Met de invoering van de werkkostenregeling (WKR) bestaat er geen speciale regeling meer voor kerstpakketten. Er bestaat in de WKR namelijk geen nihilwaardering of gerichte vrijstelling voor kerstpakketten.
Dit betekent dat het alleen via de vrije ruimte mogelijk is om een kerstpakket zonder fiscale heffing te verstrekken aan de werknemer. Deze verstrekking moet u dan aanmerken als eindheffingsbestanddeel.
Eindheffingsbestanddeel
De Belastingdienst is een stuk strenger waar het gaat om het aanwijzen van eindheffingsbestanddelen. U moet al bij het verstrekken hiervan aangeven dat u deze wilt aanmerken als eindheffingsbestanddeel. Dit geldt dus ook voor de kerstpakketten die u in de vrije ruimte wilt opnemen. Bij de verstrekking moeten deze als zodanig worden aangemerkt.
Voldoende vrije ruimte
Vervolgens kan worden beoordeeld of er nog voldoende vrije ruimte beschikbaar is om deze verstrekkingen in op te nemen. Is dit niet het geval, dan moet de werkgever 80 procent eindheffing te voldoen. U kunt dan niet meer alsnog de verstrekking als belast loon bij de werknemer in aanmerking nemen.
Stappenplan kerstpakket als eindheffingsbestanddeel
Vanwege deze systematiek is het van belang een goed inzicht te hebben in de nog beschikbare vrije ruimte van de onderneming. U kunt hiervoor het volgende stappenplan hanteren.
- Vraag de (verwachte) fiscale loonsom op bij de salarisadministrateur. De vrije ruimte voor 2018 bedraagt 1,2 procent van de fiscale loonsom.
- Tel alle vergoedingen en verstrekkingen (behalve de kerstpakketten) die u als eindheffingsbestanddeel heeft aangewezen (of nog in 2018 wilt aanwijzen) bij elkaar op. Denk hierbij onder meer aan personeelsfeesten, niet-zakelijke maaltijden, fietsen van de zaak en parkeerkosten.
- Is het totaal van deze vergoedingen en verstrekkingen groter dan of gelijk aan de beschikbare vrije ruimte, dan is er geen vrije ruimte meer beschikbaar voor de kerstpakketten. U zult hierover dan 80 procent eindheffing moeten betalen. Houd hiermee rekening bij het uitkiezen van het pakket.
- Is het totaal van deze vergoedingen en verstrekkingen kleiner dan de beschikbare vrije ruimte, dan is er sprake van een overschot. Dit overschot kunt u gebruiken om in 2018 de kerstpakketten onbelast aan uw personeel te verstrekken. Houd hierbij rekening met de grootte van dit overschot. Overschrijdt u met de kerstpakketten de vrije ruimte, dan is over de overschrijding 80 procent eindheffing verschuldigd.
Oud-werknemers
Kerstpakketten voor oud-werknemers zijn altijd eindheffingsloon.
Niet in loondienst
U kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van de eindheffingsregeling voor niet-werknemers, zoals uitzendkrachten en freelancers.
Voor hen geldt de werkkostenregeling niet. Deze kerstpakketten kunt u dus niet opnemen in de vrije ruimte.
Afhankelijk van de waarde van het pakket bent u hierover dan 45 procent of 75 procent heffing verschuldigd. Daarmee voorkomt u veel fiscaal ongemak en behoudt u ook voor deze arbeidskrachten het feestelijke karakter van het geschenk.
Lees het volledige artikel Zorg dat het kerstpakket feestelijk blijft op cmweb.nl