Het betreft de volgende zaken:

Ter beschikking stellen
Auto tijdelijk niet gebruikt
500 km-grens
Bewijslast
Verklaring geen privégebruik auto
Wisselen van auto in de loop van het jaar
Eigen bijdrage werknemer
Brandstof en/of tolkosten in het buitenland

Maar laten we bij het begin beginnen. Hoe zit het precies met het bijtellingspercentage dat u moet berekenen omdat de werknemer de auto van de zaak ook privé gebruikt?

Privégebruik auto

Het privégebruik van de auto wordt aangemerkt als loon in natura. Dit betekent dat de werkgever verantwoordelijk is voor de fiscale bijtelling bij de werknemer. Het percentage van bijtellen waarover de belasting moet worden berekend is afhankelijk van hoe milieu(on)vriendelijk de auto is. Daarbij zijn de aandrijving en leeftijd van de auto bepalend. Voor elektrische auto’s geldt bovendien een cap voor de waarde van de auto. In de basis geldt een percentage van 25 procent of 22 procent, waarop een aantal kortingen mogelijk zijn. De salarisadministrateur moet de loonheffing berekenen, inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Als de werknemer minder verdient dan de maximumgrondslag voor de werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet, moet de werkgever over de fiscale bijtelling ook de premies en werkgeversbijdrage Zvw berekenen.

Bijtelling vanaf 2021

De klimaatwet heeft bepaald dat de bijtelling voor elektrische auto’s in 2021 van 8 naar 12 procent over de eerste 40.000 euro gaat. Voor auto’s met CO2-uitstoot veranderde in 2021 niets.

TIP! Alles over reiskostenvergoedingen leest u in het whitepaper reiskosten

Veel voorkomende zaken in de praktijk

Hierna schenken we aandacht aan een aantal zaken die regelmatig onderwerp van discussie zijn in de praktijk.

1 Ter beschikking stellen

Als een werknemer een auto van de werkgever mag gebruiken, is er sprake van ter beschikking stellen van een auto vanwege de dienstbetrekking. Het maakt niet uit om wat voor doeleinden of voor welke periode de auto ter beschikking is gesteld.

2 Auto tijdelijk niet gebruikt

Alleen als een werknemer de ter beschikking gestelde auto (tijdelijk) inlevert bij de werkgever en de sleutels en papieren aan de werkgever geeft, staat de auto niet ter beschikking en kan de bijtelling over die periode achterwege blijven. De werkgever moet administreren dat de auto is ingeleverd.

Lees ook: Zieke werknemer moet auto van de zaak inleveren

3 500 km-grens

Als de auto op jaarbasis bezien aantoonbaar voor minder dan 500 km voor privé wordt gebruikt, kan de bijtelling achterwege blijven. Belangrijk aspect hierbij is dat de grens wordt bepaald op jaarbasis. Krijgt een werknemer dus pas vanaf augustus een auto van de zaak tot zijn beschikking, dan mag het privégebruik in dat jaar niet meer zijn dan 5/12 × 500 km = 208 km.

Lees ook: Belastingdienst beantwoordt veelgestelde corona-vragen rond privégebruik lease-auto

4 Bewijslast

In eerste instantie ligt de bewijslast dat de auto voor niet meer dan 500 km privé is gebruikt bij de werkgever. U doet een uitzondering op het loonbegrip dus ligt bij u de bewijslast. U moet dan aan de hand van een rittenregistratie aantonen dat de auto niet voor privé is gebruikt. U kunt de bewijslast verschuiven naar de werknemer door deze een ‘verklaring geen privégebruik’ te laten aanvragen.

Lees ook: Eindejaarstip: Voorkom bijtelling bestelauto’s voor personeel

5 Verklaring geen privégebruik auto

Als een werknemer de auto niet voor privé zegt te gebruiken, is het verstandig hem een verklaring geen privégebruik auto te laten aanvragen via de site van de Belastingdienst. Pas als u de verklaring heeft, kunt u de bijtelling achterwege laten.

De werknemer moet als hij zo’n verklaring heeft zelf kunnen aantonen dat hij de auto niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis voor privé gebruikt en is daarvoor ook zelf verantwoordelijk. Een eventuele naheffing, als blijkt dat de auto wel voor privé is gebruikt, wordt dan opgelegd aan de werknemer. Dit geldt ook voor de premies werknemersverzekeringen en eventuele inkomensafhankelijke bijdrage Zvw als het loon van de werknemer niet boven het maximum(bijdrage)loon komt. Het is dus voor de werknemer aan te bevelen wel een rittenadministratie bij te houden en deze goed te bewaren.

En wat als situatie wijzigt?

Als de situatie wijzigt – de werknemer gaat de auto wel privé gebruiken –, is de werknemer verplicht zelf de Belastingdienst op de hoogte te stellen. De Belastingdienst zal de verklaring intrekken en u als werkgever informeren. Als er over het verleden betaald moet worden, ontvangt de werknemer een naheffing.

Krijgt de werknemer een nieuwe auto? Ook dan moet hij de Belastingdienst informeren. De ‘verklaring geen privégebruik’ wordt dan aangepast.

6 Wisselen van auto in de loop van het jaar

Als een werknemer een nieuwe auto krijgt, dan ontstaat er geen nieuwe grens van 500 km. Vaak komt het voor dat een werknemer besluit om de nieuwe auto van de zaak, die hij in de loop van het jaar krijgt, niet voor privé te gebruiken.

Verklaring geen privégebruik niet in lopende jaar

Als voor de voorgaande maanden niet aangetoond kan worden dat de vorige auto niet voor privé is gebruikt, heeft het aanvragen van een ‘verklaring geen privégebruik’ geen zin voor het lopende jaar. Voor dit jaar kan immers niet aangetoond worden dat de auto’s die ter beschikking hebben gestaan in totaal voor niet meer dan 500 km voor privé zijn gebruikt.

Een ‘verklaring geen privégebruik’ kan pas ingaan per 1 januari van het nieuwe jaar.

7 Eigen bijdrage werknemer

Als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt, verlaagt deze bijdrage de bijtelling. In 2010 bevestigde de Hoge Raad nogmaals dat de eigen bijdrage alleen van de bijtelling mocht worden afgetrokken als deze echt benoemd is als bijdrage wegens privégebruik. Betaalt de werknemer een hogere bijdrage omdat hij in een duurdere leaseauto rijdt? Dan is de bijdrage niet alleen voor het privégebruik, maar ook voor het zakelijke gebruik van de auto.

Zorgvuldig formuleren en vastleggen

De eigen bijdrage moet daarom worden gesplitst en omgerekend naar zakelijk en privégebruik. U mag dan alleen het privédeel aftrekken. Is echter in de berijdersovereenkomst vastgelegd dat de werknemer als hij een duurdere auto wil rijden een hogere bijdrage voor privégebruik moet betalen, dan is de gehele bijdrage aftrekbaar van de bijtelling. Het is dus een kwestie van goed en zorgvuldig formuleren en vastleggen.

Lees ook: Leaseregeling poolauto onduidelijk – geen eigen bijdrage voor werknemer

8 Brandstof en/of tolkosten in het buitenland

Als een werknemer brandstof- of tolkosten in het buitenland – bijvoorbeeld tijdens vakantie – voor eigen rekening moet nemen, is dit geen bijdrage voor privégebruik. De kosten zijn immers niet aan de werkgever betaald.

Wel is mogelijk dat de werkgever de kosten voor de brandstof vergoedt aan de werknemer en vervolgens inhoudt als bijdrage wegens privégebruik. U moet dat dan wel hebben vastgelegd in een (auto)regeling. De inhouding wegens privégebruik kan in mindering op de bijtelling worden gebracht waardoor de werknemer per saldo niet meer de volledige brandstofkosten voor zijn rekening krijgt.