De noodklok luidt, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nadert. De doemscenario’s van de AVG flitsen voorbij. TU Delft-hoogleraar Ethiek & Techniek Jeroen van den Hoven is een van de sprekers tijdens het Jaarcongres Salaris. Van den Hoven zal ingaan op de gevolgen van de privacywet voor de salarisadministrateur.

EU-privacywet legt veel zelfwerkzaamheid en verantwoordelijkheid bij professionals neer

AVG geeft niet alle antwoorden

‘Ik wil de toehoorders doordringen van het belang van de AVG, maar ze moeten niet vergeten dat het kader niet antwoord geeft op alle moeilijke vragen die ons nog te wachten staan.

Het is aan professionals om op basis van hun eigen verantwoordelijkheid en creativiteit antwoorden te geven. Er is heel veel zelfwerkzaamheid en verantwoordelijkheid aan professionals overgelaten in dat framework. Ik hoop dat het ook de salarisadministrateur niet heel erg onbekend in de oren klinkt.’

Knelpunten in de nieuwe wetgeving

De AVG gaat uit van aspecten zoals informed consent en doelbinding, de beperking van het gebruik van data. Moeilijke vragen volgens Van den Hoven.

‘Dat is natuurlijk heel lastig. We leven in de tijd van big data. Dan is het heel ingewikkeld om van tevoren te zeggen waarvoor je data gaat gebruiken. Dat zal een behoorlijk grote klus worden. Dat zijn geen triviale problemen. Daar heb ik ook niet meteen een antwoord op. Dat zijn knelpunten die in de nieuwe wetgeving ingebakken zitten.’

De hoogleraar vervolgt:

We zijn aan het tobben om privacy en data een goede plek te geven

‘We houden nog steeds vast aan de oude idealen die het heel lastig hebben. Het is vergelijkbaar met het beschermen van intellectueel eigendom in een wereld waarin iedereen alles van elkaar kopieert en downloadt. Dat staat op gespannen voet met elkaar.’

Vertrouwen is heel belangrijk

De angstgeluiden komen voort uit een immens gebrek aan awareness. Salarisadministrateurs zitten met hun handen in het haar.

‘Die angst komt voort uit het feit “Hebben we het wel goed geregeld, zijn we wel in control? In compliance? Enorme boetes?”. Dat is de angst. Vertrouwen is heel belangrijk. Soms doe je iets fout en de mensen die je vertrouwen, weten dat je het fout hebt gedaan. De mensen hoeven dan niet per se het vertrouwen in je te verliezen. Als ze er maar van overtuigd zijn dat je naar eer en geweten je best hebt gedaan om het goed te doen.’

Iets fout doen is niet erg. Als het vertrouwen er nog maar is dat je het goed wilde doen

Kwaadwillenden worden volgens de hoogleraar onherroepelijk gestraft.

‘Je hebt een heel ander gesprek als je hebt geprobeerd de zaak onder het kleed te schuiven. Dat hebben mensen haarfijn door. Er is geen betere manier om eerlijk te lijken dan eerlijk te zijn. Vertrouwen is belangrijk voor je relatie met je burgers, met je klanten. Wie dan ook. Wees actief in het exploreren van hoe je het zo goed mogelijk kunt doen. Documenteer dat en communiceer dat effectief.’

Braafste jongetje of meisje zijn loont

Van den Hoven denkt dat het braafste jongetje of meisje willen zijn in ieder geval deze keer loont.

‘Je moet laten zien dat je dit van tevoren aanpakt. Dit soort congressen zijn een goed begin. Je gaat niet zitten wachten. Het is ook rijkelijk laat, want je had het ook anderhalf jaar geleden kunnen doen. Nu zie je op verschillende plaatsen paniek. Mensen denken “Oh jee, het is vijf voor twaalf”. Naarmate mensen dichter bij het uur U komen, raken er meer mensen in paniek.’

Brand je niet aan zeer zachte informatie

Er zijn volgens de TU-hoogleraar ook gegevens waar de salarisadministrateur zijn vingers niet aan moet willen branden: zeer zachte informatie.

‘Er is een spectrum van keihard tot boterzacht. Naarmate het zachter wordt, heb je een grotere verantwoordelijkheid, een grotere burden of proof, om te bewijzen dat dat nodig en relevant is.’

Vinkjeslijstcultuur in organisatie is niet voldoende

Wees een meester in de kunst van interpretatie

Een vinkjeslijstcultuur binnen een organisatie is echter niet voldoende. In dit geval gaat de AVG verder dan ‘simpelweg’ compliant zijn. De salarisadministrateur zal een meester in de kunst van interpretatie moeten zijn.

‘Het is belangrijk om je je te realiseren dat je er niet bent met de wetgeving. Onze westerse waarden zijn in die wet vertaald, zo goed en zo kwaad als maar kan. Dat was een hele klus, maar we lopen alweer drie jaar achter. Toen dit allemaal werd opgeschreven was er nog geen AI en big data zoals het nu is.’

Ethiek en eigen verantwoordelijkheid staat voorop

‘Het is aan de salarisadministrateur om na te denken hoe de grondwaarden en beginselen het beste kunnen worden gerespecteerd en eerbiedig in de dagelijkse praktijk in de professionele wereld uitgevoerd worden. Naarmate de belangen groter zijn, is je verantwoordelijkheid groter. Als er iets misgaat, heb je je verantwoordelijkheden als professional genomen?’

Wetgeving is immers een voortzetting van ethiek.

Van den Hoven:

‘Als het goed is, hebben we eerlijke en faire wetgeving. In dictaturen zijn er onrechtvaardige wetten. Je aan de wet houden is dus niet voldoende. De ethiek en eigen verantwoordelijkheid is altijd primair.’

Lees meer over AVG op site Autoriteit Persoonsgegevens, zoals over verantwoordingsplicht onder AVG

Jeroen van den Hoven was spreker op het Jaarcongres Salaris 2017.