De inkomstenverhouding is meestal gelijk aan de echte dienstbetrekking, de fictieve dienstbetrekking of de vroegere dienstbetrekking. Maar ook de relatie met sommige artiesten en beroepssporters is een inkomstenverhouding. U kunt meer dan 1 inkomstenverhouding hebben met een werknemer.

In de aangifte loonheffingen en in de polisadministratie kenmerkt een inkomstenverhouding zich door de combinatie van de volgende 3 gegevens:

uw loonheffingennummer
het burgerservicenummer van de werknemer of, als dat er niet is, het personeelsnummer
het nummer inkomstenverhouding

Een inkomstenverhouding is dus gekoppeld aan uw loonheffingennummer, een dienstbetrekking niet.

Begin- en einddatum inkomstenverhouding

In elke aangifte moet u de begindatum van de inkomstenverhouding invullen. In de aangifte over het tijdvak waarin de inkomstenverhouding is beëindigd, vult u ook de einddatum in. De begin- en einddatum mogen niet na het einde van het aangiftetijdvak liggen.

Let op!
Als de werkgever een nabetaling doet voor een inkomstenverhouding nadat deze is beëindigd, dan mag geen nieuw Nummer inkomstenverhouding worden aangeleverd. Hiervoor geldt dat het oorspronkelijke Nummer inkomstenverhouding moet worden gebruikt.

Uniek in combinatie met BSN

Het nummer inkomstenverhouding maakt de inkomstenverhouding uniek in combinatie met het Burgerservicenummer (of bij afwezigheid daarvan het personeelsnummer).

Nummer inkomstenverhouding

U geeft elke inkomstenverhouding een nummer en u vermeldt dit in de loonstaat. Veel salarissoftwarepakketten doen dit automatisch voor u. In de aangifte loonheffingen moet u dit nummer invullen. Voor het nummer inkomstenverhouding houdt u rekening met het volgende:

Als u voor de 1e keer een nummer inkomstenverhouding toekent aan een werknemer, kunt u het beste beginnen bij 0001. Als de inkomstenverhouding eindigt en er weer een nieuwe inkomstenverhouding begint met dezelfde werknemer, nummert u door. Zo loopt u weinig risico dat u nummers hergebruikt als u overstapt op een ander salaris- of aangiftepakket.
Hebt u voor een inkomstenverhouding eenmaal een bepaald nummer gekozen? Gebruik dat nummer dan in alle volgende aangiften voor die inkomstenverhouding. Dit geldt ook als u overstapt op een ander salaris- of aangiftepakket. Vraag uw softwareleverancier hoe u de nummers kunt vinden in de oude software en daaruit kunt kopiëren.
Is uw werknemer op 1 januari 61 jaar of ouder en neemt hij levenslooptegoed op? Dan gebruikt u voor deze opnamen een nieuw nummer inkomstenverhouding. Blijft hij in deeltijd voor u werken, dan gebruikt u voor het loon uit deeltijd het nummer inkomstenverhouding dat u al voor hem gebruikte.
Neemt u een ex-werknemer aan? U mag een gebruikt nummer inkomstenverhouding niet hergebruiken bij hetzelfde loonheffingennummer. Dit mag pas na 7 jaar na het jaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.
U gebruikt voor iedere inkomstenverhouding in uw aangifte of correctie een unieke combinatie van burgerservicenummer en nummer inkomstenverhouding. Deze combinatie mag maar 1 keer voorkomen in uw aangifte of correctie. Komt dezelfde combinatie toch vaker voor? Dan krijgt de verzender een foutmelding of een brief met het verzoek om de fout te verbeteren.

Let op!
De Belastingdienst ziet bij aangiften of correcties soms 2 keer dezelfde combinatie van burgerservicenummer en nummer inkomstenverhouding. Er worden (gecorrigeerde) gegevens voor de inkomstenverhouding aangeleverd en tegelijkertijd wordt deze inkomstenverhouding ingetrokken. De Belastingdienst negeert in deze gevallen de intrekking. U krijgt geen foutmelding of een brief. Wilt u een eerdere inkomstenverhouding toch intrekken? Geef dat dan aan met een aanvullende aangifte voor het einde van de aangiftetermijn, of met een correctie bij de aangifte over het volgende of daaropvolgende tijdvak.

Niet hernummeren!

Inkomstenverhoudingen mogen absoluut niet “hernummerd” worden! Het nummer is immers mede identificerend voor de inkomstenverhouding.

Toegekende nummer gebruiken

Indien de werkgever meer inkomstenverhoudingen voor dezelfde werknemer opgeeft, moet voor ieder van deze inkomstenverhoudingen een ander nummer opgegeven worden. Het nummer dat wordt toegekend, moet in het vervolg steeds gebruikt worden voor die betreffende inkomstenverhouding:

Ook bij een jaargrensovergang moet dit nummer gelijk blijven.
Ook bij een overgang naar een ander softwarepakket voor salarisadministratie of aangiftepakket moet dit nummer gelijk blijven.
Bij overgang naar een ander servicebureau moet het Nummer inkomstenverhouding van elke inkomstenverhouding gelijk blijven aan die het oude servicebureau gebruikte.
Het gebruikte nummer mag niet binnen 7 jaar na het verstrijken van het kalenderjaar hergebruikt worden voor een nieuwe (andere) inkomstenverhouding van dezelfde natuurlijke persoon bij dezelfde administratieve eenheid.
Wanneer er met een werknemer een nieuwe inkomstenverhouding ontstaat moet er een nieuw nummer toegekend worden. Bijvoorbeeld als de werkgever een voormalig werknemer opnieuw in dienst neemt.

Let op!
Als achteraf blijkt – bijvoorbeeld door tussenkomst van de rechter, inkeer of mediation – dat een inkomstenverhouding onterecht is beëindigd, is er geen sprake van een nieuwe inkomstenverhouding en moet de werkgever het eerder toegekende nummer blijven gebruiken.

Nieuwe inkomstenverhouding

In de volgende gevallen ontstaat er een nieuwe inkomstenverhouding terwijl de dienstbetrekking blijft bestaan:

U geeft de werknemer aan onder een ander loonheffingensubnummer.
Er is sprake van een fusie of bedrijfsovername en het loonheffingennummer verandert.
De verzekeringssituatie van de werknemer voor de werknemersverzekeringen verandert, bijvoorbeeld wanneer:
- een stagiair in vaste dienst komt
- een werknemer met (pre)pensioen gaat
- een werknemer de AOW-leeftijd bereikt en blijft werken
- In 2016 is de AOW-leeftijd 65 jaar plus 6 maanden. Als een werknemer de AOW-leeftijd bereikt en blijft werken, blijft hij verzekerd voor de ZW, maar niet voor de andere werknemersverzekeringen. Daarom is er vanaf dat moment een nieuwe inkomstenverhouding. U geeft in de aangifte aan dat hij verzekerd is voor de ZW. In bepaalde software kunt u in deze situatie geen nieuw nummer inkomstenverhouding opnemen. U neemt dan een nieuwe inkomstenperiode op binnen de bestaande inkomstenverhouding.
  Let op!
  Als een werknemer die niet verzekerd is voor de werknemersverzekeringen de AOW-leeftijd bereikt en blijft werken, is er geen sprake van een nieuwe inkomstenverhouding.
- een werknemer een familierelatie krijgt met de directeur-grootaandeelhouder
- een meewerkend kind dat bij de onderneming van de ouder in fictieve dienstbetrekking werkt, bij die onderneming in echte dienstbetrekking gaat werken
De werknemer is op 1 januari 61 jaar of ouder, hij neemt levensloopverlof op en hij blijft in deeltijd bij u werken. Voor deze opnamen geldt een nieuwe inkomstenverhouding.

In de eerste 2 gevallen verandert het loonheffingennummer, in de laatste 2 gevallen niet.

Let op!
Als u een ex-werknemer aanneemt, is er sprake van een nieuwe dienstbetrekking en dus ook van een nieuwe inkomstenverhouding

Geen nieuwe inkomstenverhouding

Er is geen nieuwe inkomstenverhouding zolang de werknemer hetzelfde werk blijft doen en de verzekeringspositie niet verandert. Bijvoorbeeld:

U zet een tijdelijk arbeidscontract om in een vast arbeidscontract.
U zet een oproepcontract om in een tijdelijk of vast arbeidscontract.
U zet een nul-urencontract om in een tijdelijk of vast arbeidscontract.
De proeftijd verstrijkt.
De fase flex en zekerheid verandert (uitzendbranche).
U gaat tegelijk met het loon ook een WAO- of WIA-uitkering uitbetalen (als eigenrisicodrager of als u de uitkeringen van UWV doorbetaalt). U mag voor de uitkering die u namens UWV doorbetaalt, ook een ander nummer inkomstenverhouding gebruiken.
De functie van de werknemer verandert of de arbeidsvoorwaarden veranderen.
Uw werknemer is op 1 januari nog geen 61 jaar, hij neemt levensloopverlof op en hij blijft in deeltijd bij u werken.
De beëindiging van een dienstbetrekking wordt teruggedraaid. Bijvoorbeeld door inkeer, mediation of een uitspraak van een rechter.
U doet een ex-werknemer een nabetaling met de loon-in-systematiek. U geeft de nabetaling aan in de aangifte over het aangiftetijdvak waarin u de nabetaling doet. U gebruikt dan hetzelfde nummer inkomstenverhouding en dezelfde begin- en einddatum die u in uw eerdere aangifte gebruikte.

U blijft in deze situaties hetzelfde nummer inkomstenverhouding gebruiken.

Jan Wouda, Kennismanager Wet- & Regelgeving bij Raet HR Software & Services in gesprek over de loonaangifteketen heeft het volgende gezegd over de inkomstenverhouding:

We hebben de afgelopen tien jaar veel geleerd, maar over sommige zaken hebben we nog steeds intensieve gesprekken: bijvoorbeeld het zo belangrijke begrip Inkomstenverhouding (IKV). De theorie en praktijk van salarissystemen in Nederland zijn veelal niet ingericht om rekening te houden met meerdere IKV’s voor één medewerker/BSN. Het is bijna ondoenlijk om de gevraagde informatie aan te kunnen leveren, omdat er dan gerekend moet worden over meerdere inkomstenverhoudingen heen.

Meerdere inkomstenverhoudingen met dezelfde werknemer

De werkgever kan met dezelfde werknemer meerdere inkomstenverhoudingen hebben. De volgende situaties zijn mogelijk:

De werkgever heeft binnen een loonheffingennummer meer dan 1 dienstbetrekking met een werknemer. De werknemer werkt bijvoorbeeld overdag als boekhouder en ’s avonds in een andere dienstbetrekking en met andere voorwaarden als kantoorschoonmaker.
De werkgever heeft binnen een loonheffingennummer 1 dienstbetrekking met een werknemer, maar u splitst zijn loon in 2 (of meer) afzonderlijke delen. De werknemer werkt bijvoorbeeld deels in Nederland en deels in het buitenland en u splitst zijn loon in 2 delen (salary split).
De werkgever heeft 1 dienstbetrekking met een werknemer. U hebt 2 filialen en voor beide filialen hebt u een loonheffingennummer. De werknemer werkt deels in filiaal A en deels in filiaal B. U hebt het loon van de werknemer gesplitst in een A- en een B-deel en geeft die afzonderlijk aan onder de verschillende loonheffingennummers.
U moet voor een uitkeringsgerechtigde werkgeversheffing Zvw betalen én bijdrage Zvw inhouden. U geeft het loon waarvoor u werkgeversheffing Zvw betaalt, en het loon waarop u bijdrage Zvw inhoudt, onder verschillende nummers inkomstenverhouding aan.
U betaalt in 1 kalenderjaar aan een werknemer loon waarvoor u de witte tabel gebruikt en loon waarvoor u de groene tabel gebruikt, bijvoorbeeld een ontslaguitkering die u tegelijk met het laatste reguliere loon uitbetaalt).
U neemt deze werknemer onder verschillende nummers inkomstenverhouding in de aangifte op. Dat geldt niet alleen als u de 2 soorten loon in hetzelfde aangiftetijdvak uitbetaalt, bijvoorbeeld een ontslaguitkering tegelijk met het laatste reguliere loon), maar ook als u ze in verschillende tijdvakken uitbetaalt, bijvoorbeeld een ontslaguitkering enkele maanden na het ontslag).

Samenloop witte en groene tabel

Als een werkgever een werknemer loon geeft waarop deels de witte tabel en deels de groene tabel van toepassing is, dan mag dat niet in één inkomstenverhouding. De reden daarvoor is dat bij de witte tabel (loon uit tegenwoordige arbeid) arbeidskorting van toepassing is en bij de groene tabel (loon uit vroegere arbeid) niet.

Twee veelvoorkomende situaties van samenloop van witte en groene tabel zijn:

een werknemer van 61 jaar of ouder heeft deels loon uit werken en deels levensloopverlofopnamen. Op het loon uit werken is de witte tabel van toepassing en op de levensloopopnamen de groene tabel.
een werknemer gaat met ontslag. Hij krijgt een transitievergoeding (ontslagvergoeding). Op de transitievergoeding is de groene tabel van toepassing. Op het ‘gewone’ loon de witte tabel. Het maakt hierbij niet uit of de transitievergoeding tegelijk met het ‘witte’ loon wordt uitbetaald of dat die bijvoorbeeld een maand later afzonderlijk wordt uitbetaald.

In dit soort situaties geldt dat u voor die werknemer, naast de inkomstenverhouding met de witte tabel, een tweede inkomstenverhouding start waarin u het loon met toepassing van de groene tabel opgeeft.

De Belastingdienst heeft met softwareontwikkelaars van salarispakketten afgesproken dat zij in hun software zoveel mogelijk regelen dat ‘wit’ en ‘groen’ niet (meer) samen in één inkomstenverhouding kunnen voorkomen. De softwareontwikkelaar kan dit op verschillende manieren regelen: het kan worden afgedwongen of het kan bijvoorbeeld in de handleiding staan.

Zie het bericht Geen ‘groen’ en ‘wit’ loon in één inkomstenverhouding

Handboek Loonheffingen 2016, paragraaf 3.4 Inkomstenverhouding

Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen 2016

Op het Jaarcongres Salaris op 24 november aanstaande gaat Adri Dokter, specialist loonheffingen, in zijn sessie Werking van de loonaangifteketen in op aandachtspunten voor de aangifte loonheffingen 2017 waaronder de gegevensspecificaties en de Wet tegemoetkomingen loondomein.