Om uit te leggen welke zaken vergoed kunnen worden, moeten we even terug naar 2 basisregels: de WKR en de Arbowet. Arbovoorzieningen, dat zijn de materialen die nodig zijn om te voldoen aan de Arbowet, zijn een gerichte vrijstelling onder de WKR. Dat betekent dat deze zaken vergoed mogen worden zonder dat de werknemer er belasting over betaalt. Belangrijke voorwaarde is wel dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt. De andere belangrijke gerichte vrijstelling is die voor gereedschap. Gereedschap is hier een hele brede term, het is meer dan hamers en schroevendraaiers. Ook computers, mobiele telefoons en andere apparatuur zijn een gerichte vrijstelling als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Werkgevers zijn financieel verantwoordelijk voor deze voorziening. Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening en dit voordeel hoeft de werkgever niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als een werknemer mag kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. Voor zaken die een gerichte vrijstelling onder de WKR zijn kunnen hierdoor echter niet langer als zodanig worden aangemerkt.

Lees ook: Belastingdienst bevestigt: eigen bijdrage bij internetvergoeding mag

Het noodzakelijkheidscriterium

Of gereedschap voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium hangt af van 3 factoren:

De voorziening is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
De werkgever betaalt de voorziening en berekent de kosten niet door aan de werknemer.
De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Let op! Een ergonomisch bureau of verstelbare bureaustoel zijn geen gereedschap maar een arbovoorziening. De makkelijkste manier om het onderscheid tussen een arbovoorziening en gereedschap te vinden is door na te gaan of het materiaal wordt gebruikt om iets te maken (gereedschap) of niet (arbovoorziening).

Vaste thuiswerkvergoeding

Afhankelijk van de kwaliteit van de woning en keuzes als consument liggen de extra kosten per thuiswerkdag op ongeveer 2 euro per dag. Anderen komen eerder op 4 euro per dag. Deze kosten worden gemaakt voor alles van koffie/thee tot water-, gas- en elektriciteitsverbruik, maar ook wc-papier en afschrijvingen op eigen materialen zoals bureau en stoel. Werkgevers kunnen deze kosten vergoeden met een vaste vergoeding. Deze vergoeding moet worden aangewezen als eindheffingsloon. De vaste vergoeding komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.

Meer leren over de WKR en thuiswerkvergoedingen? Kom naar de WKR-praktijkdag!

Kosten internet- en telefoonabonnement

Een werknemer werkt thuis. Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dit kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.

Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Lees ook: Reiskostenvergoeding: Maximaal 2 thuiswerkdagen bij fulltime dienstverband

Beeldscherm thuis post-corona

Een van uw werknemers koopt een beeldscherm van 300 euro zodat hij beter thuis kan werken tijdens de coronacrisis. U vergoedt deze aankoop. Uw werknemer werkt vervolgens tijdens de crisis thuis om daarna weer gedeeltelijk weer op kantoor werken. Maar hij spreekt met u af dat hij ook gedeeltelijk blijft thuiswerken. U stemt daarmee in omdat u overtuigd bent geraakt van het nut van thuiswerken. Naar uw redelijke oordeel blijft het beeldscherm ook na de coronacrisis noodzakelijk. De vergoeding hiervoor telt dus nog steeds niet mee voor het belastbare loon van uw werknemer.

Lees ook: Arbobesluit aangepast wegens corona

Vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur

Alle werknemers ontvangen een vergoeding van 500 euro voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Zonder factuur komt de vergoeding van 500 euro ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.

Internet in 3-in-1-pakket

Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). De werkgever moet vervolgens bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert hij bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling. Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

Bron: Handboek Loonheffingen 2021/ cmweb.nl