Salaris- en HRM-softwareleveranciers zijn erg druk geweest met het AVG-compliant maken van hun softwaresystemen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en beveiliging van persoonsgegevens hebben een stempel gedrukt op innovaties. Dat blijkt uit de Gids HRM- en salarissoftware 2018/2019 van onderzoeksbureau GBNED.
Een belangrijke functie in verband met de AVG is dataportabiliteit: de overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Dit geeft betrokkenen het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft.
Formaat
Organisaties zijn wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te verstrekken. Aangezien er nog nauwelijks tot geen ervaring en jurisprudentie is wat betreft de formaten van overdraagbaarheid van persoonsgegevens is het aan de softwareleveranciers om dit zelf in te vullen.
Op de vraag “In welk data-formaat is de overdraagbaarheid van persoonsgegevens geregeld” is dan ook geen eenduidig antwoord gegeven. Een aantal keer zijn formaten genoemd als: Excel, XML, CSV en PDF. PDF is volgens onderzoeksbureau GBNED niet direct machineleesbaar.
Een leverancier noemt in zijn antwoord het ontbreken van een standaard en een aantal leveranciers geven wel aan de overdraagbaarheid te ondersteunen, maar zonder specificatie van een standaard waarin. Ook genoemd is dat de persoonsgegevens via een dashboard of portaalfunctie opgevraagd kunnen worden, echter zonder aanduiding van een standaard.
Automatisch verwijderen
Ook het automatisch verwijderen van persoonsgegevens blijkt een aandachtspunt. Aan de ene kant moet rekening worden gehouden met de AVG en aan de andere kant met de wettelijke bewaarplicht van bepaalde persoonsgegevens.
Het onderzoeksbureau gaat ervan uit dat de komende paar jaar de AVG nog invloed zal hebben op salaris- en HRM-software.
Employee Self Services
Als uitvloeisel van het AVG-proof maken valt een groeiend aanbod van functies op het gebied van Employee Self Services (ESS) op. Met als basisfunctie binnen salarissoftware het online opvragen van de salarisspecificatie en jaaropgave op een mobile device, zoals een Smartphone of Tablet-PC. Dit laatste heeft, mede in het kader van de AVG, het versturen van een salarisspecificatie per e-mail vrijwel van het toneel doen verdwijnen.
Meer informatie over de Gids Salaris- en HRM-software 2018/2019