In de matrix kunt u direct aflezen welke soort van functionaliteit ondersteund wordt door de in kaart gebrachte softwaresystemen. Het betreft salaris- en HRM-software van meer dan 40 leveranciers waaronder ADP, AFAS, Raet en Visma.

De tijd dat salarissoftware volledig autonoom draaide op een lokale computer is inmiddels voltooid verleden tijd. Zo is er om te beginnen de elektronische loonaangifte richting Belastingdienst.

Het huidige tijdperk van cloud computing maakt ook het opvragen van loonstroken door werknemers via een smartphone gebruikelijk.

Moderne technieken bieden oneindige mogelijkheid op het gebied van data-analyse. In relatie tot de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is beveiliging van persoonsgegevens is van belang.

Cloud computing

‘Cloud computing’ staat voor “het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens”.

Cloud computing kan onderverdeeld worden in:

SAAS: ‘Software as a Service’. Het model waarbij alles is ondergebracht op een (web)server bij de aanbieders van
internetboekhouden.
PAAS; ‘Plaform as a Service’; extra diensten, gerelateerd aan de infrastructuur die SAAS-aanbieders gebruiken. Ook het ontwikkelplatform, en daarmee de te gebruiken technologie, wordt dan door de platformleverancier bepaald.
IAAS; staat voor ‘Infrastructureas a Service’; de hardwarecomponenten, zoals servers,netwerken en opslagcapaciteit. Aangeboden via integratie of virtualisatie.

Steeds meer salaris- en HRM-software wordt ontwikkeld en/of aangevuld om via het model van cloud computing te gebruiken.

Mobile computing

In aansluiting op cloud computing is Mobile computing het ontsluiten van software op een smartphone of een tablet PC. Steeds meer leveranciers van salaris- en HRM-software leveren ‘apps’ (programma’s die speciaal zijn ontworpen voor mobile computing) als aanvullende diensten op hun softwarepakketten. Het meest bekend is ongetwijfeld het raadplegen van loonstroken door werknemers via een smartphone.

Employee Self Service (ESS)

Employee Self Service (ESS) betreft de mogelijkheid om werknemers via internet online salaris- en HRM-functies beschikbaar te stellen. Zoals het online doorgeven van een adreswijziging door een medewerker. Een mutatie moet dan ook automatisch, na te zijn geautoriseerd, bijgewerkt worden in het onderliggende HRM- of salarissysteem.

Bij ESS moet aan het volgende gedacht worden:

Persoonlijke gegevens muteren;
Raadplegen (eigen) dossiers;
Verlofregistratie;
Urenregistratie en declaraties;
Ziekteverzuim- en betermeldingen;
Gegevens collega’s raadplegen.

Management Self Service (MSS)

Het online beschikbaar stellen van informatie, zoals salarisstroken en jaaropgaves kan als basisfunctionaliteit van ESS worden beschouwd. Als dergelijke functies beschikbaar worden gesteld aan de werkgever wordt gesproken over Management Self Service (MSS).

AVG en dataportabiliteit

De AVG voegt een nieuw recht toe voor personen: het recht op dataportabiliteit. Oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Dit laatste geeft betrokkenen het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Dat gaat dus duidelijk verder dan alleen maar inzien.

Op wat voor manier houdt uw (salaris)software rekening met dataportabiliteit in relatie tot de AVG; met name om salarisgegevens van personen digitaal door te geven voor persoonlijk gebruik en/of om door te geven aan een andere organisatie (bijvoorbeeld voor overzetten naar andere salarissoftware)?

Zo’n 15 leveranciers hebben (medio 2017) antwoord gegeven op deze vraag, zoals:

“Onze software voorziet in de mogelijkheid van het onttrekken van alle informatie van geregistreerde personen”.
“Medewerkers kunnen toegang krijgen tot hun gegevens via ESS (Employee Self Service)”.
“Wij zijn in staat om de salarisgegevens van personen digitaal ge-encrypt door te geven aan een andere organisatie”.
“De gegevens kunnen via het loonaangiftebestand, dat ook naar de Belastingdienst verstuurd wordt, naar een andere salarispakket doorgegeven worden”.

In de toekomst zal duidelijk worden welke mogelijkheden gebruikt worden in de praktijk en effectief zijn.

Relatie met andere software

Naast zelfstandige toepassingen voor enerzijds de salarisadministratie en anderzijds HRM zijn er de afgelopen jaren steeds meer geïntegreerde salaris- en HRM-systemen op de markt gekomen.

1 Boekhouden

Van oudsher is er een relatie tussen de salarisadministratie en de boekhouding. Het gaat dan om de journaalpost op basis van de loonverdeelstaat, al dan niet uitgesplitst naar bijvoorbeeld kostenplaatsen. In de praktijk zijn er regelmatig koppelingen tot stand gebracht tussen bepaalde salaris- en boekhoudsoftware, zodat betreffende journaalpost automatisch geboekt wordt.

Wat betreft de ‘werkkostenregeling’ is de meest ideale situatie genoemd als deze regeling ondersteund wordt door zowel de boekhouding als de salarisadministratie.

2 ERP

ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’ en bestaat uit functies als: boekhouding, inkoop, verkoop, planning, productie, urenregistratie, salaris- en HRM

Beschikbare software

Om een zo compleet mogelijk beeld te geven van standaard software op het gebied van salaris- en HRM-software en de aangeboden functionaliteit en eigenschappen is achtereenvolgens in kaart gebracht.

Een overzicht van functionaliteit en eigenschappen waarop salaris- en HRM-software geselecteerd kan worden.
Een softwarematrix waarin u direct kunt aflezen welke soort van functionaliteit ondersteund wordt door de in kaart gebrachte softwaresystemen.
Een uitgebreide specificatie per aangeboden softwaresysteem. Naast opgave van functionaliteit en eigenschappen is leveranciers de ruimte geboden een nadere toelichting van de software op te geven.

Lees meer over Gids Salaris- en HRM-software 2017/2018 of vraag gids aan op sofwarepakketten.nl