Het voorstelde track & trace systeem moet alle ingezonden brieven en stukken voorzien van een uniek nummer waarmee gevolgd kan worden op welke afdeling en/of bij welke persoon een brief of stuk in behandeling is. Zo kunnen stukken niet meer kwijt raken en blijven vragen minder lang onbeantwoord. De VVD vond het een goed idee en ook de beroepsgroepen staan te juichen.

Het probleem

‘Sommige fiscale zaken moeten volgens de wet worden voorgelegd aan de Belastingdienst. Als er dan geen antwoord komt, wil de belastingplichtige toch verder met zijn of haar business’, zo legt Booij uit in het FD. Dat is met name frustrerend als de stukken op aanvraag van de fiscus zelf worden toegestuurd. Hij zoet dit probleem vooral bij ondernemers zonder vast aanspreekpunt bij de fiscus. In zo’n geval moet de administratie de stukken opnieuw toesturen, nabellen om er achter te komen wie de zaak behandelt en regelmatig de status checken. Maar zelfs als de betrokken werknemers alles goed doen, blijft veel onduidelijk. De Belastingdienst weet vaak zelf ook niet wie de zaak behandelt en de status van een document is lange tijd onduidelijk. Dat wordt problematisch als de zaak urgent is, ‘bijvoorbeeld vanwege termijnen die uit de wet voortvloeien’.

Lees ook: Geen boete bij fout invullen aangifte door verkeerde info Belastingtelefoon

De oplossing

Booij stelt voor om voortaan alle correspondentie te verzenden aan bijvoorbeeld één e-mailadres of via een speciaal ingericht formulier. In elk geval niet meer via de post. Die vragen, verzoeken en stukken worden vervolgens automatisch geregistreerd en voorzien van een registratie nummer, waarvan de inzender direct een bevestiging krijgt. Het idee is gebaseerd op de vorm die veel online winkels en klantenservices hanteren. Op basis van het unieke registratienummer kan vervolgens in een database worden gekeken wat de status van het ingezonden stuk is, wie het in behandeling heeft (of waar het binnen de organisatie ligt) en wie de contactpersoon is. kortom: een track en trace voor brieven aan de Belastingdienst. Dit systeem voorkomt discussie over de (tijdige) inzending van het stuk en geeft de ondernemer veel meer zekerheid, zonder dat daarvoor een werknemer van de Belastingdienst noodzakelijk is.

Lees ook: Belastingtelefoon neemt maatregelen voor betere dienstverlening

Vragen van de VVD

Kamerlid namens de VVD, Helma Lodders, ziet het plan van Booij ook wel zitten. Zij stelde dan ook Kamervragen aan staatssecretaris Vijlbrief. Zo vroeg zij of hij de problemen die Booij (en andere ondernemers en fiscalisten) omschrijven herkent en of hij erkent dat er onnodig veel tijd in dit soort vragen gaat zitten. Ze vraagt de staatssecretaris ook of hij wel eens heeft overwogen een dergelijk track & trace systeem op te zetten voor de Belastingdienst en of hij eventueel eens wil kijken naar die mogelijkheid. In het FD geeft Booij aan dat zijn relaties binnen de Belastingdienst terughoudend reageren. Die reactie verwacht hij ook van de staatssecretaris. Er zijn praktische en juridische bezwaren die eerst moeten worden opgelost. Het Register Belastingadviseurs verwacht dat op korte termijn aan de bereikbaarheid zal worden gewerkt. Mogelijk wordt daar ook het voorgestelde volgsysteem in meegenomen.

Bronnen: