Dit blijkt uit het onderzoek Ervaren regeldruk werkgevers, Percepties van werkgevers over SZW-regelgeving en mogelijkheden voor vermindering van die ervaren regeldruk.

Het onderzoek biedt inzichten in welke regels als het meest belastend worden ervaren door werkgevers en de oorzaak van dit gevoel.

Er zijn 18 regels op SZW-gebied onderzocht. Van de 18 geselecteerde regels worden door de werkgevers de laagste scores gegeven aan regels vanuit de SZW-domeinen arbeidsvoorwaarden- en verhoudingen (vooral de Wet werk en zekerheid), sociale zekerheid (in het bijzonder de Wet verbetering poortwachter) en Arbeidsmarkt (de Participatiewet). Van het domein gezond- en veilig werken is ook een aantal regels getoetst. Deze leiden gemiddeld tot minder ervaren regeldruk.

Het betreft de volgende regels:

Het verkrijgen van een no-riskpolis voor een medewerker vanuit WIA, Ziektewet of Wajong.
Het vaststellen dat de aangenomen werknemer in het doelgroepregister banenafspraak van UWV is opgenomen.
Werkgever moet de identiteit van het personeel van onderaannemers controleren in verband met ketenaansprakelijkheid.
Werkgever moet het netto minimumloon uitbetalen op een bankrekening en mag daarop geen inhoudingen doen.
Als werknemer het bevallingsverlof flexibel wil opnemen, moet zij dat uiterlijk 3 weken nadat het bevallingsverlof is ingegaan verzoeken aan werkgever. Werkgever moet reactie geven binnen 2 weken nadat verzoek is ingediend. Werkgever kan ter controle een administratie bijhouden tijdens het flexibel opnemen van bevallingsverlof.
Werkgever moet werknemers met zorgverlof en/of calamiteitenverlof doorbetalen.
Arboregels in relatie tot milieuregels (waaronder REACH-regelgeving).
Arboregels in relatie tot werknemers onder de 18 jaar.
Controle door de Inspectie SZW op het naleven van regels omtrent gezond en veilig werken.
Werkgever moet dossier bijhouden tijdens re-integratie van zieke werknemers.
Bij ziekmelding en re-integratie mag een werkgever niet vragen naar beperkingen als gevolg van de ziekte.
Werkgever moet, als vastgesteld is dat de zieke werknemer niet meer terug kan keren in het bedrijf, de werknemer ondersteunen bij het re-integreren bij een andere werkgever.
Werkgever moet werknemer bij ziekte doorbetalen.
Werkgever moet een maand voor het einde van een contract voor bepaalde tijd (van 6 maanden of langer) aangeven of men het contract wil verlengen of niet en zo ja tegen welke voorwaarden.
Werkgever kan in de regel maximaal drie tijdelijke contracten aangaan in maximaal 2 jaar voordat een vast contract ontstaat.
Werkgever moet kunnen onderbouwen waarom hij een redelijke grond voor ontslag heeft.
Werkgever moet er voor zorgen dat er een juiste transitievergoeding berekend wordt bij ontslag werknemer.
Werkgever mag zieke werknemers niet ontslaan om bedrijfseconomische redenen.

Drie regels scoorden lager dan een 6

Uit de enquête kwamen drie regels naar voren waarbij werkgevers grote moeite ervaarden bij de naleving. Deze hadden een score van gemiddeld lager dan een 6. De overige 15 regels scoorden hoger.

Het betreft:

Werkgever mag zieke werknemers niet ontslaan om bedrijfseconomische redenen.
Werkgever moet, als vastgesteld is dat de zieke werknemer niet meer terug kan keren in het bedrijf, de werknemer ondersteunen bij het re-integreren bij een andere werkgever.
Werkgever moet dossier bijhouden tijdens re-integratie van zieke werknemers.

1 Zieke werknemer niet ontslaan om bedrijfseconomische redenen

Indien een bedrijf een reorganisatie doorvoert of op een andere wijze personeel ontslaat om bedrijfseconomische redenen, is het niet toegestaan om zieke werknemers te ontslaan. Zieke werknemers worden beschermd tegen ontslag en deze bescherming staat boven de wet die ontslag van werknemers om bedrijfseconomische redenen mogelijk maakt.

Lastig uitvoerbaar

Het voornaamste argument dat de werkgevers aangeven voor de moeite met de regel is dat zij de regel lastig uitvoerbaar vinden. Bij ontslagen om bedrijfseconomische redenen moet er vaak personeel worden ontslagen om kosten te besparen. Zo kan het voorkomen dat een hele afdeling wordt afgestoten.

Doordat een zieke werknemer niet mag worden ontslagen, moet er wellicht een andere werknemer van een andere afdeling ontslagen worden om het doel van kostenbesparing te behalen.

Ook moet de werkgever dan loon blijven betalen aan een zieke medewerker die geen opbrengst kan genereren. In feite zijn zij het dus vooral inhoudelijk niet eens met de regel.

Aangezien werkgevers het inhoudelijk niet met de regel eens zijn, zou er geprobeerd kunnen worden om meer begrip voor de regel te creëren.

2 Re-integratie via tweede spoor

Wanneer blijkt dat een zieke werknemer niet kan terugkeren bij de eigen werkgever, moet de werkgever de werknemer ondersteunen om te re-integreren bij een andere werkgever: re-integratie via het tweede spoor.

Moeizaam: re-integratie werknemer bij andere werkgever

Werkgevers vinden het erg moeilijk om re-integratie van werknemers bij een andere werkgever te realiseren.

Voor de moeite die werkgevers hebben met het naleven van de regels omtrent re-integratie bij een andere werkgever zijn geen gemakkelijke oplossingen voorhanden om de ervaren regeldruk te verlichten. De betrokkenheid (en daarmee dus de tijdsinvestering) van werkgevers bij de re-integratie van zieke werknemers is er namelijk op gericht om bij te dragen aan het beperken van de ziekteduur.

Werkgevers ervaren frustratie over de tijd en moeite die ze moeten steken in een traject dat vaker niet dan wel tot de gewenste uitkomst leidt. Dit leidt ertoe dat werkgevers het inhoudelijk niet eens zijn met de regel en hoe die moet worden uitgevoerd.

Oplossingsrichting: creëer meer begrip voor het maatschappelijk belang van de re-integratie via het tweede spoor, bijvoorbeeld via een voorlichtingscampagne.

3 Dossier bijhouden tijdens re-integratie

In het geval van langdurig ziekteverzuim van een werknemer, moeten werkgever en werknemer zich gezamenlijk inspannen voor de re-integratie. Deze inspanningen moeten worden vastgelegd in een re-integratiedossier.

Als de werknemer twee jaar ziek is of als het contract van de werknemer afloopt, worden de re-integratie-inspanningen door het UWV beoordeeld. De Wet verbetering poortwachter (en lagere regelgeving) biedt handvatten hoe de dossieropbouw moet plaatsvinden en wat er in het dossier moet komen.

Veel tijd kwijt

De meest genoemde reden voor een lage score was dat het bijhouden van de dossiers gedurende de re-integratie veel tijd kost. De eisen waaraan de dossiers (inclusief de formulieren voor het UWV) moeten voldoen zijn volgens werkgevers te uitgebreid en te complex. Hierdoor kost het veel tijd om zich erin te verdiepen of moeten er externe experts worden ingehuurd. Daarbij speelt ook de angst voor boetes wanneer de dossiers niet aan alle eisen voldoen. Men vindt dat er door het UWV te snel sancties worden opgelegd en te weinig maatwerk wordt geleverd.

Ook vindt men de klantvriendelijkheid van het UWV tekortschieten, mede met het oog op de complexe formulieren die veelal schriftelijk moeten worden ingediend.

Een aantal werkgevers geeft verder aan dat ze het onrechtvaardig vinden dat ze in deze mate belast wordt met betrekking tot de re-integratie. Ze krijgen namelijk veel verantwoordelijkheden, zonder dat ze hiervoor voldoende kennis hebben.

Oplossing: maak formulieren eenvoudiger

Er kan gezamenlijk met werkgevers worden gekeken naar hoe de inhoud van dossiers en in te vullen formulieren vereenvoudigd zouden kunnen worden, zonder dat dit ten koste gaat van de benodigde informatie.

De formulieren en vereisten voor het dossier zouden tegen het licht gehouden kunnen worden, om te zien welke zaken eenvoudiger kunnen en welke zaken eventueel niet noodzakelijk zijn en weggelaten kunnen worden. Wellicht kan er ook worden gekeken naar mogelijkheden voor tussentijdse toetsing door het UWV, zodat werkgevers niet aan het einde van het traject verrast worden door een loonsanctie van het UWV.

Werkgevers zien het maatschappelijke belang van de regel niet. Hierover zouden werkgevers beter kunnen worden geïnformeerd bij het ingaan van een re-integratietraject. Dit zou tot het standaard takenpakket van de bedrijfsarts en/of de Arbodienst kunnen horen.

4 Ziekte en re-integratie in relatie tot privacy

Wanneer een werknemer zich ziek meldt bij zijn werkgever hoeft hij daar niet bij te vertellen wat de aard van zijn ziekte, letsel of aandoening is. De werkgever mag hier ook niet naar vragen. Ook mag de werkgever niet vragen naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Dit is bepaald in Europese privacyrichtlijnen. Het staat de werknemer vrij om vrijwillig te melden waarom hij zich ziek meldt, maar een werkgever mag hier niet naar vragen.

Uit de enquête blijkt dat iets minder dan de helft van de werkgevers ermee te maken heeft gehad dat zij niet mochten vragen naar de aard van de ziekte (45%). Een derde van deze werknemers ondervond moeite bij (of door) het naleven van deze regel.

Tegenstrijdig

Werkgevers geven aan de privacywetgeving (nu AVG) en de Wet verbetering poortwachter als tegenstrijdig te beleven.

De werkgevers zeggen de werknemer te moeten helpen re-integreren, zonder exact te mogen weten waar zij rekening mee moeten houden.

De wetten zijn feitelijk niet strijdig met elkaar, maar zo wordt het wel ervaren.

Oplossing: betere voorlichting over wat wel en niet mag

De aanbeveling is om aan om werkgevers beter voor te lichten over wat wel en niet mag ten aanzien van de AVG.

De voorlichting richt zich dan op het verschaffen van duidelijkheid in de rollen en verplichtingen van verschillende partijen (werkgever, werknemer en arbodienstverlener) om de re-integratie succesvol vorm te geven. Hiervoor kunnen bijvoorbeeld (digitale) informatiebrochures worden aangeboden met duidelijke uitleg over de rechten en plichten van de werknemer, werkgever, bedrijfsarts, UWV en Arbodienst.

Onderzoek ervaren regeldruk werkgevers