Om dat dat uit te leggen, beginnen we met de basis: de cafetariaregeling. De cafetariaregeling is een regeling waarbij de werknemer belast loon ruilt voor onbelast loon. Hij kan bijvoorbeeld kiezen voor een beloning in natura, een onbelaste verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling in plaats van loon in geld. Zo blijft er onder aan de streep meer over.

Let op! Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld, omdat ze niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voor de werknemer heeft een cafetariaregeling 2 voordelen:

Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften;
Hij kan beter gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden.

Lees ook: Cafetariaregeling en verloonde uren

Wijziging brutoloon

Als een werknemer gebruik maakt van een cafetariaregeling, dan wijzigt zijn brutoloon. Die wijziging moet u vastleggen in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop. Een nadeel kan dan zijn dat uitkeringen en verstrekkingen waarvan de hoogte wordt bepaald door het loon in geld, lager worden. Bijvoorbeeld uitkeringen in het kader van de WW, vakantiebijslag en doorbetaald loon bij ziekte. Een goed (en verstandig) werkgever wijst de werknemer hier op. Zo voorkomt u later problemen.

Lees ook: Thuiswerkplek en -kosten vergoeden met de WKR

Gerichte vrijstelling

De werknemer kan ervoor kiezen om belast loon om te ruilen voor loon waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een vergoeding voor studiekosten. Als de werknemer kiest voor loon waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, dan moet u het belaste loon aanwijzen als eindheffingsloon. Als de vrije ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever over het meerdere 80 procent eindheffing.

Oordeel Belastingdienst

U mag een cafetariaregeling ter beoordeling aan de Belastingdienst opsturen. De fiscus keurt de regeling dan goed of af. De fiscus doet geen uitspraak over de regeling als deze bepalingen bevat die in strijd zijn met wettelijke bepalingen waarvan u niet mag afwijken, bijvoorbeeld uit de Wet op het minimumloon of het Burgerlijk Wetboek.

Voorbeeld 1. Variabele kilometervergoedingen

Een werknemer heeft recht op een 13e maanduitkering in december. Hij krijgt een vergoeding van € 0,10 per kilometer voor zijn woon-werkverkeer. Hij reist per jaar 4.280 kilometer tussen zijn woning en zijn werk.

De fiscaal toegestane vergoeding voor deze werknemer is 4.280 × € 0,19 = € 813,20, maar hij krijgt van u een vrijgestelde vergoeding van € 428. Het verschil tussen de beide vergoedingen is € 385,20.

U komt met een werknemer in maart overeen dat hij voor een bedrag van € 385,20 afziet van zijn 13e maand. In plaats daarvan krijgt de werknemer een aanvullende vergoeding voor het woon-werkverkeer van € 385,20. Deze aanvullende vergoeding hoort niet tot het loon van de werknemer. Bovendien hoort de aanvullende vergoeding tot de gerichte vrijstellingen en komt dus niet ten laste van de vrije ruimte.

Lees ook: Uitruil reiskostenvergoeding mag niet altijd doorlopen.

Cafetariaregeling en de fiets

U kunt de cafetariaregeling ook gebruiken voor een fiets. U kunt werknemers dan onder gunstige voorwaarden faciliteiten voor de fiets bieden. Als de werknemer een renteloze lening voor de aanschaf van een fiets krijgt, dan is het voordeel van deze renteloze lening geen loon voor de werknemer.

Voorbeeld 2. Aanschaf van een fiets

Een werknemer koopt een elektrische fiets van € 1.500. U zet € 1.500 van het brutoloon van de werknemer om in een vergoeding voor de aanschaf van de fiets. Deze aanschafkosten wijst u aan als eindheffingsloon. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, betaalt u daarover geen belasting. Bij een belastingtarief van 42% heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 630.

Voorbeeld 3. Combinatie aanschaf en gebruik

U verstrekt de werknemer een renteloze lening van € 1.500 om een fiets te kopen. De werknemer krijgt van u bovendien een vergoeding van € 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer. De woon-werkafstand van de werknemer is 4 kilometer. Per werkdag krijgt hij dus een vergoeding van € 1,20. De werknemer zet deze vergoeding in voor aflossing van de lening. Als de werknemer 20 dagen per maand werkt, krijgt hij maandelijks een vergoeding van € 24. De werknemer heeft de lening van € 1.500 dan na ongeveer 5 jaar terugbetaald.

De aanschaf van de fiets gaat niet ten koste van de vrije ruimte omdat er sprake is van een lening aan de werknemer die hij moet terugbetalen. De terugbetaling van de lening gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte omdat de werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometervergoeding). Het rentevoordeel is onbelast.

Lees ook: Geeft rechtspraak meer duidelijkheid over het gebruikelijkheidscriterium?

Realiteitswaarde wijziging

Werkgevers en werknemers kunnen een overeengekomen beloning wijzigen. Dit kan structureel gebeuren via een cafetariaregeling. Van een wijziging van de overeengekomen beloning is alleen sprake als de wijziging als zodanig realiteitswaarde heeft. De wijziging heeft geen realiteitswaarde als de betrokken partijen in feite geen wijziging in hun onderlinge rechtsverhouding hebben aangebracht of iets anders zijn overeengekomen. Bij de volgende voorbeelden is het uitgangspunt dat aan alle voorwaarden van de toepasselijke wettelijke bepalingen en regelingen is voldaan.

Lees ook: Noodzakelijkheidscriterium in 7 vragen en antwoorden

Voorbeeld 4. Vakbondscontributie

Een werkgever treft een structurele regeling die gebaseerd is op een cao. Op grond van deze regeling kan elke werknemer die kosten voor het lidmaatschap van een vakbond maakt elk jaar afzien van een deel van het brutoloon per maand in ruil voor een vergoeding van die kosten. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel ten laste van de vrije ruimte.

In dit geval bestaat, gelet op het structurele karakter van de regeling en de aanvullende, toekomstgerichte voorwaarden geen twijfel over de realiteitswaarde van de ruil. Een eventueel op grond van deze regeling verstrekte vergoeding van de kosten van het lidmaatschap van een vakbond kan onbelast blijven bij de werknemer.

Voorbeeld 5. Thuiswerken

Werknemers die regelmatig thuiswerken kunnen van een werkgever een vergoeding voor de inrichting van de werkruimte krijgen. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en vervolgens gebruikmaken van de gerichte vrijstelling voor vergoedingen die verband houden met een werk- of studeerruimte.

De werkgever stelt als voorwaarde dat de werknemer gedurende drie jaren afziet van een aantal verlofdagen. Hiertoe wordt de waarde van een verlofdag gesteld op een evenredig gedeelte van het brutoloon van de desbetreffende werknemer. Indien de werknemer niet langer telewerkt, of bij tussentijds ontslag, stopt de werkgever de vergoeding. De werknemer hoeft vanaf dat moment niet langer af te zien van verlofdagen.

Ook in dit geval bestaat er geen twijfel over de realiteitswaarde. Werknemers die aan de regeling deelnemen werken in feite langer, in ruil waarvoor de werkgever bereid is een kostenvergoeding toe te kennen.

Lees ook: Onbelaste verhuiskostenvergoeding bij verhuizen voor werk

Voorbeeld 6. 13e maanduitkering

Werknemers hebben recht op een 13e maanduitkering, uit te betalen in januari. In de loop van het jaar daaraan voorafgaand wordt na overleg met de ondernemingsraad overeengekomen, dat een werknemer geheel of gedeeltelijk kan afzien van de 13e maanduitkering en in plaats daarvan kan kiezen voor een aanvullende reiskostenvergoeding. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en vervolgens gebruikmaken van de gerichte vrijstelling voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking.

Als het brutobedrag van de 13e maanduitkering van de individuele werknemer ontoereikend is om de maximale gerichte vrijstelling voor vervoer te benutten kan de werknemer daarnaast nog afzien van een deel van het brutoloon per maand gedurende de resterende maanden van het jaar. De werkgever legt dit vast in een cafetariaregeling. Als een werknemer deelneemt komen de werkgever en werknemer een aanvulling op de arbeidsovereenkomst overeen.

In dit geval bestaat, gelet op het structurele karakter van de regeling en de aanvullende, toekomstgerichte voorwaarden, geen twijfel over de realiteitswaarde van de ruil.

Lees ook: Reiskostenvergoedingen in de salarisadministratie

Wat is het Individueel Keuzebudget (IKB)?

Het Individueel Keuzebudget (IKB) geeft werknemers de mogelijkheid om een deel van hun aanspraken in loon of in vrije tijd uit te laten keren. Sommige organisaties geven de medewerker naast het IKB ook de mogelijkheid om zelf de inzet van hun opleidings- en loopbaanbudget te bepalen. In de praktijk gaat het om 16,3 procent (gemeenten) tot 18 procent (welzijnsorganisaties) van het totale salaris.

IKB Bronnen

Het persoonlijk budget wordt in de praktijk meestal gevormd door de volgende bronnen:

Vakantietoeslag;
procentuele eindejaarsuitkering
werkgeversbijdrage levensloop
bovenwettelijk verlof

IKB Doelen

De volgende bronnen worden naar keuze ingezet voor het persoonlijk budget:

Verlof kopen;
doorstorten in levenslooptegoed;
inkoop extra pensioen;
onbelaste opleiding/training;
maandelijkse en/of eenmalige uitbetaling.

IKB vaak naast cafetariaregeling

De uitwerking van het IKB kan per organisatie verschillen. Naast het IKB blijft meestal de cafetariaregeling voor de uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden – zoals de verkoop van het saldo bovenwettelijk verlof voor salaris – bestaan.

Het IKB biedt ook de mogelijkheid om fiscaal aantrekkelijke bestedingsdoelen vast te stellen in het kader van de cafetariaregeling. Bijvoorbeeld: een opname uit IKB kan worden omgezet in een netto afdracht van de vakbondscontributie.