Wat is een gerichte vrijstelling?

Binnen de werkkostenregeling zijn een aantal zaken aangewezen die een werkgever mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder dat daar vervolgens belasting over moet worden betaald. Dat zijn in een notendop de gerichte vrijstellingen. Meer weten? Lees dan snel verder.

In tegenstelling tot het gebruik van de vrije ruimte of een nihilwaardering, is er over gerichte vrijstellingen zonder ‘gedoe’ geen belasting verschuldigd. Zolang de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling binnen de voorwaarden van de gerichte vrijstelling blijft, natuurlijk. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat er een maximum bedrag is waar de gerichte vrijstelling onder moet blijven.

Let op! Het kan voorkomen dat een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zowel onder een nihilwaardering als een gerichte vrijstelling valt. In dat geval bent u verplicht het als een nihilwaardering te behandelen.

Welke gerichte vrijstellingen zijn er?

Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:

  • Vervoer
  • Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, denk aan hotelovernachtingen en maaltijden
  • Opleidingen, waaronder cursussen, studies, congressen en vakliteratuur, zolang deze gevolgd worden voor het onderhouden en/of verbeteren van de kennis
    en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en outplacement, maar ook studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en evc-procedures
  • Verhuizingen
  • Extraterritoriale kosten
  • Gereedschappen, zoals de zaken die nodig zijn voor de vervaaridging van een product, maar ook computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
  • Korting op producten uit eigen bedrijf
  • Arbovoorzieningen
  • Hulpmiddelen
  • VOG (verklaring omtrent gedrag)

Gerichte vrijstelling: vervoer

Er zijn voor verschillende vormen van vervoer ook verschillende gerichte vrijstellingen of het werken van het privévoordeel voor de werknemer. Van kosten voor openbaar vervoer tot vliegreizen en van de kilometervergoeding tot leasefietsen. Hier leest u meer over in het whitepaper reiskosten

Gerichte vrijstelling: Tijdelijk verblijf

De gerichte vrijstelling voor tijdelijk verblijf kan alleen worden geboden aan ambulante werknemers en werknemers die heen en weer reizen tussen een tijdelijke verblijfplaats en de werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dat speelt bijvoorbeeld als de werknemer op een tijdelijk project zit of als hij pas verhuist na afloop van zijn proeftijd. Dat betekent dus dat deze kosten niet (langer) belastingvrij vergoed mogen worden als er sprake is van een vaste verblijfplaats. Maar er is nog een andere kwestie: het 20-dagencriterium. Alleen de kosten voor ambulante werknemers die aan dit criterium voldoen mogen worden vergoed.

20-dagencriterium

U moet het 20-dagencriterium beoordelen over de zogenoemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin uw werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist. Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw. Een langdurige onderbreking is een periode waarin de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist. Die periode duurt:

  • 2 of meer weken achtereen over een periode van 26 weken of minder. De onderbreking geldt niet als die wordt veroorzaakt door verlof en/of ziekte; of
  • 3 of meer weken achtereen over een periode van meer dan 26 weken. De onderbreking geldt niet als die wordt veroorzaakt door verlof en/of ziekte; of
  • 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte

Gerichte vrijstelling: Opleidingen

We gebruiken hier de term opleiding, maar in feite doet het er niet toe hoe de leer-activiteit wordt genoemd. De gerichte vrijstelling geldt ook voor congressen, cursussen, trainingen, workshops en ook voor vakbladen, literatuur en online leervormen. Het gaat er om dat de opleiding gegeven wordt voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden van de werknemer die nodig zijn voor het (vinden van) werk nu of in de toekomst, eventueel bij een andere werkgever.

Op een rij:

  • De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.
  • De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.
  • De werkgever heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt.

Gerichte vrijstelling: Verhuizingen

Vergoedingen voor verhuiskosten zijn meestal gewoon loon. Maar het is ook mogelijk om de verhuiskosten als een gericht vrijgestelde vergoeding te betalen. Dan moet de verhuizing wel in verband met de dienstbetrekking zijn. U mag een gericht vrijgestelde verhuiskostenvergoeding geven van maximaal 7.750 euro en daarnaast mag een werkgever de werkelijke kosten voor het overbrengen van de boedel (de vrachtwagen, het transport, inpakkosten etc.) vergoeden. De verhuizing is in verband met de nieuwe dienstbetrekking als:

  • De werknemer verhuist binnen 2 jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing.
  • De werknemer woont meer dan 25 kilometer van het werk en verhuist, waardoor de afstand tussen zijn nieuwe woning en zijn werk ten minste 60% minder wordt.
  • In bijzondere situaties kunt u ook een gericht vrijgestelde verhuiskostenvergoeding geven aan een werknemer die bij u uit dienst gaat. Bijvoorbeeld als de werknemer door het einde van de dienstbetrekking niet langer in een dienstwoning kan blijven wonen.

De kosten voor de aan- en verkoopkosten een huis bestaat geen gerichte vrijstelling. Deze kosten kunnen deels worden betaald uit de vrijgestelde vergoeding of door een (gebruteerde) vergoeding als normaal loon. Een laatste optie is nog om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon en onder te brengen in de vrije ruimte.

Gerichte vrijstelling: (Korting op) producten uit eigen bedrijf

Het komt regelmatig voor dat bedrijven hun werknemers een personeelskorting aanbieden. De waarde van die korting is een gerichte vrijstelling, maar is wel aan regels gebonden.

  • De producten zijn niet branchevreemd.
  • De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer.
  • De kortingen of vergoedingen bedragen in het kalenderjaar samen niet meer dan € 500.

Gerichte vrijstelling: Hulpmiddelen

Sommige werknemers hebben iets extra’s nodig om hun werk te kunnen doen. Denk aan een aangepaste stoel of tafel, ander beeldscherm, toetsenbord of een communicatiemiddel. Zolang dit hulpmiddel ten minste voor 90 procent wordt gebruikt voor het werk (zakelijk gebruik) is dit een gerichte vrijstelling.

Gerichte vrijstelling: VOG (verklaring omtrent gedrag)

Sinds 2020 mogen werkgever de kosten voor een VOG belastingvrij vergoeden. Voor sommige functies is een VOG wettelijk verplicht, bijvoorbeeld voor docenten, gastouders en taxichauffeurs. De overheid bepaalt voor welke beroepen een VOG in ieder geval verplicht is. Daarnaast mogen werkgevers ook zelf bepalen of zij een VOG eisen. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat iemand met fraudegevoelige documenten gaat werken of met kwetsbare jongeren in contact komt. In al die gevallen mag de werkgever de VOG als gerichte vrijstelling aanwijzen. De voorwaarde is wel dat de VOG is aangevraagd voor het werk en relevant is voor het werk. Ook een buitenlandse VOG kan om die reden als gerichte vrijstelling worden vergoed.