Bedrijven en organisaties die personeel in dienst nemen, zijn verplicht om een loonadministratie te voeren. Die verplichting komt voort uit de fiscale en sociale zekerheidswetgeving.

Gegevens aanleveren over werknemers

Daarnaast moeten werkgevers vaak ook gegevens over hun personeel aanleveren bij pensioenfondsen en fondsen die voortkomen uit de cao. Het kan dan gaan om zowel financiële gegevens zoals loon en overwerkloon als persoonsgegevens zoals geboortedatum, naam en BSN.

Met behulp van de loonadministratie kan een bedrijf berekenen hoeveel nettoloon er uiteindelijk aan de werknemer(s) moet worden betaald. Uiteraard volgens strikte regels die door de wetgever, cao of het pensioenfonds zijn opgelegd.

De loonadministratie helpt het bedrijf om aan alle verplichtingen te kunnen voldoen die diverse instanties opleggen. De belangrijkste uitvrager van gegevens is de Belastingdienst.

Iedere maand of 4 weken moet een werkgever opgave doen van gegevens die voor de belastingheffing van belang zijn. Te denken valt dan aan uitbetaald loon en ingehouden loonheffing. De door een werkgever opgestelde loonaangifte is daarnaast de bron voor alle werknemersgegevens die in de door het UWV beheerde polisadministratie worden vastgelegd. Een werkgever moet per periode een flink aantal gegevens aanleveren die van belang (kunnen) zijn voor het vaststellen van het recht, de duur en de hoogte van een eventuele uitkering.

Naast het aanleveren van gegevens aan de overheid fungeert de loonadministratie natuurlijk ook als een bron van managementinformatie die voor het bedrijf van belang kan zijn.

Ten slotte worden steeds meer subsidieregelingen ingevoerd die via de loonadministratie te gelde moeten worden gemaakt. Denk aan premiekortingen om personen aan het werk te krijgen en te houden en aan afdrachtverminderingen die gelden als werknemers tijd besteden aan innovatief werk.

Al met al kunnen we dus zeggen dat de loonadministratie een belangrijke rol speelt binnen ieder bedrijf.

Loonheffingen

Een van de taken van de loonadministratie is het berekenen van de in te houden en de af te dragen loonheffingen. Onder loonheffingen verstaan we het volgende:

– Loonheffing; een gecombineerde heffing van loonbelasting en premies volksverzekeringen;

– Premies werknemersverzekeringen;

– Werkgeversheffing Zorgverzekeringswet;

– Werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (indien van toepassing).

Begrippen aangifte doen en betalen

Om meer inzicht te krijgen in het proces van aangifte doen en betalen, is het goed om de volgende begrippen te kennen.

Loontijdvak

De werkgever bepaalt het loontijdvak. De Belastingdienst heeft hier geen invloed op. Het loontijdvak is het tijdvak waarover de werkgever zijn werknemer(s) verloont. Meestal wordt dit in de arbeidsovereenkomst genoemd. U spreekt een loon per maand, per week of per uur af.

Aangiftetijdvak

Dit is het tijdvak waarover u aangifte moet doen. De Belastingdienst bepaalt het aangiftetijdvak. In de meeste gevallen doet u aangifte over een tijdvak van een maand of over een tijdvak van 4 weken. Er bestaan ook aangiftetijdvakken van 6 maanden en een jaar. Alle verloningen die u in het betreffende tijdvak heeft gedaan, neemt u op in de aangifte over dat tijdvak. Let goed op of de Belastingdienst u een juist aangiftetijdvak heeft toebedeeld. Hebt u een loontijdvak van een maand, dan is het niet praktisch als u per 4 weken aangifte moet doen.

U kunt de Belastingdienst na ontvangst van de aangiftebrief voor het komend jaar verzoeken om een ander aangiftetijdvak. Bent u te laat, dan zit u het hele jaar vast aan dat tijdvak.

Aangiftetermijn

Dit is de termijn die u wordt gegeven om de aangifte in te dienen. Deze termijn is altijd een maand. De aangifte over september moet dus voor 1 november bij de Belastingdienst binnen zijn en betaald zijn.

Aangifte loonheffingen doen

Een inhoudingsplichtige is verplicht om elektronisch aangifte loonheffingen te doen. U moet op tijd aangifte doen en de loonheffingen op tijd betalen.

U krijgt van de Belastingdienst vóór het begin van het kalenderjaar, meestal in november van het voorafgaande kalenderjaar, een ‘Aangiftebrief loonheffingen’.

Aangiftetijdvakken

In de aangiftebrief staat over welke aangiftetijdvakken van het komende jaar u aangifte moet doen en wat daarvan de uiterste aangifte- en betaaldata zijn. Op de achterkant van de ‘Aangiftebrief loonheffingen 2017’ staan de betalingskenmerken van de aangiftetijdvakken.

Als u zich in de loop van het jaar aanmeldt als werkgever, krijgt u de aangiftebrief na aanmelding.

Zie ook het bericht Aangifte loonheffingen 2017: tijdvakcodes, aangifte- en betaaldata

Aangifte loonheffingen 2017: tijdvakcodes, aangifte- en betaaldata

Gegevensspecificaties

De Belastingdienst stelt specificaties vast waaraan de aangifte die u verzendt, moet voldoen. Deze specificaties zijn zowel inhoudelijk als technisch. De aangifte die u met het aangifteprogramma van de Belastingdienst verzendt, voldoet aan de specificaties. Ontwikkelaars van salarissoftware beschikken ook over deze specificaties.

Zie ook het bericht Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2017 beschikbaar

https://www.salarisnet.nl/2017/02/gegevensspecificaties-aangifte-loonheffingen-2017-beschikbaar/

Onjuiste of onvolledige aangifte of betaling

Het kan weleens gebeuren dat u een onjuiste of onvolledige aangifte hebt ingediend maar dat de aangiftetermijn nog niet is verstreken. In dat geval kunt u deze aangifte herstellen door een verbeterde aangifte of een aanvullende aangifte te verzenden. Als de aangiftetermijn al wel is verstreken, moet u een correctie verzenden.

Wat als u te laat bent?

Uw aangifte en de betaling van de aangifte moeten binnen 1 maand na afloop van het aangiftetijdvak door de Belastingdienst zijn ontvangen en op de rekening van de Belastingdienst zijn bijgeschreven. Bent u te laat, dan kan de Belastingdienst u een boete opleggen. Houd daar rekening mee, bijvoorbeeld als de uiterste betaaldatum in het weekend of op een algemeen erkende feestdag valt.

Bent u te laat met aangifte doen of betalen, dan is er meestal sprake van een verzuim en kan de Belastingdienst u een verzuimmededeling sturen of een verzuimboete opleggen. Zo nodig krijgt u een naheffingsaanslag. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

Coulancetermijn

U krijgt niet direct een boete opgelegd als u 1 dag te laat met uw aangifte of betaling bent. Er wordt namelijk rekening gehouden met een coulancetermijn. De coulancetermijn begint na de uiterste aangifte- en/of betaaldatum en eindigt 7 kalenderdagen na de uiterste betaaldatum.

Te laat of te weinig betaald binnen coulancetermijn

U betaalt te laat als uw betaling bij de Belastingdienst binnenkomt na de uiterste betaaldatum. Als u te laat betaalt, maar binnen de coulancetermijn, wordt er gekeken naar uw betalingsgedrag over de vorige aangifteperiode. Was uw vorige betaling volledig en op tijd, dan wordt er geen boete opgelegd, maar krijgt u een verzuimmededeling. Was u over de vorige periode ook te laat of niet volledig, dan legt de Belastingdienst u een betaalverzuimboete op.

De boete is 3% van het niet of te laat betaalde bedrag met een minimum van € 50 en een maximum van € 5278.

Te laat of te weinig betaald buiten coulancetermijn

U betaalt te laat als uw betaling bij de Belastingdienst binnenkomt na de uiterste betaaldatum. Als u niet tijdig of niet volledig en niet binnen de coulancetermijn heeft betaald, legt de Belastingdienst een betaalverzuimboete op. De boete is 3% van het niet of te laat betaalde bedrag met een minimum van € 50 en een maximum van € 5278.

Te laat of te weinig betaald binnen en buiten coulancetermijn

U betaalt te laat als uw betaling bij de Belastingdienst binnenkomt na de uiterste betaaldatum. Als uw betaling binnenkomt na de uiterste betaaldatum, maar gedeeltelijk binnen en gedeeltelijk buiten de coulancetermijn, wordt over het volledige bedrag dat te laat is betaald een boete opgelegd.

De boete is 3% van het niet of te laat betaalde bedrag met een minimum van € 50 en een maximum van € 5278.

Aangifte te laat ingediend

Het niet, niet binnen de termijn dan wel onjuist of onvolledig doen van aangifte loonheffingen wordt aangemerkt als een aangifteverzuim. Ook hier geldt de coulancetermijn. Is de aangifte te laat, maar binnen de coulancetermijn, ontvangen, dan wordt er geen aangifteverzuimboete opgelegd. Is de aangifte te laat en ook buiten de coulancetermijn ontvangen, dan wordt er niet naar uw aangiftegedrag van de vorige periode gekeken. Er wordt meteen een boete opgelegd. Deze boete is een vast bedrag van € 65.

Samenloop boetes

De Belastingdienst kan tegelijkertijd een boete wegens een betalingsverzuim en een boete wegens een aangifteverzuim opleggen. Dient u dus uw aangifte te laat in en betaalt u ook te laat, dan ontvangt u twee boetes.

Dit artikel is een bewerking van hoofdstuk 1 uit het Kernboekje Salarisadministratie 2017.

In het Kernboekje Salarisadministratie 2017 vindt u alle relevante gegevens en informatie compact bij elkaar. De wijzigingen in de wet- en regelgeving die de salarisadministrateur in 2017 moet toepassen zijn in dit boekje verzameld.

Download het voorwoord en de inhoudsopgave van het Kernboekje Salarisadministratie 2017 (pdf)

Wilt u dieper ingaan op de ontwikkelingen die spelen in uw vakgebied? Kom dan naar de Masterclass Salarisadministratie