Werkgevers hebben als één van de weinige partijen in Nederland en Europa toestemming én de verplichting om niet alleen om het identiteitsbewijs te vragen, maar ook om een kopie te maken en bewaren. Deze kopie moeten zij bewaren bij de loonadministratie. Deze kopie wordt ten minste 5 jaren na het einde van de dienstbetrekking bewaard. Bij een controle kan om deze kopie gevraagd worden. Bij buitenlandse werknemers is een kopie van de werk- en verblijfsvergunning nodig.