In de beleidsregels staat wat werkgevers, casemanagers, bedrijfsartsen en re-integratiebedrijven mogen verwerken over de gezondheid van (zieke) werknemers. Vooral belangrijk is dat een werkgever niet zelf mag vragen naar de arbeidsmogelijkheden of beperkingen omdat daarmee te gemakkelijk medische gegevens zijn te achterhalen. De enige die dit wel mag uitvragen is de bedrijfsarts. Toch weten veel werkgevers nog steeds niet goed wat nu wel en niet mag. SalarisNet zet de hoofdlijnen op een rij. Overtreedt u deze regels? Dan kan de AP handhavende maatregelen opleggen. De dwangsom van het AP kan oplopen tot enkele tonnen of 10 procent van de totale omzet.

Wat mag een werkgever vragen?

Een werkgever mag als een werknemer zich ziek meldt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
de vermoedelijke duur van het verzuim;
de lopende afspraken en werkzaamheden;
of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling);
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is, in verband met het verhalen van loonkosten op deze derde (regresmogelijkheid).

Dit is alles wat de werkgever mag vragen! Er staat bovendien heel expliciet in de beleidsregel dat de werkgever niet naar de aard en/of de oorzaak van de ziekte mag vragen en zelfs ook niet naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. De werkgever mag nog wel vragen naar de lopende afspraken en werkzaamheden.

Sfeer van praten

De beroepsvereniging voor de bedrijfsartsen (de NVAB) benoemt vindt wel dat werkgever en werknemer samen een sfeer moeten creëren dat er nog wel over specifieke arbeidstaken of deeltaken gesproken kan worden. Maar is wel een voorwaarde aan verbonden: een werknemer geeft zelf spontaan aan dat hij dat wil. Het mag niet ontstaan als reactie op een vragenvuur van de werkgever. Let op! Een werknemer kan zich immers al snel, gezien de arbeidsrelatie, onder druk gezet voelen om meer te gaan vertellen dan hem of haar lief is.

Uitzondering

Mocht de werknemer meer informatie verstrekken, bijvoorbeeld over zijn ziekte of beperking, dan mag u deze gegevens niet registreren of doorgeven aan de arbodienst. Ook niet als deze gegevens vrijwillig door de werknemer zijn verstrekt. Het noodzakelijkheidsvereiste geldt namelijk ook wanneer gegevens over de gezondheid vrijwillig aan de werkgever zijn verstrekt. In een enkel geval kan het echter wel noodzakelijk zijn om vrijwillig verstrekte gegevens over de gezondheid in de administratie op te nemen, bijvoorbeeld als een werknemer in ernstige mate last heeft van suikerziekte of epilepsie en dit zelf of via de bedrijfsarts heeft aangegeven bij de werkgever. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de directe collega’s van de zieke werknemer op de hoogte zijn van de ziekte en wat zij in geval van nood moeten doen. De werkgever dient hierbij uiterste discretie te betrachten.

Welke gegevens moet arbodienst of bedrijfsarts verzamelen?

Relevante medische en sociale gegevens die nodig zijn om een goed oordeel te kunnen vormen over de arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie.
Medische gegevens over de werknemer van de behandelend arts, mits de werknemer daarvoor schriftelijk toestemming geeft.

Welke gegevens mogen gedeeld worden door arbodienst of bedrijfsarts?

Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie:

de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
de verwachte duur van het verzuim;
de mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Welke gegevens mag de werkgever vastleggen?

Gegevens die hij heeft gekregen van de bedrijfsarts of arbodienst;
Gegevens over hoe vaak en lang een werknemer ziek is en behoeve van de loondoorbetaling en het maken van verzuimoverzichten;
Alleen in uitzonderlijke situaties gegevens over de gezondheid van de werknemer. Bijvoorbeeld als het belangrijk is dat zijn collega’s passend kunnen reageren bij een epileptische aanval of suikerziekte.

Welke gegevens mag de werkgever niet vragen en/of vastleggen?

(Spontaan vertelde) oorzaak van het verzuim;
Eigen waarnemingen over de gezondheidstoestand van de werknemer;
Informatie over therapieën;
Afspraken met artsen, therapeuten of begeleiders;
Problemen uit het verleden of uit de privésfeer.

Ook geen gegevens delen met toestemming

Veel partijen verstrekken nog gegevens aan een werkgever met het argument dat de werknemer daar zelf toestemming voor gegeven heeft. Het AP zegt hierover:

betrokkene moet in vrijheid zijn wil kunnen uiten zonder dat aan het weigeren of intrekken van toestemming negatieve consequenties verbonden zijn. Er moet sprake zijn van ‘informed consent’, de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking moet de betrokkene voldoende en begrijpelijk informeren over de verschillende aspecten van de gegevensverwerking die voor hem van belang zijn.

Verder geldt dat wanneer de verantwoordelijke de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene moet krijgen, de betrokkene expliciet zijn wil moet hebben geuit. Een stilzwijgende of impliciete toestemming is onvoldoende: de betrokkene dient in woord, schrift of gedrag uitdrukking te hebben gegeven aan zijn wil toestemming te verlenen voor de hem betreffende gegevensverwerking.

Het AP benoemt dat met het gebruik van toestemming van de werknemer in een arbeidsrelatie bijzonder terughoudend moet worden omgegaan. Gelet op de gezagsverhouding valt niet uit te sluiten dat een werknemer onder druk van de relatie waarin hij staat tot de werkgever zich gedwongen voelt toestemming te verlenen, zodat er geen sprake is van een vrije wilsuiting. Er zal daarom in de relatie werkgever-werknemer niet snel sprake zijn van een toestemming die in vrijheid is geuit.

En hoe nu verder?

In plaats van de bedrijfsarts zo ver mogelijk naar achteren door te schuiven, moet de bedrijfsarts veel verder naar voren worden gehaald. Zeker wanneer de prognose is dat de werknemer langer dan 2 weken ziek is. Hoe moeten we dit alles plaatsen in een tijd waarbij goede bedrijfsartsen schaars zijn? In toenemende mate zullen bedrijfsartsen taken gaan delegeren naar zogenoemde casemanagers taakdelegatie die onder auspiciën van de bedrijfsarts werken. Als dit op een verantwoorde manier gebeurt, met goed opgeleide casemanagers taakdelegatie kan de continuïteit van een adequate verzuimbegeleiding worden geborgd.

Auteur: Marjol Nikkels-Agema, directeur CS Opleidingen BV