Er is geen belasting verschuldigd zolang de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling binnen de voorwaarden van de gerichte vrijstelling blijft. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat er een maximumbedrag is waar de gerichte vrijstelling onder moet blijven.

Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van de volgende zaken.

• Vervoer.
• Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals hotelovernachtingen en maaltijden.
• Opleidingen (waaronder cursussen, studies, congressen en vakliteratuur), zolang deze gevolgd worden voor het onderhouden en/of verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en outplacement. Maar ook voor studie en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en EVC-procedures.
• Verhuizingen.
• Extraterritoriale kosten. 
• Gereedschappen, zoals zaken die nodig zijn voor de vervaardiging van een product. Evenals computers, mobiele communicatiemiddelen, enzovoort.
• Korting op producten uit het eigen bedrijf.
• Arbovoorzieningen.
• Hulpmiddelen.
• Verklaring omtrent gedrag (VOG).

Vervoer

Voor verschillende vormen van vervoer zijn er gerichte vrijstellingen. Van kosten voor openbaar vervoer tot vliegreizen en van de kilometervergoeding tot leasefietsen.

Tijdelijk verblijf

De gerichte vrijstelling voor tijdelijk verblijf kan alleen worden geboden aan ambulante werknemers en werknemers die heen en weer reizen tussen een tijdelijke verblijfplaats en de werkplek. Bijvoorbeeld omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen (de werknemer zit op een tijdelijk project of verhuist pas na afloop van de proeftijd). Deze kosten mogen vervolgens niet (langer) belastingvrij vergoed worden als er sprake is van een vaste verblijfplaats.

Maar er is nog een andere kwestie: het 20-dagencriterium. Alleen de kosten voor ambulante werknemers die aan dit criterium voldoen, mogen worden vergoed. Je moet het 20-dagencriterium beoordelen over de zogenoemde referentieperiode. Deze begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist en eindigt in de week waarin hij dat voor het laatst doet.

Bij een incidentele onderbreking loopt de referentieperiode door; bij een lange onderbreking begint de referentieperiode opnieuw. Een langdurige onderbreking is een periode waarin de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist. Die periode duurt:

• Twee of meer weken achtereen, over een periode van 26 weken of minder. De onderbreking geldt niet als deze wordt veroorzaakt door verlof en/of ziekte.
• Drie of meer weken achtereen, over een periode van meer dan 26 weken. De onderbreking geldt niet als deze wordt veroorzaakt door verlof en/of ziekte.
• Zes of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte.

Opleidingen

We gebruiken hier de term opleiding, maar in feite doet het er niet toe hoe de leeractiviteit wordt genoemd. De gerichte vrijstelling geldt namelijk ook voor congressen, cursussen, trainingen en workshops, evenals voor vakbladen, literatuur en online leervormen.

Het gaat erom dat de opleiding gegeven wordt voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden van de werknemer die nodig zijn voor het (vinden van) werk, nu of in de toekomst, eventueel bij een andere werkgever. Aandachtspunten:

• De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.
• De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.
• De werkgever heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt.

Verhuizingen

Vergoedingen voor verhuiskosten zijn meestal gewoon loon. Maar het is ook mogelijk om de verhuiskosten als gericht vrijgestelde vergoeding te betalen. Dan moet de verhuizing wel in verband met de dienstbetrekking zijn.

Je mag een gericht vrijgestelde verhuiskostenvergoeding geven van maximaal 7.750 euro. Daarnaast mag een werkgever de werkelijke kosten voor het overbrengen van de boedel (bijvoorbeeld voor vrachtwagen, transport en inpakken) vergoeden.

De verhuizing is in verband met de nieuwe dienstbetrekking wanneer a) de werknemer verhuist binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing, en b) de werknemer meer dan 25 kilometer van het werk woont en verhuist, waardoor de afstand tussen de nieuwe woning en het werk ten minste 60% minder wordt.

In bijzondere situaties kun je ook een gericht vrijgestelde verhuiskostenvergoeding geven aan een werknemer die uit dienst gaat. Bijvoorbeeld als deze door het einde van de dienstbetrekking niet langer in een dienstwoning kan blijven wonen.

Voor de aan- en verkoopkosten van een huis bestaat geen gerichte vrijstelling. Deze kosten kunnen deels worden betaald uit de vrijgestelde vergoeding of door een (gebruteerde) vergoeding als normaal loon. Ten slotte kan de vergoeding worden aangewezen als eindheffingsloon en worden ondergebracht in de vrije ruimte.

(Korting op) producten uit eigen bedrijf

Het komt regelmatig voor dat bedrijven hun werknemers een personeelskorting aanbieden. De waarde van die korting is een gerichte vrijstelling, maar is wel aan regels gebonden:

• De producten zijn niet branchevreemd.
• De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer.
• De kortingen of vergoedingen bedragen in het kalenderjaar samen niet meer dan € 500.

Hulpmiddelen

Sommige werknemers hebben iets extra's nodig om hun werk te kunnen doen. Denk aan een aangepaste stoel of tafel of een speciaal beeldscherm, toetsenbord of communicatiemiddel. Zolang dit hulpmiddel ten minste voor 90 procent wordt gebruikt voor het werk (dus zakelijk gebruik), is dit een gerichte vrijstelling.

Verklaring omtrent gedrag

Sinds 2020 mag je als werkgever de kosten voor een VOG belastingvrij vergoeden. Voor sommige functies is deze verklaring wettelijk verplicht, zoals die van docent, gastouder of taxichauffeur. De overheid bepaalt voor welke beroepen een VOG in ieder geval verplicht is.

Daarnaast mogen werkgevers zelf bepalen of zij een VOG vereisen. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat iemand met fraudegevoelige documenten gaat werken of met kwetsbare jongeren in contact komt. In al die gevallen mag de werkgever de VOG als gerichte vrijstelling aanwijzen.

Voorwaarde is wel dat de verklaring is aangevraagd voor het werk en daarvoor relevant is. Ook een buitenlandse VOG kan om die reden als gerichte vrijstelling worden vergoed.

Tot besluit

Het kan voorkomen dat een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zowel onder een nihilwaardering als een gerichte vrijstelling valt. In dat geval ben je verplicht deze als een nihilwaardering te behandelen.