Let’s make a deal. Het woord ‘deal’ horen wij in de media voortdurend vallen als uitvloeisel van de activiteiten van Donald Trump. De Amerikaanse president is extreem gefocust op het sluiten van overeenkomsten. Dat doet de vraag rijzen of de Belastingdienst op het gebied van de loonheffingen, dat is nu eenmaal mijn werkterrein, ook zo gericht is op het sluiten van overeenkomsten voor hele sectoren. Dat valt erg mee, of, zoals Trump waarschijnlijk zou concluderen, tegen. Toch zijn er zeker wel overeenkomsten gesloten met bepaalde branches en die overeenkomsten zien dan vaak op afspraken over kostenvergoedingen (verblijfskosten, extraterritoriale kosten in een bepaalde branche).
Deal met de transportsector
De afspraak die de laatste tijd de meeste aandacht trekt is de afspraak die de Belastingdienst heeft gemaakt met de transportsector. Die gaat over de verblijfskosten gedurende de ritten van chauffeurs die onder de cao beroepsgoederevervoer vallen.
De verblijfskostenvergoedingen zien enkel op de kosten die een chauffeur onderweg maakt voor maaltijden (ontbijt, lunch en avondmaaltijd), overige consumpties en kleine uitgaven (voor sanitaire voorzieningen). Als een werkgever onder de werkingssfeer van de cao Beroepsgoederenvervoer valt, kan hij deze verblijfskosten van zijn chauffeurs, volgens de in deze cao uitgewerkte regeling, gericht vrijgesteld vergoeden. Kort gezegd betekent dit dat de werkgever een vaste kostenvergoeding kan geven, zonder dat hij zelfstandig onderzoek hoeft te doen naar de werkelijke verblijfskosten.
Chauffeurs uit andere branches mee laten liften
Andere werkgevers die ook chauffeurs voor zich laten rijden willen graag meeliften op deze afspraak. Dat voorkomt namelijk dat je zelf een kostenonderzoek moet uitvoeren en dat scheelt veel geld. Maar rechtstreeks gebruik maken van de bestaande afspraak met beroepsgoederenvervoer kan natuurlijk niet, want die andere werkgever is geen directe partij bij de overeenkomst.
De Belastingdienst heeft in 2024 een kennisgroepstandpunt gepubliceerd dat aangeeft wanneer je als onderneming toch een beroep kan doen op een dergelijke afspraak die in feite met een ander (beroepsgoederenvervoer) is gesloten. Daarvoor moet je als werkgever aan drie voorwaarden voldoen:
- De chauffeurs moeten vervoer verrichten anders dan personen;
- De chauffeurs moeten vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als de chauffeurs die onder het beroepsgoederenvervoer vallen en;
- De werkgever moet dezelfde arbeidsvoorwaarden en met name dezelfde vergoedingen geven als in de cao beroepsgoederenvervoer.
Gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden
Een prachtig rijtje voorwaarden, maar met name voorwaarde 2 is vervelend voor jou als werkgever.
In feite kun je dit punt alleen maar aannemelijk maken met een kostenonderzoek. Echter, de Belastingdienst biedt hiervoor een escape. Als werkgever moet je dan wel aannemelijk maken dat voor jouw chauffeurs sprake is van gelijkenis van werkzaamheden en ook van soortgelijke omstandigheden in vergelijking met de beroepschauffeurs van de cao Beroepsgoederenvervoer. Als je dat punt voldoende kunt onderbouwen, acht de Belastingdienst het vervolgens op zijn beurt aannemelijk dat de chauffeurs vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als de beroepschauffeurs van de cao Beroepsgoederenvervoer.
Dat is mooi natuurlijk, want dat bespaart je als werkgever een duur kostenonderzoek. Punt van aandacht is natuurlijk wel op welke manier je dan eigenlijk die aannemelijkheid van gelijkenis van werkzaamheden bewijst aan de Belastingdienst.
Als werkgever heb je daar de volledige vrijheid in. We noemen dat ook wel de vrije bewijsleer.
Gedetailleerde omschrijving van de werkzaamheden als bewijs
Hoe overtuig je de Belastingdienst dat jouw chauffeurs in feite hetzelfde werk verrichten als de chauffeurs van de cao Beroepsgoederenvervoer? Om dat te onderbouwen zul je gegevens moeten verzamelen waarbij de volgende vragen een rol spelen:
- Wat zijn hun werkzaamheden?
- Wat vervoeren ze?
- Wat zijn de werktijden?
- Hoe lang duren de ritten?
- Is sprake van eendaagse of meerdaagse ritten?
- In het geval van meerdaagse ritten: waar overnachten de chauffeurs?
- Wat zijn de bestemmingen waar de chauffeurs naartoe rijden?
- Is sprake van een vast of afwisselend rittenpatroon?
- Waar houden de chauffeurs pauze en waar vindt doorgaans de lunch en/of het diner plaats?
- Voeren de chauffeurs nog andere werkzaamheden uit voor hun werkgever, of is alleen sprake van het rijden met en inladen en uitladen van de vrachtwagen?
Als je al deze feitelijke gegevens zo gedetailleerd mogelijk omschreven hebt, kun je ze vervolgens vergelijken met die van het beroepsgoederenvervoer. Hanteer je daarnaast ook dezelfde arbeidsvoorwaarden als in de cao Beroepsgoederenvervoer, dan is het verstandig om als werkgever een en ander nog wel even af te stemmen met de Belastingdienst. Het is namelijk riskant en kan duur zijn om alleen zelf te concluderen dat jouw chauffeurs vergelijkbaar zijn met de cao Beroepsgoederenvervoer en daar zonder afstemming met de Belastingdienst naar te handelen.
Is dit een deal in de geest van Trump? Nou, laten we zeggen dat het een goede afspraak met de Belastingdienst kan zijn. Dat lijkt mij een veel betrouwbaarder uitgangspunt.
