De bijtelling voor een auto van de zaak is veel werknemers een doorn in het oog. En zeker die voor de bestelauto van de zaak. Een bestelauto wordt immers door velen niet als erg luxueus en daarmee als beloning ervaren. Er zijn vele manieren om de bijtelling te ontlopen. Een aantal daarvan komen hier aan de orde.
Daarbij ook aandacht voor de ongeschiktheid van de bestelauto voor personenvervoer. Een recente uitspraak laat zien dat deze ongeschiktheid ook moet blijken tijdens het gebruik binnen het bedrijf. Zo niet, dan is het lastig om deze stelling vol te houden.
De eerste en meest voor de hand liggende methode om een bijtelling voor een bestelauto te voorkomen is door de werknemer aan te laten tonen dat hij op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé gebruik maakt van de bestelauto. Dit moet doorgaans onderbouwd worden met een sluitende kilometeradministratie. Dat brengt echter een forse administratieve last met zich mee.
Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik
Om de berijders van bestelauto’s tegemoet te komen is het sinds enkele jaren mogelijk om gebruik te maken van een zogenoemde Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Door middel van een formulier verklaren zowel de werkgever als de werknemer dat de bestelauto niet voor privéritten wordt gebruikt. Een bijtelling is dan niet langer nodig. Uiteraard controleert de fiscus nog wel. Wanneer de Belastingdienst, bijvoorbeeld via ambulante controleteams, vaststelt dat de bestelauto op een tijdstip en/of plaats was die ongebruikelijk is voor een zakelijke auto dan zullen zij vragen gaan stellen. Denk hierbij aan bezoekjes aan een meubelboulevard of pretpark.
Medeverantwoordelijk
Indien een werkgever een dergelijke verklaring heeft ondertekend wordt hij mede verantwoordelijk voor het gebruik van de bestelauto. Als de werkgever namelijk weet of behoort te weten dat zijn werknemer in tegenspraak met deze verklaring de auto wel privé gebruikt, dan kan de fiscus ook hem hierop aanspreken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de bestelauto aanzienlijk meer kilometers maakt dan op basis van de zakelijke afspraken logisch is. In dat geval kan de fiscus de werkgever verwijten dat hij moet weten dat deze bestelauto ook privé wordt gebruikt door de werknemer. En zal de fiscus, bijvoorbeeld wanneer de werknemer insolvabel blijkt te zijn, ook bij de werkgever aankloppen.
Ongeschikt voor personenvervoer
Er zijn ook bestelauto’s die qua aard en inrichting enkel geschikt zijn voor het vervoer van goederen. Denk hierbij aan een bestelauto zonder passagiersstoel of die enorm vies is waardoor het niet mogelijk is om ook privé hiervan gebruik te maken. Voorheen was de fiscus van mening dat de aanwezigheid van een passagiersstoel voldoende was om een bijtelling toe te kunnen passen. De laatste jaren is hij echter in diverse rechtszaken hierbij in het ongelijk gesteld. De aard van de werkzaamheden, er moeten bijvoorbeeld twee personen meerijden voor het lossen en laden van goederen, kan de aanwezigheid van een passagiersstoel noodzakelijk maken. Daarmee is de bestelauto niet direct geschikt voor personenvervoer.
Uitspraak Hof Arnhem-Leeuwarden
In een recente zaak voor Hof Arnhem-Leeuwarden kwam de vraag aan de orde of een bestelauto wel of niet geschikt is voor het vervoer van personen (wederom). Hierbij gaat het om een onderneming die zich bezighoudt met de bewerking en verwerking alsmede de verkoop en levering van uien. Binnen deze onderneming wordt een bestelauto gebruikt. In de loonadministratie wordt hiervoor geen bijtelling in aanmerking genomen. Tijdens een boekenonderzoek constateert de fiscus dit. De Belastingdienst is van mening dat een bijtelling wel in aanmerking moet worden genomen. Het gevolg is een forse naheffingsaanslag loonheffing over een periode van vijf jaar. Deze aanslag van meer dan 65.000 euro wordt ook nog eens verhoogd met een boete van 25 procent.
Penetrante uiengeur
De ondernemer is het hiermee echter niet eens en stapt naar de rechter. Daar betoogt hij dat er voor de bestelauto geen bijtelling in aanmerking hoeft te worden genomen omdat er door zijn werknemers niet privé met deze auto wordt gereden. Dit blijkt uit diverse verklaringen die door zijn werknemers zijn afgelegd. Daarnaast is de bestelauto naar zijn mening nagenoeg uitsluitend geschikt voor het vervoer van goederen. Door het gebruik binnen de onderneming ruikt de bestelauto namelijk sterk naar uien. Deze penetrante lucht maakt personenvervoer in de ogen van de ondernemer onmogelijk waardoor het achterwege laten van de bijtelling terecht heeft plaatsgevonden.
Wel geschikt voor vervoer personen
De fiscus en later ook de rechter gaan echter niet mee in deze redenering. Allereerst vormen de verklaringen van de medewerkers geen bewijs dat er privé niet met de bestelauto is gereden. Hiervoor is een sluitende kilometeradministratie of een verbod op privégebruik (met controle) noodzakelijk. Ook het betoog dat de bestelauto door de uienlucht ongeschikt is voor personenvervoer vindt geen gehoor. De rechter is van mening dat met deze bestelauto personenvervoer wel degelijk mogelijk is. Dit blijkt simpelweg uit het feit dat de auto binnen de onderneming wordt gebruikt voor het vervoer van medewerkers van en naar uienvelden.
Opgelet!
Uitspraken omtrent de geschiktheid van een bestelauto voor personenvervoer zijn altijd zeer feitelijk van aard. Dit zorgt ervoor dat hieraan maar moeilijk zekerheid kan worden ontleend. Wanneer u zeker wilt weten of een bestelauto wel of niet geschikt is voor het vervoer van personen, dan zult u de Belastingdienst moeten vragen om een standpunt.
Eindheffing wisselend gebruik
Voor bestelauto’s die afwisselend worden gebruikt bestaat een bijzondere regeling. Er is hierbij geen sprake van het voorkomen van de bijtelling maar deze kan wel tegen een zeer gunstige regeling worden afgekocht. Omdat het ondoenlijk is om de bijtelling voor de berijders van afwisselend gebruikte bestelauto’s goed vast te stellen, is het mogelijk gemaakt dat de werkgever de bijtelling in de vorm van een eindheffing op zich neemt. Er kan worden volstaan met een eindheffing van 300 euro per jaar per bestelauto. De bestelauto’s mogen vervolgens onbeperkt door de werknemers privé worden gebruikt. Overigens moet het wisselende gebruik van de bestelauto’s wel voortkomen uit de bedrijfsvoering binnen de onderneming. Denk bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf waarbij verschillende soorten bestelauto’s in gebruik zijn. Afhankelijk van de klus die iedere werknemer de volgende dag gaat uitvoeren neemt hij een grotere of kleinere bestelauto mee naar huis. Wanneer iedere werknemer standaard een eigen bus mee naar huis neemt, is er geen sprake van afwisselend gebruik en kan deze regeling niet worden toegepast.
Lagere correctie
In de zaak voor Hof Arnhem-Leeuwarden kan de onderneming weliswaar niet hard maken dat de bestelauto ongeschikt is voor het vervoer van goederen maar krijgt ze wel de mogelijkheid om de eindheffing vanwege afwisselend gebruik toe te passen. De rechter is uiteindelijk namelijk wel van mening dat er in deze zaak sprake is van een bestelauto die doorlopend afwisselend wordt gebruikt. In een dergelijke situatie is het privégebruik (per medewerker) moeilijk te bepalen. Hiermee kan het gehele privégebruik van de bestelauto worden afgekocht. Zodoende wordt de naheffingsaanslag loonheffing door de rechter verlaagd naar 1.500 euro (5 jaar x 300 euro). Wel blijft de boete van 25 procent gehandhaafd maar deze wordt berekend over dit veel lagere bedrag.
Verbieden kan helpen
Als laatste ga ik in op de mogelijkheid om het privé gebruiken van een bestelauto door de werkgever te laten verbieden en zo een bijtelling te ontlopen. Voorwaarde is dat de werkgever duidelijke afspraken maakt met zijn werknemers omtrent dit verbod en de nakoming hiervan goed controleert. Uiteraard moeten de werknemers de bestelauto´s ook daadwerkelijk niet privé gebruiken. Door het instellen van een verbod waarop een sanctie staat en die bovendien goed wordt gecontroleerd, wordt het voor een werknemer onmogelijk om de auto privé te gebruiken. En daardoor kan een bijtelling achterwege blijven ondanks het ontbreken van een sluitende kilometeradministratie. Om dit te waarborgen moet de werkgever aan de volgende voorwaarden voldoen:
De werkgever legt het verbod vast in een schriftelijke afspraak en bewaart die bij de loonadministratie.
De werkgever ziet toe op de naleving van het verbod. Bij controle door de Belastingdienst moet hij het toezicht aannemelijk kunnen maken. Daarom moet hij zijn waarnemingen vastleggen en bewaren bij de loonadministratie. De werkgever kan met de Belastingdienst/team Auto (Postbus 4660, 8000 AK Zwolle) afspraken maken over de mate van toezicht en de bewaartermijn(en) van de waarnemingen. De werkgever kan toezicht op de naleving van het verbod houden door bijvoorbeeld:
- de kilometerstanden te vergelijken met de meldingen van het aantal gereden kilometers die de werkgever met de leasemaatschappij(en) is overeengekomen;
- de kilometerstanden te vergelijken met de hoeveelheid gebruikte brandstof;
- gegevens te controleren over verkeersboetes, schademeldingen of tanken buiten werktijd.
Bij overtreding van het verbod legt de werkgever een sanctie op, bijvoorbeeld:
- een geldboete die in verhouding is met de loonheffingen over het privégebruik;
- verhaal op de werknemer van de nageheven loonheffingen;
- ontslag, zoals bij herhaaldelijke problemen.
Let op!
De Belastingdienst heeft in overleg met VNO-NCW en EVO een voorbeeldafspraak voor het verbod op privégebruik gemaakt. Wanneer u deze voorbeeldafspraak gebruikt dan bent u er zeker van dat deze aan alle fiscale vereisten voldoet. U kunt de nieuwste versie downloaden via belastingdienst.nl.
Uitdrukkelijk verbod
Het opstellen en handhaven van een verbod op privégebruik blijkt in de praktijk nog wel eens mis te gaan. Veel bedrijven stellen wel een verbod in om de bijtelling te voorkomen maar verrichten vervolgens onvoldoende inspanning om dit verbod ook fiscaal te doen gelden. Zo ook in een zaak voor Rechtbank Den Haag. Deze werkgever verbood zijn werknemers uitdrukkelijk om privé gebruik te maken van hun auto van de zaak. En op basis van dit verbod werd er in de loonadministratie geen bijtelling in aanmerking genomen. Achteraf blijken de gemaakte afspraken echter onvoldoende en klopt de fiscus aan.
Alleen administratieve bepaling
Er is namelijk geen sanctie opgenomen in de overeenkomst die van kracht wordt op het moment dat de werknemer zijn zakelijke auto wel privé blijkt te gebruiken. Daarnaast vond er ook geen periodiek toezicht door de werkgever plaats. Na het overeenkomen van het verbod werd er verder geen invulling meer aan gegeven. Er werd op geen enkele wijze gecontroleerd of het opgelegde verbod ook daadwerkelijk door de werknemers werd gehonoreerd. Zodoende werd deze afspraak, mede door het ontbreken van een sanctie, puur een administratieve bepaling zonder enig effect. En dat is voor de fiscus niet voldoende. Het schriftelijk vastleggen van een verbod op privégebruik is een goed begin maar er is meer nodig om een bijtelling voor privégebruik succesvol te voorkomen.
Naheffingen
De ondernemer probeert de naheffingen nog te ontlopen door als verweer aan te voeren dat zijn werknemers zo hard werken dat ze simpelweg geen tijd hebben om de auto’s ook privé te gebruiken. Dit argument werd verder niet ondersteund door enig ander bewijs. Niet verrassend was dan ook de uitspraak van de rechter dat de naheffingsaanslagen loonheffing mochten worden gehandhaafd, inclusief een boete van 10 procent. Aangezien de bijtelling tegenwoordig via de loonheffing loopt, corrigeert de fiscus in dit geval bij de werkgever. Hij wordt dus geconfronteerd met de correctie.
Willem van Kasteren
WVK Belastingadvies
Dit artikel is verschenen in Praktijkblad Over Salaris nr. 8 van 27 mei 2016