De beperkende arboverduidelijking van de Uitvoeringsregeling

Met ingang van dit jaar is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen in de werkkostenregeling gewijzigd. In deze bijdrage wordt uiteengezet wat deze wijziging inhoudt.
Delen:

Als een regeling wordt ‘verduidelijkt’, moet je extra opletten. Nederland beschikt gelukkig over uitstekende wetgevingsambtenaren die heel goed in staat zijn om verantwoord op te schrijven wat de politiek wil. Verduidelijking dient dan vaak een ander doel. En ik ben geneigd hetzelfde te denken van de verduidelijking van de Uitvoeringsregeling loonbelasting per 1 januari 2022. Deze verduidelijking betreft de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen.

Bijzondere vrijstelling op basis van Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011

Die vrijstelling voor arbovoorzieningen is een bijzondere. Bijna alle gerichte vrijstellingen staan in de wet. Als men daar iets aan wil doen, zal dus de wet gewijzigd moeten worden. In de regel zien we dat gebeuren bij het Belastingplan dat op Prinsjesdag wordt ingediend. Dat is een wetsvoorstel waar eerst de Raad van State goed naar kijkt. Waarna het in de Tweede en daarna Eerste Kamer uitgebreid wordt beklopt.

Er is een gerichte vrijstelling die de minister van Financiën de mogelijkheid biedt om aanpassingen te doen. Zonder dat er een wetswijziging nodig is en dus ook zonder dat het hele politieke proces moet worden doorlopen. Dit komt doordat de wet de minister zelfstandig de mogelijkheid geeft voorzieningen gericht vrij te stellen door ze op te nemen in een ministeriële regeling. Het gaat dan om ‘bij ministeriële regeling’ aan te wijzen voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op een bij die ministeriële regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt. Die ministeriële regeling is de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.

Gerichte vrijstelling

In de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 wordt deze gerichte vrijstelling op twee manieren vormgegeven. De eerste betreft hulpmiddelen die de werknemer op de werkplek gebruikt maar ook buiten de werkplek gebruiken kan. En die geheel of nagenoeg geheel zakelijk worden gebruikt. Als een hulpmiddel – bewust een breed begrip – bijvoorbeeld niet onder het noodzakelijkheidscriterium valt, kan dit toch gericht vrijgesteld zijn. Zolang de werkgever maar aannemelijk kan maken dat het voor 90 procent of meer zakelijk wordt gebruikt. Een niet-noodzakelijke laptop en een niet-noodzakelijke telefoon kunnen zo toch onbelast blijven. Het zal in praktijk niet eenvoudig zijn dit bewijs te leveren.

Vrijstelling voor arbovoorzieningen

De tweede uitwerking in de Uitvoeringsregeling, en daar gaat deze bijdrage met name over, betreft de vrijstelling voor arbozaken. Tot en met 2021 werd de werkgever hierbij veel vrijheid gegeven. Ook als de werknemer thuiswerkte, waren de voorzieningen die rechtstreeks voortvloeiden uit het arbobeleid van de werkgever gericht vrijgesteld. Dat arbobeleid moest wel zijn gebaseerd op de Arbeidsomstandighedenwet. Veel werkgevers, maar ook de Belastingdienst, maakten dankbaar gebruik van de vrijheid die deze bepaling bood. Als er een duidelijke link was met gezond en verantwoord werken, kon deze regeling gebruikt worden. Zo bevestigde de Belastingdienst ruimhartig dat een cursus stoppen met roken op kosten van de werkgever hier prima in paste.
Uiteraard wordt ook bij een ruime bepaling de grens verkend, zoals het volgende voorbeeld laat zien.

Voorbeeld

Een werkgever verstrekt gezonde maaltijden op de werkplek en meent dat dit niet valt onder de maaltijdregeling (belast met het forfait), maar gericht vrijgesteld is als arbovoorziening. Nu heeft deze werkgever er goed over nagedacht en heeft de maaltijden bewust ingepast in een beleid waarbij gezondheid vooropstaat. De rechter gaat hier echter niet in mee: voor maaltijden geldt een bijzondere regeling en dat heeft dan voorrang.

Definitie gericht vrijgestelde arbovoorzieningen

Kennelijk is de Belastingdienst niet helemaal gerust op een eventueel hoger beroep in een zaak als deze. Of op andere creatieve ideeën en is de regeling verduidelijkt dan wel aangepast. Met ingang van 1 januari 2022 zijn alleen nog gericht vrijgesteld: voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, voor zover die direct samenhangen met verplichtingen van de inhoudingsplichtige op grond van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet (met inachtneming van artikel 44 van die wet). Ik ga hierna in op een aantal termen uit deze definitie.

Voorzieningen

In loonbelastingregels kan het van belang zijn of de werkgever kosten aan de werknemer vergoedt (vergoeding). Of dat de werkgever zaken aan zijn werknemer geeft (verstrekking), dan wel zaken aan zijn werknemer leent (terbeschikkingstelling). De term ‘voorziening’ is een verzamelnaam voor zowel vergoeden, verstrekken als ter beschikking stellen.

Werkplek

De hoofdregel is dat de werkplek de plaats is waar de werkgever arboverantwoordelijkheid heeft. Dat is de plaats waar de werknemer pleegt te werken. En waarover de werkgever zeggenschap heeft ten aanzien van de gesteldheid, de inrichting, het gebruik door anderen en de veiligheid. Met andere woorden: waar de werkgever invloed heeft op de inrichting.
De thuiswerkplek is hiervan uitgezonderd. Op zich is dat begrijpelijk, want voor alles wat de werknemer op de werkplek krijgt en gebruikt, is de nihilwaardering van toepassing. Een nihilwaardering zou anders ook gelden voor alles wat de werknemer thuis krijgt, wat ongewenste effecten zou hebben. Maar voor de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt die uitzondering weer niet en is de thuiswerkplek dus een werkplek.
De chocoladeletter die op kantoor wordt opgegeven is dus met nihil gewaardeerd. Maar als het snoepgoed mee naar huis gaat, geldt de winkelwaarde. Een arbovoorziening thuis is gericht vrijgesteld.

Verplichtingen Arbeidsomstandighedenwet

De verwijzing naar ‘directe verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet’ is de belangrijkste wijziging. Een beleid dat is gebaseerd op de Arbowet gaf de indruk dat alles wat de werkgever gaf vanuit goede zorg voor veiligheid en gezondheid onbelast was, mits de werkgever erover nagedacht had. Vanaf 1 januari jl. is duidelijk dat er een directe verplichting in de Arbowet moet staan, wil de werkgever dit onbelast kunnen doen.
Nu is dit helaas niet zo helder als de tekst doet vermoeden. De Arbowet en het bijbehorende Arbobesluit geven voor thuiswerken de verplichting om de werkplek in te richten volgens ergonomische beginselen. Bovendien moet er voldoende daglicht dan wel voldoende kunstverlichting zijn. Met de keurmerken die daarvoor gelden, weten we waar we aan toe zijn.
De arboregels geven echter ook wat ruimere begrippen. De werkgever moet maatregelen nemen ter voorkoming van psychosociale belasting. Dat laat zich lastiger in een keurmerk vatten. De werkgever moet bovendien werknemers de gelegenheid bieden om een onderzoek te ondergaan dat erop gericht is de risico’s die de arbeid voor de gezondheid van de werknemer met zich meebrengt, zoveel mogelijk te voorkomen of beperken. Een gezondheidsonderzoek dat direct gericht is op arbeidsgerelateerde risico’s gaat fiscaal dus goed, maar volgens de toelichting bij de aanpassing is aangegeven dat een algemeen gezondheidsonderzoek niet meer onder de vrijstelling valt. Dat moet dus wel goed afgestemd worden met de keuringsartsen.

Artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet

De vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt met inachtneming van artikel 44 van de Arbowet. Dit artikel bepaalt dat de werkgever de kosten van de arbovoorziening moet dragen. Dat is mijns inziens een logische en terechte bepaling. Als een bepaald middel nodig is om het werk veilig te kunnen doen, heb je daar als werkgever voor te zorgen en kun je geen bijdrage van de werknemer vragen. Maar wat als de werknemer een luxere uitvoering wil?

Voorbeeld

Een werknemer moet thuiswerken. De werkgever wil aan zijn verplichting tot het verzorgen van een ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek voldoen en biedt de werknemer een in hoogte verstelbare bureaustoel van 300 euro aan. De werknemer geeft echter aan liever de leren uitvoering te krijgen, omdat deze beter bij zijn interieur past. Die leren uitvoering kost 400 euro. Wat te doen met dat verschil?

Kosten voor upgrade vallen niet onder de vrijstelling arbovoorzieningen

In de derde Nieuwsbrief loonheffingen 2022, geeft de Belastingdienst aan, dat dit mogelijk is. De fiscus deelt mee: ‘Als uw werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening of upgrade van een arbovoorziening wenst (een duurder montuur bij een computerbril of een duurdere stof op een bureaustoel), dan is dat mogelijk, maar geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan. Voor deze extra kosten of een niet-verplichte arbovoorziening, kunt u een eigen bijdrage van de werknemer vragen. Deze eigen bijdrage brengt u in mindering op het nettoloon. U kunt in plaats daarvan ervoor kiezen de extra kosten of een niet-verplichte arbovoorziening aan te wijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte te brengen, met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium.’
De meerkosten kunnen ook worden ‘gecafetariseerd’ door de meerprijs uit te ruilen tegen belaste loonbestanddelen. De meerprijs is dan wel belast en zal in de werkkostenbak belanden.

Verduidelijking of inperking

De toelichting bij de wijziging en vooral de Derde nieuwsbrief loonheffingen 2022 zijn erg duidelijk over wat wel of niet kan in het kader van deze vrijstelling arbovoorzieningen. Ik citeer:

  • een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser;
  • een zonnebril voor een chauffeur of piloot;
  • een ergonomisch verantwoorde bureaustoel;
  • een voetenbankje bij beeldschermwerk;
  • een beeldschermbril;
  • speciale isolerende of beschermende kleding;
  • een verplichte medische keuring;
  • een aanstellingskeuring;
  • een EHBO-cursus (dit geldt ook voor herhalingscursussen en bijscholing in verband met het EHBO-diploma).

In de toelichting bij de wijziging van de Uitvoeringsregeling wordt aangegeven wat niet meer zou kunnen. Niet onder de gerichte vrijstelling vallen voorzieningen die de werkgever aan de werknemer verstrekt en die niet direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever ter bestrijding of het voorkomen van veiligheids- of gezondheidsrisico’s die verbonden zijn met de arbeid. Denk hierbij aan het generiek vergoeden of verstrekken van algemene gezondheidschecks.

Er is geen standaardlijstje: arbozorg is maatwerk per werkgever

In een voetnoot wordt daar nog een opmerking bij gemaakt. ‘Het is niet uitgesloten dat de gerichte vrijstelling in specifieke individuele situaties wel van toepassing kan zijn.’ Die voetnoot is terecht en belangrijk, en spreekt ook boekdelen. Er is namelijk geen standaardlijstje: arbozorg is maatwerk per werkgever. De Arbowet verplicht de werkgever de arbeidsrisico’s in beeld te brengen en beleid te voeren om deze risico’s te voorkomen of te beperken. De belangrijkste directe verplichting in de Arbowet is bestrijding of voorkomen van veiligheids- of gezondheidsrisico’s die verbonden zijn met de arbeid. Daarnaast is voor thuiswerken expliciet bepaald dat de werkgever aandacht moet hebben voor het risico van psychosociale belasting.

Ga met een arbodienst in gesprek

Het rijtje uit de nieuwsbrief en de toelichting bij de wijziging zijn dus nuttig, maar niet uitputtend. Ga bij de wens om een bepaalde voorziening te treffen met de arbodienst of arbo-arts in gesprek om te bepalen of de voorziening onderdeel behoort te zijn van de risico-inventarisatie en plannen van aanpak. Met andere woorden: ben ik als werkgever in mijn situatie, met de risico’s die mijn bedrijfsvoering met zich meebrengt, verplicht om dit te doen? Een inventarisatie en plan van aanpak zijn verplichtingen in de Arbowet. Er moet een risico zijn en de voorziening moet voortvloeien uit het plan van aanpak. Overleg met de arbodienst lijkt hier dus heel zinvol.

Nihilwaardering

Zaken die de werknemer ge- of verbruikt op de werkplek (op kantoor) vallen in de meeste gevallen onder de nihilwaardering. Dat betekent dat bijvoorbeeld keuringen en algemene gezondheidsvoorlichting onder de nihilwaardering blijven vallen. Het is dus altijd zinvol om te onderzoeken of een arbovoorziening, die door de nieuwe definitie belast is, op de werkplek kan worden gegeven. Dan is deze weliswaar belast, maar telt deze voor nihil mee; effectief is dat dus onbelast.

Tot besluit

Deze wijziging is gepresenteerd als een verduidelijking; in de toelichting wordt aangegeven wat door deze verduidelijking niet meer gericht vrijgesteld is. Het maakt niet uit hoe men het noemt, als maar duidelijk is dat de beperkingen vanaf 1 januari 2022 gelden. Bij iedere wijziging van de werkkostenregeling tot nu toe heeft dat direct gevolgen gehad voor de vrije ruimte. Het moest allemaal budgetneutraal. Herinnert u zich nog dat de vrije ruimte van 1,2 procent werd teruggebracht naar 1,18 procent? Om de nieuwe gerichte vrijstelling voor scholing uit vroegere dienstbetrekking – die in de praktijk nauwelijks wordt gebruikt – te kunnen financieren? Die zou wat mij betreft nu teruggedraaid kunnen worden. Als een uitbreiding budgetneutraal kan, dan zou dat ook best het uitgangspunt bij een beperking kunnen zijn. Ik wil die 0,02 procent terug!

Tip:

Tijdens een van de verdiepingssessies op de Personeel & Salaris Vakdag praat Jan-Bertram Rietveld u bij over de Werkkostenregeling.

Salaris & Personeel Vakdag 2022