijkheidstoets

Moeten wij dit doen?

Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht. Een werkgever mag een vergoeding dus weigeren. Wel is de werkgever verplicht om een thuiswerkplek volgens de geldende arbo-normen in te richten. Hiervoor kan de WKR worden aangewend. Ook is het als goed werkgever redelijk om deze kosten aan de werknemer te vergoeden. In veel gevallen worden de reiskosten ook niet meer vergoed, waardoor het nettoloon van de werknemer er feitelijk op achteruit gaat. Worden de reiskosten nog wel vergoed, ook al werkt de werknemer thuis? Dan kunt u de werknemer er ook op wijzen dat de thuiswerkkosten wegstrepen tegen de reiskosten. Tot en met 31 december 2021 mogen de reiskosten in elk geval door worden betaald zoals dat voor de coronacrisis werd gedaan. In 2022 is dat niet meer mogelijk als niet wordt voldaan aan de 128-dageneis en is combineren van een reisdag en een thuiswerkdag niet meer mogelijk voor de WKR.

De werkplek

De Arbeidsomstandighedenregeling heeft allerlei voorschriften voor het (thuis)werken met beeldschermen en apparatuur. De belangrijkste voorschriften voor thuiswerkers zijn:

  • Het beeldscherm heeft een voldoende scherp en stabiel beeld dat de gebruiker gemakkelijk bij kan stellen. Ook is het beeldscherm vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar en heeft het geen hinderlijke glans en spiegelingen.
  • Het bureau is groot genoeg en geeft ruimte voor een flexibele opstelling van beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires.
  • De bureaustoel heeft een in hoogte instelbare zitting en een rugleuning, waarvan de hoogte en hellingshoek verstelbaar zijn en geeft de gebruiker bewegingsvrijheid en een comfortabele werkhouding.
  • De gebruiker heeft voor het toetsenbord voldoende plaats voor handen en armen.
  • De thuiswerkplek is voldoende verlicht en heeft een passend contrast tussen beeldscherm en omgeving.
  • De ramen hebben een instelbare zonwering waardoor er niet te veel daglicht op een beeldscherm op de thuiswerkplek schijnt.

De verantwoordelijkheid voor een veilige thuiswerkplek wordt gedeeld door werkgever en werknemer. De werkgever moet er op toezien dat de werkplek voldoet aan de arbo-eisen, maar de werknemer moet zelf ook zorgen dat de plek voldoet. Overleg en communicatie is dus erg belangrijk.


Tip! Gebruik deze handige tool om de thuiswerkplek te checken!


Gerichte vrijstelling

Als blijkt dat de thuiswerkplek onvoldoende voldoet aan de eisen die daarvoor door de wet worden gesteld, is het tijd om (snel) aan de slag te gaan. Wordt de werknemer arbeidsongeschikt als gevolg van de onveiligheid van de (thuis)werkplek? Dan kan dat de werkgever op een flinke boete komen te staan. Die boete is vele malen hoger dan de kosten voor het meubilair. Niets doen is dus onverstandig.

Lees ook: Kunnen werknemers thuiswerken afdwingen?

De werkgever mag naar eigen inzicht de benodigde zaken verstrekken (de werknemer mag de spullen houden), ter beschikking stellen (uitlenen) of vergoeden (de werknemer koopt zelf materialen en declareert, hij mag de spullen houden). Om deze zaken fiscaal te verwerken bestaat de werkkostenregeling. Deze regeling maakt het mogelijk om beeldscherm, computer, bureaustoel, bureau en alle andere zaken die nodig zijn om ook thuis veilig te werken te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen, zonder dat de werknemer hier loonbelasting over hoeft te betalen. Veel van de middelen en gereedschappen die nodig zijn voor thuiswerken zijn een gerichte vrijstelling. Een gerichte vrijstelling houdt in dat de Belastingdienst deze zaak specifiek heeft aangewezen als iets waarover geen loonbelasting hoeft worden betaald.

Lees ook: Column: Het ‘genot’ van de thuiswerkplek

Sommige zaken fiscaal dubieus

Toch bestaat er nog wat onduidelijkheid rond een aantal zaken die in de arbo-eisen staan, maar die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen onder de WKR. Neem bijvoorbeeld zonwering. Zoals hierboven valt te lezen, moet de werkplek zonwering hebben om het licht op het beeldscherm te beperken. Betekent dat dat de werkgever moet betalen voor de zonwering van de werknemer thuis? Arbo-technisch gezien wel, maar fiscaal gezien niet. Of hoe zit het met de ventilatie en airconditioning? De afgelopen zomermaanden hebben we een paar flink warme (thuis)werkdagen gehad. De werkgever moet zorgen voor een gezond werkklimaat. Maar onder de WKR is het onmogelijk om een airconditioning aan te merken als gerichte vrijstelling. Op dit punt loopt de Belastingdienst dus achter op de nieuwe werkelijkheid. Hoe dit in de toekomst wordt opgelost is nog onbekend. Mogelijk komen er nieuwe gerichte vrijstellingen, nieuwe arbonormen voor de thuiswerkplek of een combinatie van verschillende oplossingen. In de tussentijd zal de salarisadministrateur het moeten doen met het laatste redmiddel: de vrije ruimte.