Organisaties en werknemers moeten steeds flexibeler zijn en de technologische ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op. Wat is de invloed van die verregaande automatisering? Hoe blijf je in balans? Bas van der Veldt, algemeen directeur (CEO) van AFAS software vertelt hoe dat binnen zijn bedrijf gaat.
Bas van der Veldt, spreker op de Personeel & Salarisvakdag, geeft aan hoe AFAS praktisch zonder HR en met 3 FTE op de finance afdeling toch blijft groeien als bedrijf. Daarnaast gaat hij in op hoe hij zelf en zijn personeel in balans proberen te blijven en geeft hij een aantal handige tips die daarbij kunnen helpen.
Het geheim van Van der Veldt volgens de AFAS-site is dat hij 1/3 robot is, 1/3 mens en 1/3 alien. Hij krijgt een kick bij het inspireren van grote groepen mensen. Zijn levensmotto: de toekomst is mooi!
AFAS Software, een familiebedrijf met ruim 400 medewerkers en ruim 100 miljoen omzet, automatiseert administratieve processen van bedrijven. Je zou kunnen zeggen dat dit niet spannend klinkt, toch slaagt AFAS er in om de beste mensen aan te trekken en jaar op jaar te blijven groeien.
Groots, niet groot
Van der Veldt:
“De ambitie was altijd om heel groots te worden maar niet perse groot. We willen de beste zijn. Alles draait om de hoogste klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid. AFAS gelooft in detail en aandacht voor de mens, dit gaat om zowel de klant als de medewerker. Als beide tevreden zijn heb je een win-win.”
Bepaal wat voor bedrijf je wilt zijn
Na een aantal stroeve jaren rondom de crisis begon AFAS steeds meer te groeien met nog steeds zo’n 20% per jaar. Ze hadden sterk geïnvesteerd in de kwaliteit van het product, want zonder goed product kun je niets. Met die groei kwam een moment dat AFAS moest bepalen wat voor een bedrijf ze wilde zijn.
“We willen een bedrijf waar we zelf ook willen werken, dus geen bureaucratie en handboeken. We hebben gekozen voor vertrouwen.”
Vertrouwen
Vertrouwen kan je geven aan mensen als je strenge selectie aan de poort toepast. Acht van de tien mensen worden niet aangenomen bij AFAS. De mensen die door de selectie komen, krijgen alle vertrouwen. In een functiebeschrijving staat wat we ‘ongeveer van je verwachten’ en dan word je vrij gelaten. Medewerkers moeten zelf trainingen uitzoeken, dat doet HR niet.
1 HR op 400 medewerkers
Het is zelfs zo dat AFAS 1 HR-manager heeft op 400 medewerkers voor de auto’s, verlof, verzuim en pensioen.Verder is alles geautomatiseerd en op basis van zelfsturing. Idem voor de finance afdeling, waar 3 fte aanwezig is voor 10.000 klanten. Alles is ‘lean’ ingericht om het werk zo leuk mogelijk te maken en zodat medewerkers maximaal kunnen profiteren van de winstdeling.
Tools om taken sneller af te ronden
Bas van der Veldt heeft zelf ook geen assistent die hem helpt met zijn agenda of administratie. Dat doet hij allemaal zelf met de hulp van handige tips en tools. Lifehacking heet dat ook wel: creatieve sluiproutes om je taken sneller af te ronden. Ze dragen eraan bij dat hij ondanks zijn drukke baan in balans blijft.
“In principe ben ik een ‘yes-man’”, karakteriseert Van der Veldt zichzelf.
“Ik vind alles leuk en heb mezelf moeten aanleren om vaker nee te zeggen.”
Normale werktijden
Van der Veldt houdt normale werktijden aan. Om 18.00 uur verlaat hij het kantoor. Dan is hij er tot 20.00 uur voor het eten en de kinderen, waarna hij tot 21.00 uur nog wat mails afhandelt. Per week besteedt hij maximaal 1,5 avond aan werk, bijvoorbeeld om iets voor te bereiden of een presentatie te geven.
“Ik heb de grootheidswaan dat ik denk dat ik nooit een burn-out krijg.”
Scheiding tussen werk en privé
Toch erkent hij dat hij nooit 100% in balans is. “Maar wel gelukkig. Nikki Lauda zei ooit ‘als je alles onder controle hebt, ga je niet hard genoeg.’ Ik werk intensief, met heel mijn hart en geef veel. Dan gaat het ook weleens mis. Daarom is de balans werk-privé ook zo’n goed thema: iedereen worstelt ermee!”
In zijn dagelijks leven bedenkt Van der Veldt bij alles wat hij doet of het niet efficiënter kan.
“Er zijn zoveel dingen die je kunt doen om je balans te bewaren. Zoals ‘ga naast je werk wonen’. Een tweede is: gebruik standaardteksten. Ik krijg heel veel verzoeken waar ik nee op ga antwoorden, maar dat wil ik wel netjes doen. Die standaardteksten selecteer ik met een sneltoets.”
Hoe zit het met de balans van de gemiddelde AFAS-medewerker? Uit een medewerkers-enquête blijkt dat die regelmatig verstoord is.
“De letterlijke vraag was ‘ben je privé veel met AFAS bezig?’ Dan zeggen veel mensen ‘ja’ en dat klopt ook: werk en privé zijn bij ons niet gescheiden.”
AFAS besteedt op allerlei manieren aandacht aan de balans van haar medewerkers.
“Wie 80 uur per week werkt, wordt daarvoor niet beloond: die heeft eerder een vervelend dan een positief gesprek.”
Met 1,5 procent heeft AFAS een laag ziekteverzuim.
Van der Veldt: “Het niet scheiden van werk en privé werkt ook de andere kant op: onze leidinggevenden zijn persoonlijk betrokken bij hun medewerkers. Je werkt hier echt voor elkaar.”
Slimmer werken door automatisering
ICT en mobiele telefonie hebben het er voor de mens niet makkelijker op gemaakt om in balans te blijven.
Van der Veldt erkent dat: “Vaak is ICT de veroorzaker van de ellende, maar soms ook de oplossing. Mits je het goed gebruikt, althans. Slimmer werken door automatisering geldt voor iedereen in het bedrijf. Heb je terugkerende taken? Automatiseer ze dan. Die drang moet iedere AFAS-medewerker hebben.”
7 tips
Tot slot nog een aantal tips van Bas van der Veldt:
- Zet ’s avonds je telefoon in de ‘niet storen-stand’.
- Kijk niet op een beeldscherm voor je gaat slapen.
- Gebruik WhatsApp op je pc; daar typ je veel sneller.
- Gebruik de stembediening van je telefoon. Niet alleen om iemand te bellen, maar ook om een WhatsApp-bericht in te spreken. Dat gaat veel sneller dan intypen.
- Laat mensen niet inspreken op je voicemail, maar terugmailen. Voicemails afluisteren kost veel te veel tijd.
- Maak takenlijstjes. Bijvoorbeeld via Wunderlist. Zo kun je ook taken met collega’s delen.
- Beheer je wachtwoorden in een password manager, zoals LastPass.
Bronnen:
Lifehacking: 12 creatieve sluiproutes om beter in balans te blijven
De groeiformule van AFAS, 400 medewerkers zonder HR afdeling
Bas van der Veldt biedt op de Personeel & Salarisvakdag een kijkje in de AFAS-keuken waar ze met compleet nieuwe dingen bezig zijn als Open Source HR.
Zie de blog HR speelt open kaart van Britt Breure, (de enige) HR-manager bij AFAS Software:
AFAS gaat echt iets compleet nieuws doen. Alles wat er intern gebeurt delen we vanaf nu met de rest van de wereld. We noemen dat ook wel Open Source HR. Dus weg met de grenzen van het intranet. Onze medewerkers vinden in de toekomst hun handboeken gewoon op zowerktafas.nl, waar jij ze ook kan inzien.
Onze kijk op HR is eigenlijk heel eenvoudig. Het doel is steeds om zoveel mogelijk processen te automatiseren en verantwoordelijkheden bij medewerkers en managers in de organisatie neer te leggen. Traditioneel besteden HR-afdelingen veel tijd aan administratief werk. Ik vind dat echt zonde van mijn tijd!
Wij verschuiven activiteiten en verantwoordelijkheden van HR naar de afdelingen. HR kan zich daardoor meer focussen op het maken van strategische keuzes.
