Eind september publiceerde de Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst een kennisgroepstandpunt over het met terugwerkende kracht toekennen van een vaste vergoeding. Dit betreft uiteraard klassieke WKR-problematiek, die in de praktijk aan de orde van de dag is. Hoewel de Werkkostenregeling al sinds 2015 verplicht is, bevat deze nog steeds onderdelen waarover onduidelijkheid bestaat.
Eerst kostenonderzoek, dan vergoeding
Zo wilde een cao-partij onlangs een vaste vergoeding toekennen aan werknemers, gebaseerd op een naar redelijkheid geschat bedrag. Daarbij wilde de partij meteen in gesprek gaan met de Belastingdienst over een nog uit te voeren kostenonderzoek. Dan zou men daarna wel rekening houden met het oordeel van de Belastingdienst over het kostenonderzoek. Zo'n verzoek komt doorgaans niet voort uit een anti-fiscale houding. Wel ligt er onvoldoende besef van de fiscale wet- en regelgeving aan ten grondslag.
Het kennisgroepstandpunt laat er geen enkele twijfel over bestaan dat een kostenonderzoek voor het vaststellen van een vaste vergoeding moet plaatsvinden voordat de werkgever daadwerkelijk de vaste vergoeding betaalt aan de werknemers.
Maar wat als de inschatting gewoon klopt?
Maar waarom? Mogelijk zijn er werkgevers die een goed beeld hebben van de vaste kosten waar hun werknemers in de praktijk tegenaan lopen tijdens hun werkzaamheden. Dan is het vanuit menselijk oogpunt toch goed voorstelbaar dat een werkgever op enig moment besluit een naar redelijkheid geschatte vaste vergoeding in de arbeidsvoorwaarden op te nemen?
In dit geval zou de werkgever, ter onderbouwing van de vaste vergoeding, gedurende 3 maanden een formeel kostenonderzoek kunnen uitvoeren. Stel dat daaruit blijkt dat de uitkomst vrijwel exact overeenkomt met de inschatting vooraf. Sterker nog, dat de vaste vergoeding zelfs nog iets hoger had gekund. Dan lijkt er op het eerste gezicht toch weinig aan de hand?
De wet is onverbiddelijk
Helaas is de Wet op de loonbelasting 1964 op dit punt onverbiddelijk. Voordat je als werkgever overgaat tot de toekenning en uitbetaling van de gericht vrijgestelde vaste vergoeding, moet je het kostenonderzoek al hebben afgerond. Een vaste vergoeding kan alleen maar worden toegekend voor kosten die nog moeten worden gemaakt.
De enige uitzonderingen op dit uitgangspunt zijn de reiskosten- en thuiswerkvergoeding. Die mogen worden toegekend op basis van een forfait als de werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of ten minste 128 dagen per kalenderjaar thuiswerkt.
Natuurlijk is dit, zeker in bovenstaand voorbeeld, een heel formeel standpunt. Maar het is wel een standpunt om rekening mee te houden. Want wat is het gevolg als je als werkgever niet goed let op de juiste uitvoering?
Een verkeerde keuze kan direct fiscale gevolgen hebben
In principe heb je als werkgever 2 keuzes bij het verlonen van een vaste vergoeding. Je kunt kiezen voor de optie werknemersloon of het beloningsbestanddeel behandelen als eindheffingsloon. Dat keuzemoment is op het moment van uitbetaling echter al voorbij.
Natuurlijk wil je als werkgever de vaste vergoeding gericht vrijgesteld uitbetalen. Wanneer het kostenonderzoek niet vooraf is uitgevoerd en afgerond, kan wettelijk gezien echter geen beroep worden gedaan op het toepassen van een gerichte vrijstelling. Om in aanmerking te komen voor de gerichte vrijstellingen, moet de vaste vergoeding bovendien zijn aangewezen als eindheffingsloon. Dat betekent automatisch dat de volledige vergoeding als eindheffingsloon in de vrije ruimte belandt.
Bij overschrijding van de vrije ruimte is een eindheffing van 80% verschuldigd over het meerdere. Dat was natuurlijk niet de bedoeling. Tegelijkertijd is het op deze manier voor de werkgever ook niet meer mogelijk om een deel van de reeds uitgekeerde vaste vergoeding, nog te laten belanden op het loonstrookje van de werknemer. Nou ja, tenzij de aanwijzing als eindheffingsloon ongebruikelijk was. In dat geval is geen sprake van eindheffingsloon en moet het betreffende beloningsbestanddeel als individueel loon van de werknemer worden bijgeteld.
Vergoeden over het verleden kan nog steeds
Kun je dan helemaal geen kosten vergoeden over het verleden? Natuurlijk is dit wel mogelijk, als je als werkgever hierover een lopende en nog steeds geldende afspraak hebt gemaakt met de Belastingdienst.
Verder is er zeker nog een mogelijkheid om in het verleden gemaakte kosten nog gericht vrijgesteld te vergoeden aan jouw werknemers. Zo kun je uiteraard gewoon op declaratiebasis kosten vergoeden. Dat betekent wel dat bonnetjes moeten worden verzameld en geadministreerd om het gedeclareerde bedrag aannemelijk te maken. Extra werk dus voor de salarisadministratie.
De waarde van een goed declaratiesysteem
Stel dat je als werkgever op enig moment toch in een discussie belandt met de Belastingdienst over de grondslagen van een vaste kostenvergoeding. Dan helpt het natuurlijk enorm als jouw in het verleden en heden gehanteerde declaratiesysteem volkomen volledig en inzichtelijk is wat betreft de toegekende vergoedingen.
De wet vereist een volledig kostenonderzoek maar materieel zou je, afhankelijk van de feiten en omstandigheden, kunnen bepleiten dat het declaratiesysteem overeenkomt met een kostenonderzoek. De uiteindelijke beoordeling hiervan behoort toe aan de inspecteur.
Ten slotte kun je als werkgever zelfs nog kosten van werknemers over een voorgaand kalenderjaar gericht vrijgesteld vergoeden op declaratiebasis, mits de werknemer in dat jaar al onvoorwaardelijk recht had op vergoeding van die kosten.
De kern van deze column lijkt mij volkomen helder. Voer eerst een kostenonderzoek uit voordat je als werkgever een vaste kostenvergoeding incorporeert in de arbeidsvoorwaarden. Doe je dat niet, dan kan het bij een controle door de Belastingdienst een dure grap worden.
