De meeste datalekken ontstaan doordat post of mail niet bij de juiste persoon terechtkomt. Ook onbedoelde of onrechtmatige inzage van persoonsgegevens is een bron van datalekken die veel voorkomt. Dit blijkt uit een verkennend onderzoek onder 26 uiteenlopende overheidsorganisaties van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

60 procent van de onderzochte registers bevat een complete omschrijving van de verplichte elementen van een datalekmelding (de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen). Ook hebben de organisaties vaak geen strakke regels om datalekken te registeren. Dat maakt het lastig voor de organisaties om structurele fouten aan te pakken.

Tien tips

Op basis van de onderzoeksresultaten komt de AP met tien tips om datalekken beter te registreren:

Omschrijf incidenten, de gevolgen en de corrigerende maatregelen duidelijk en volledig.
Maak expliciet verschil tussen corrigerende en preventieve maatregelen.
Leg corrigerende maatregelen altijd vast in het datalekregister. Het kan nuttig zijn deze maatregelen mee te nemen in de plan-do-check/learn-act cyclus;
Voorkom versnippering van registraties.
Maak één overzichtelijke registratie die voor elk organisatieonderdeel tot op hetzelfde inhoudelijke detailniveau wordt ingevuld. Overweeg bijvoorbeeld om de registratie inzichtelijk te maken voor alle medewerkers zodat zij het registratieoverzicht kunnen consulteren voordat zij zelf iets registreren;
Neem per incident op of de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) betrokken is, en zo ja in welke mate. Elke overheidsorganisatie heeft verplicht een FG.
Neem per incident op of het datalek is gemeld bij de AP en betrokkenen en motiveer daarbij waarom dat wel of niet is gebeurd;
Wees transparant richting getroffen personen als er een datalek is geweest. Communiceer hier doeltreffend en tijdig over. Bewaar het bewijs van die mededeling en neem deze op in de registratie.
Stel een handleiding op of verzorg een training voor de werknemers die de datalekregistratie invullen. Deze instructie kan onderdeel uitmaken van een gedocumenteerde meldingsprocedure voor de meldplicht datalekken.
Leg vast welke andere organisaties betrokken zijn geweest bij een inbreuk, zoals medeverwerkingsverantwoordelijken, verwerkers of subverwerkers). Dit is handig als een organisatie nieuwe verwerkersovereenkomsten sluit met de betreffende verwerkers.
Overweeg datalekken in te delen naar aard, gevolgen en betrokkenen en mogelijke maatregelen.
Bespreek de datalekregistratie regelmatig op het juiste niveau binnen de organisatie als onderdeel van een plan-do-check/learn-act cyclus. Zo kunnen organisaties leren van fouten. De FG kan bij deze besprekingen een actieve rol vervullen.

Handreiking om registratie datalekken te verbeteren

Zie ook Meldplicht datalekken 2018 – persoonsgegevens vooral naar verkeerde ontvanger