Personeelsgegevens verstrekken onder AVG

Werkgevers mogen personeelsgegevens niet zomaar verstrekken aan personen binnen de organisatie of personen of instanties buiten de organisatie, zoals de Belastingdienst, een advocaat of de vakbond. Zij moeten aan een aantal voorwaarden voldoen.

Personeelsgegevens verstrekken onder AVG

Werknemers hebben hun gegevens in vertrouwen gegeven. Daarom mogen werkgevers personeelsgegevens niet zomaar doorgeven.

Voorwaarden verstrekken

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft de volgende voorwaarden voor het verstrekken van personeelsgegevens:

  • Werkgevers moeten personeelsgegevens verwerken op een manier die tegenover hun werknemers rechtmatig, behoorlijk en transparant is. Verstrekken van gegevens is een vorm van verwerken.
  • Werkgevers moeten de personeelsgegevens hebben verzameld voor specifieke doelen, die zij precies hebben omschreven en die gerechtvaardigd zijn.
  • De verstrekking moet een rechtmatige grondslag hebben.
  • De verstrekking van personeelsgegevens mag niet onverenigbaar met het doel zijn waarvoor een werkgever de personeelsgegevens heeft verzameld.

Wanneer verstrekken?

De drie belangrijkste situaties waarin de werkgever gegevens van de werknemer mag verstrekken zijn, als:

  1. dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren. Als de werknemer bijvoorbeeld een leaseauto krijgt, dan verstrekt de werkgever de gegevens aan de leasemaatschappij.
  2. de werkgever dit wettelijk verplicht is. De werkgever is bijvoorbeeld verplicht:
    – aan de Belastingdienst alle gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de belastingheffing;
    – in strafzaken bepaalde persoonsgegevens van een verdachte werknemer te verstrekken;
    – een werknemer bij langdurige ziekte aan te melden bij het UWV.
  3. de werknemer ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven voor de verstrekking van zijn gegevens. De toestemming is pas geldig als de werknemer deze vrijwillig heeft gegeven voor een specifieke situatie en hij dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan. De werknemer mag de toestemming op elk moment intrekken. De werkgever mag de personeelsgegevens vanaf dat moment niet meer verstrekken.

Vragen en antwoorden

1 Mag werkgever als extra service personeelsgegevens, zoals naam, foto en locatie van de werknemer, bijvoorbeeld een pakketbezorger, maaltijdbezorger of taxichauffeur, aan klanten doorgeven?

Nee, dit mag niet. De werkgever mag deze gegevens alleen aan klanten doorgeven als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening. Ook als de werknemer toestemming geeft, mag de werkgever dit niet doorgeven.

2 Mag werkgever foto werknemer gebruiken in smoelenboek op intranet?

Dit mag alleen als de werknemer hiervoor toestemming heeft gegeven. De toestemming is pas geldig als hij deze vrijwillig heeft gegeven voor deze specifieke situatie. En hij dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan.

3 Mag werkgever personeelsgegevens van werknemer doorgeven aan een advocaat of rechtsbijstandsverlener?

Dat mag bij een arbeidsconflict of ontslag.

4 Mag werkgever personeelsgegevens werknemer doorgeven aan gerechtsdeurwaarder?

Ja. Als de rechter heeft bepaald dat beslag wordt gelegd op het loon, dan is de werkgever verplicht om bepaalde gegevens van de werknemer aan een gerechtsdeurwaarder te verstrekken.

Als een gerechtsdeurwaarder om informatie verzoekt, dan kan de werkgever vragen naar het rolnummer en de datum van het vonnis (van het loonbeslag) voordat hij de gevraagde informatie geeft.

5 Mag werkgever personeelsgegevens werknemer doorgeven aan de politie?

De werkgever mag alleen gegevens aan de politie verstrekken als de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt. En aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de werkgever gegevens moet verstrekken. Dit kan bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris in strafzaken.

6 Mag werkgever personeelsgegevens aan bedrijven doorgeven voor reclame?

Nee. Als een bedrijf de werkgever vraagt om personeelsgegevens, zodat het reclame kan sturen aan de werknemers, dan mag de werkgever hier niet op ingaan. De verstrekking van personeelsgegevens voor reclame is onverenigbaar met het doel waarvoor de werkgever de gegevens heeft verkregen.

7 Mogen personeelsgegevens verstrekt worden binnen een multinational?

Sommige multinationals hebben intranet met daarop persoonsgegevens van hun werknemers en een centrale database met personeelsgegevens. Hierbij kan het gaan om verstrekking van gegevens aan een land buiten de Europese Unie (EU). Dat mag in principe alleen als dat land buiten de EU een passend beschermingsniveau heeft. Als dat niet zo is, dan is doorgifte alleen toegestaan op grond van een van de wettelijke bepalingen uit hoofdstuk V van de AVG.

8 Kan de werknemer informatie krijgen over eventuele verstrekkingen van zijn personeelsgegevens?

Ja, dat kan. De werknemer heeft recht op inzage in zijn personeelsdossier. Onder het inzagerecht valt ook dat de werkgever informatie geeft over de eventuele ontvangers van de personeelsgegevens.

Zie ook Recht op kopie personeelsdossier onder AVG

Meer informatie op de site van de Autoriteit Persoonsgevens

Jaarcongres SalarisNet logo

Meer over de AVG hoort u op het Jaarcongres SalarisNet op 29 november 2018