Inkomensverzekeraars verwerken in het kader van de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst veel persoonsgegevens, bijvoorbeeld van zieke werknemers. Het belangrijkste wettelijke kader hiervoor vormt de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De Handleiding Privacy Inkomensverzekeringen geeft inzicht in dit kader.
In de loop van 2017 wordt de handleiding nog verder uitgebreid met de werkwijze rondom de Ziektewet en met de meest recente beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens op het gebied van de privacy van zieke werknemers.
De inkomensverzekeraar sluit een verzekeringsovereenkomst af met de werkgever. Maar ook voor de re-integratie van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer zijn vaak gegevens nodig waarvoor de verzekeraar moet communiceren met de arbodienst/bedrijfsarts of het re-integratiebedrijf.
Deze handleiding laat de toegestane informatiestromen zien tussen de bij de claimbeoordeling, verzuimbegeleiding en re-integratie van zieke en/of arbeidsongeschikte werknemers betrokken partijen.
Welke informatiestromen zijn te onderscheiden en wie mag welke informatie verwerken?
In de handleiding is een onderscheid in de informatiestromen bij de claimbeoordeling door de inkomensverzekeraar en die bij re-integratie. Dit is noodzakelijk omdat de werknemer bij de verzekeringsovereenkomst tussen werkgever en verzekeraar geen partij is, voor zover de verzekeringsovereenkomst betrekking heeft op het verzekeren van de loondoorbetalingplicht van de werkgever. In het geval van ziekteverzuim moet de verzekeraar (claimbeoordelaar) zich baseren op het oordeel van de arbodienst/bedrijfsarts.
Gaat het echter om verzekerde re-integratieactiviteiten dan is de werknemer niet alleen belanghebbende bij een goede uitvoering, maar is hij vanuit zijn wettelijke plicht om mee te werken aan re-integratie ook partij. In dat geval kunnen ook meer gegevens gewisseld worden. In deze handleiding is specifiek aangegeven wanneer welke soort gegevens mag worden verwerkt en door wie.
Drie gegevenscategorieën
Er zijn drie soorten categorieën van gegevens te onderscheiden: categorie A (proces- en administratieve gegevens), categorie B (gezondheidsgegevens) en categorie C (medische gegevens).
Categorie A – proces- en administratieve gegevens
Dit zijn de gegevens die een rol spelen bij de verzekeringsovereenkomst tussen de werkgever en de inkomensverzekeraar voor zover het gaat om de claimbeoordeling (en ook bij de acceptatie, al is de werknemer dan nog niet ziek). Het zijn hoofdzakelijk proces- en administratieve gegevens.
Hiertoe behoren onder meer:
- naw-gegevens van de (zieke en/of arbeidsongeschikte) werknemer;
- loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
- datum einde dienstverband (indien deze eindigt voordat de 104 weken loondoorbetaling/WIAwachttijd voorbij is);
- burgerservicenummer;
- datum eerste verzuimdag;
- datum van (gedeeltelijk) herstel;
- (vermoedelijke) duur van het verzuim;
- arbeidsongeschiktheidspercentage of het percentage loonwaarde;
- aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan verrichten, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema);
- of sprake is van enige vorm van schadeloosstelling, zoals vangnetsituatie of regres;
- of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting;
- of er sprake is van enige vorm van sanctionering op grond van de ZW of WIA ,indien de werkgever hiervoor eigenrisicodrager is;
- de beschikking van het UWV;
- in geval van WGA eigenrisicodragerschap, na verkregen machtiging van de werkgever, de administratieve gegevens uit de SUAG-levering door UWV;
- of en wanneer een interventie is ingezet;
- kosten van de interventie;
- of een plan van aanpak is opgesteld;
- of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) zijn uitgevoerd. Een plan van aanpak of het re-integratiedossier behoren nadrukkelijk niet tot de in dit kader uit te wisselen documenten.
Categorie B – gezondheidsgegevens
Dit zijn gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding en re-integratie van de zieke/arbeidsongeschikte werknemer.
Tot categorie B-gegevens behoren onder meer:
- visie van de bedrijfsarts op de te re-integreren zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
- vertaling van de medische gegevens door de bedrijfsarts naar beperkingen en mogelijkheden van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
- poortwachterrapportages, zoals het plan van aanpak en de probleemanalyse;
- belastbaarheid: de werkzaamheden waartoe de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer nog wel of niet meer toe in staat is, de fysieke en mentale mogelijkheden en beperkingen;
- rapportage van de arbeidsdeskundige, waarin de belastbaarheid wordt vertaald naar concrete mogelijkheden tot het verrichten van arbeid;
- advies over eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die nodig zijn;
- advies over een interventie gericht op het verhogen van de belastbaarheid;
- planning traject van de re-integratie;
- de wens van de werknemer ten aanzien van soort werk, niveau, arbeidspatroon en scholing;
- fase-indeling met betrekking tot de arbeidsmarkt;
- advies over interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.
Categorie C – medische gegevens
Dit zijn de gegevens die in het kader van een medisch onderzoek of een medische behandeling door een arts worden verwerkt.
Tot categorie C-gegevens behoren onder meer:
- diagnose en behandelgegevens;
- oorzaak en aard van de ziekte/aandoening;
- informatie waaruit de diagnose en/of de aard en oorzaak ven de ziekte/aandoening is af te leiden;
- inhoudelijke onderbouwing van interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.
Werknemer -> werkgever
Werkgever mag geen gegevens categorie C verwerken. Ook al geeft de werknemer vrijwillig hierover informatie aan de werkgever. Werkgever kan dus categorie A en gegevens categorie B die hij van de werknemer ontvangt verwerken. De informatie die de werknemer aan de werkgever moet doorgeven blijft dan ook beperkt tot datum eerste ziekmelding, (mogelijke) datum werkhervatting en mogelijkheden voor passende arbeid.
De zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer moet de werkgever, voor zover van toepassing, ook informeren of hij onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt en of er regresmogelijkheden zijn. Hij behoeft daarbij niet aan te geven welke vangnetbepaling van toepassing is.
Werknemer -> arbodienst/bedrijfsarts
Arbodienst/bedrijfsarts mag gegevens uit de categorieën A, B en C verwerken. Dus alle informatie die de werknemer verstrekt kan door de arbodienst/bedrijfsarts verwerkt worden.
De werknemer moet de arbodienst/bedrijfsarts informeren over aard en oorzaak van zijn ziekte. Ook moet de werknemer de arbodienst/bedrijfsarts informeren over eventuele (medische) behandelingen.
De werknemer kan, naast zijn werkgever ook de arbodienst/bedrijfsarts desgevraagd informeren over een vangnetsituatie of regresmogelijkheden. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het doen van mededelingen hierover.
Werkgever <-> arbodienst/bedrijfsarts
Werkgever en arbodienst/bedrijfsarts kunnen gegevens uit categorie A en B onderling uitwisselen. Wel moeten zij de werknemer informeren welke informatie met welk doel verstrekt wordt.
De arbodienst/bedrijfsarts adviseert de werkgever over de belastbaarheid van de werknemer (fysieke en mentale mogelijkheden en beperkingen) en welke mogelijkheden er vanaf welke datum zijn om eigen of passend werk te doen in aantal uren per dag of per week.
De arbodienst/bedrijfsarts dient daarbij als een filter om gegevens categorie C om te zetten in voor de werkgever relevante informatie. Verder kan de arbodienst/bedrijfsarts adviseren over aanpassingen die in het kader van re-integratie getroffen moeten worden, zoals werkplekaanpassingen of een interventie om de belastbaarheid van de werknemer te verhogen.
Alle informatie die de arbodienst/bedrijfsarts aan de werkgever verstrekt, verstrekt hij ook aan de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer, vaak in de vorm van een poortwachterrapportage (probleemanalyse, periodieke evaluatie).
De arbodienst/bedrijfsarts kan informatie geven aan de werkgever over het al dan niet meewerken aan de re-integratieverplichtingen.
De arbodienst/bedrijfsarts mag de werkgever alleen met schriftelijke toestemming of machtiging van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer informeren over vangnetsituaties (bijvoorbeeld bij aan zwangerschap gerelateerde klachten, orgaandonatie of recht op een ziekengelduitkering UWV vanwege arbeidshandicap) of er sprake is van mogelijk regres en de gevolgen daarvan voor de loondoorbetaling. De arbodienst/bedrijfsarts mag dit alleen doen na expliciete toestemming van de werknemer.
Werknemer -> claimbeoordelaar
Geen informatieverstrekking. Werknemer is geen partij bij de verzekeringsovereenkomst en er hoeft dan ook geen contact te zijn tussen werknemer en claimbeoordelaar.
Werkgever -> claimbeoordelaar
Beide mogen gegevens categorie A verwerken. Zij mogen deze gegevens dan ook onderling uitwisselen. Daarnaast moet de werkgever op verzoek van de claimbeoordelaar onder meer aan geven of re-integratieactiviteiten (tijdig) plaatsvinden, respectievelijk of er sprake is van loonopschorting of staking van de loondoorbetaling of van opgelegde sancties in het kader van Ziektewet of WGA als de werkgever hier eigenrisicodrager voor is.
Werknemer -> re-integratiebedrijf/-afdeling van een verzekeraar
Re-integratiebedrijf/-afdeling van een verzekeraar mag gegevens categorie A en B verwerken. De werknemer heeft belang bij een goede re-integratie en is wettelijk verplicht aan zijn re-integratie mee te werken. Het re-integratiebedrijf ontvangt deze gegevens veelal via de arbodienst/bedrijfsarts. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet om gegevens uit de categorie C.
Werkgever <–> re-integratiebedrijf/re-integratieafdeling van een verzekeraar
Re-integratiebedrijf/re-integratieafdeling van een verzekeraar en de werkgever mogen naast gegevens categorie A ook gegevens categorie B verwerken.
Werkgever en re-integratiebedrijf mogen deze gegevens dan ook uitwisselen ten behoeve van de re-integratie van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer.
Wel moet de werkgever de werknemer informeren welke informatie hij aan het re-integratiebedrijf/re-integratieafdeling van een verzekeraar doorgeeft. Dit geldt ook indien het re-integratiebedrijf/-afdeling van een verzekeraar door de werkgever is gemachtigd om namens hem op te treden bij herbeoordelingsverzoeken en bezwaar- en beroepszaken richting UWV in het kader van WGA. Het is niet toegestaan gegevens uit de categorie C uit te wisselen.
Handleiding privacy verzuimverzekeringen, versie februari 2017