U moet de vergoeding dan wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in de administratie op te nemen als eindheffingsloon. Het maakt geen verschil of de werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon- werkverkeer of ander zakelijk verkeer.

Het maakt niet uit met welk privévervoermiddel de werknemer reist. Als de werknemer bijvoorbeeld 8 kilometer van zijn werk woont en dagelijks met zijn fiets of bromfiets naar het werk reist, mag de werkgever maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.

Woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers

Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Onder woon-werkverkeer vallen ook de kilometers die de werknemer in de loop van een werkdag rijdt tussen de plek van het werk en zijn woning, bijvoorbeeld de kilometers om thuis te lunchen.

De onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geldt niet voor:

uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers, bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen.
een vergoeding voor (delen van) reizen waarvoor de werkgever voor vervoer zorgt.

Vaste vergoeding

De werkgever mag onder voorwaarden de werknemer een vaste, onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist.

De hoogte van de vaste vergoeding kunt u baseren op het aantal keren in een jaar dat de werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen.

Twee methodes

U moet de vergoeding aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken. Voor het bepalen van de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding kunt u kiezen uit 2 methodes.

Methode 1. Naar vaste plek tenminste 36 weken per jaar

Een werknemer reist bij deze methode in een jaar vermoedelijk in minstens 36 weken voor zijn werk naar een vaste plek. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding gaat u uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof.

Als u aannemelijk kunt maken dat het aantal dagen van 214 hoger is (ten minste 25 procent), mag u uitgaan van het hogere aantal dagen.

Het aantal werkdagen vermenigvuldigt u met het totale aantal kilometers per dag.

Het totale aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldigt u met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19.

Voor de vaste vergoeding per maand of per week deelt u de uitkomst door 12 of 52.

U moet deze methode naar evenredigheid toepassen voor werknemers die maar een aantal dagen per week naar een vaste plek reizen, bijvoorbeeld door deeltijd.

Nacalculatie

Bij een enkele reisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning of verblijfplaats naar een vaste plek voor het werk, is nacalculatie verplicht. Hierbij moet u vaststellen of de vaste kostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal maximaal € 0,19 per kilometer. Variabele kilometervergoedingen kunt u daarbij eventueel salderen.

Een bovenmatig deel van de vergoeding moet u tot het loon rekenen of moet de werknemer aan u terugbetalen. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

De nacalculatie doet u aan het einde van het kalenderjaar, of in het loontijdvak na de maand waarin de dienstbetrekking eindigt, als dat tijdens het kalenderjaar gebeurt. Een vaste kostenvergoeding met nacalculatie mag ook voor regelmatige reizen naar andere plekken dan de vaste plek waar hij werkt.

Methode 2. Niet altijd naar vaste plek

Als de werknemer niet altijd naar een vaste plek reist voor zijn werk, mag u de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een ruimere methode vaststellen.

Uitgangspunten

Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:

De werkgever geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.
U gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder meer rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek. Hierdoor kan de werknemer die op 5 dagen of meer per week werkt, tot 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Naar evenredigheid toepassen

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week.
De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
De reisafstand voor de werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
De werkgever stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Bron: Handboek Loonheffingen 2017