Als een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder de gerichte vrijstellingen valt en de werkgever wil daarvan gebruik maken, dan moet je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon.Je maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Vooraf kiezen hoeft dus niet. De keuze blijkt uit de administratie, waarin je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer.

Je kunt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon, behalve als je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in de administratie hebt opgenomen, dan mag je deze fout herstellen. 

Algemene aanwijzing Belastingdienst

In 2018 schreef de Belastingdienst een algemene aanwijzing om je te helpen bij het formuleren van een dergelijke aanwijzing als eindheffingsloon:

[Naam inhoudingsplichtige] verklaart hierbij dat hij met ingang van […] alle tot het loon in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB) behorende vergoedingen en verstrekkingen, dan wel terbeschikkingstellingen, voor zover niet vrijgesteld op grond van artikel 11 en volgende Wet LB, aanwijst als eindheffingsloon. 

Deze aanwijzing geldt niet: 

• voor zover de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen in belangrijke mate groter is dan de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die in voor het overige overeenkomstige omstandigheden in de regel worden aangewezen; 
• voor zover [Naam inhoudingsplichtige] het loon tot het individueel belaste loon van de werknemer heeft gerekend, dan wel binnen de onderneming op grond van de geldende arbeidsvoorwaarden had behoren te rekenen.” 

Vangnet

Uit commentaar uit die tijd kan worden opgemaakt dat die aanwijzing meer een vangnet is, dan een echte oplossing. Zo wordt vaak geadviseerd om een inventarisatie te doen (onder managers of personeel) en een lijst te maken van vergoedingen en verstrekkingen. Deze lijst van zaken kan vervolgens specifiek worden benoemd als eindheffingsloon.

Voorwaarden

In het Handboek Loonheffingen staan ook nog de volgende voorwaarden:

• benutting van de vrije ruimte moet berekend worden/inzichtelijk worden gemaakt;
• een goede administratieve registratie maakt ook aannemelijk dat vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen binnen het kalenderjaar adequaat zijn aangewezen, met toetsing aan het gebruikelijkheidscriterium.