Een veelgemaakte fout bij het invullen van de aangifte loonheffingen is het gebruik van een onjuiste combinatie van burgerservicenummer (bsn) en geboortedatum van een werknemer. Hoe gebruik je de correcte gegevens? En hoe corrigeer je eventuele fouten op de juiste manier?

Stel je hebt nog geen burgerservicenummer (bsn) van een werknemer. Toch moet je voor deze werknemer wel loon verwerken in de aangifte loonheffingen. Dan mag je geen niet-bestaand bsn gebruiken. Wat moet je wél doen?

Het burgerservicenummer (BSN) van een nieuwe werknemer pas maanden later ontvangen? Vanaf 2023 mag je de eerdere inhouding van het anoniementarief herstellen.

Krijgt u nieuw personeel in dienst? Dan moet de nieuwe werknemer uiterlijk op de 1e werkdag bepaalde gegevens aan u verstrekken, zoals het burgerservicenummer (BSN). Krijgt u het BSN niet, of heeft de werknemer geen BSN? Dan moet u volgens de hoofdregel het anoniementarief toepassen.

Sinds eind 2020 zijn nummers in de reeks tussen 700000000 en 779000000 van burgerservicenummers (BSN's) uitgeven door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). Uit deze reeks zijn er nu BSN's in gebruik bij personen die vervolgens bij hun werkgever geconfronteerd kunnen worden met foutmeldingen bij de salarisverwerking.

Staatssecretaris Vijlbrief heeft aangekondigd dat hij per 1 januari 2021 regelgeving wil invoeren om het voor werkgever mogelijk te  maken gegevens over uitbetalingen voor werkzaamheden en diensten inclusief het burgerservicenummer (bsn) aan te leveren bij de belastingdienst. Daarmee wordt het IB-47 formulier deels overbodig. 

Door de maatregelen vanwege het coronavirus is het voor een buitenlandse werknemer soms niet mogelijk om in Nederland een burgerservicenummer (BSN) aan te vragen. Hij kan dit dan schriftelijk doen.

Werkgevers hebben als één van de weinige partijen in Nederland en Europa toestemming én de verplichting om niet alleen om het identiteitsbewijs te vragen, maar ook om een kopie te maken en bewaren. Deze kopie moeten zij bewaren bij de loonadministratie. Deze kopie wordt ten minste 5 jaren na het einde van de dienstbetrekking bewaard. Bij een controle kan om deze kopie gevraagd worden. Bij buitenlandse werknemers is een kopie van de werk- en verblijfsvergunning nodig.

Over 2 jaar staat het burgerservicenummer (BSN) niet meer leesbaar in de machine leesbare strook (MRZ) van het paspoort en de identiteitskaart. In plaats daarvan komt een QR-code op de achterkant van het document. Alle nieuwe paspoort en identiteitskaarten die vanaf 2 augustus 2021 worden verstrekt, hebben deze QR-code. Dankzij de maatregel hoeven burgers hun BSN niet meer weg te strepen op kopieën van hun identiteitsbewijs. Zo kan fraude makkelijker worden voorkomen. Maar als werkgever behoort u ook een kopie van het legitimatiebewijs te hebben en heeft u het BSN nodig. Wat nu?

Volgens de belastingdienst is het niet verplicht om op de loonstrook het bsn van de werknemer te vermelden. Door het bsn niet te vermelden, is er minder risico op identiteitsfraude bij het versturen van de loonstrook. De belastingdienst geeft daarmee duiding aan de stelling van de Autoriteit Persoonsgegevens dat het bsn is bedoeld voor communicatie tussen de overheid en de burger. De loonstrook is immers communicatie tussen de burger en een organisatie.