Onbelast verstrekken niet altijd mogelijk
Waar mensen werken komt ook ziekteverzuim voor. Dat is vervelend voor werknemer en werkgever. Naast bezettingsproblemen moet een werkgever in principe ook het loon van de werknemer doorbetalen tijdens het ziekteverzuim. Het voorkomen van uitval van een werknemer levert een werkgever dus ook veel op. Om ziekteverzuim te beperken hebben veel werkgevers een arbobeleid ontwikkeld. Het verstrekken van arbovoorzieningen aan personeel kan echter ook fiscale consequenties hebben.
De basisdefinitie is dat alle vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de dienstbetrekking fiscaal loon vormen. Dat geldt dus ook voor de verstrekking van arbovoorzieningen aan het personeel. Gelukkig is er wel een fiscale vrijstelling.
Arbovrijstelling
De werkgever kan de arboverstrekking aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de werkkostenregeling. De vrijstelling voor arbovoorzieningen kan dan worden toegepast. Deze vrijstelling is van toepassing op voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet).
Werkplek
De voorziening moet geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Als werkplek wordt niet aangemerkt een werkruimte gelegen in een woning, maar voor de arbovrijstelling heeft de wetgever de definitie van werkplek verruimd. Hiervoor geldt ook als werkplek de thuiswerkplek en de plaats waar uitvoering wordt gegeven aan het arbobeleid als werkplek. De voor het werk noodzakelijke medische keuring in het ziekenhuis valt dus onder de vrijstelling. Ook een bureaustoel voor de thuiswerkplek die voldoet aan de noodzakelijke arbo-eisen kan onbelast worden verstrekt. Volgens mij hoeft de plek van verstrekking op deze manier geen problemen op te leveren voor toepassing van de vrijstelling.
Er wordt ook geen onderscheid gemaakt tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen. Je kunt dus de bureaustoel vergoeden (medewerker koopt de stoel zelf en declareert de kosten), verstrekken (medewerker krijgt een stoel in eigendom) of ter beschikking stellen (stoel blijft eigendom van de werkgever), mits deze voorzieningen voortvloeien uit het door de werkgever gevoerde arbobeleid.
Gebruikelijkheidstoets
De werkkostenregeling kent een gebruikelijkheidstoets. De staatssecretaris heeft aangegeven dat vergoedingen en verstrekkingen voor voorzieningen, zoals de arbovoorziening, per definitie voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Kortom, indien een voorziening kwalificeert als arbovoorziening dan is ongeacht de prijs de vrijstelling van toepassing. In de wetsgeschiedenis is echter voor de oude vrijstellingsbepaling opgemerkt dat de nihilwaardering is bedoeld voor voorzieningen die de werkgever in redelijkheid doet. Een zeer dure luxe zonnebril is niet in redelijkheid en moet tegen de waarde in het economische verkeer tot het loon worden gerekend. Dit lijkt met elkaar in tegenspraak en deze beperking zal dan ook heel beperkt kunnen worden toepast.
Wat zijn arbovoorzieningen?
Vrijgesteld zijn voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit de Arbowet. De betreffende wet is echter een kaderwet. De wet bevat een aantal doelvoorschriften maar de werkgevers en werknemers hebben zelf de mogelijkheid om te bepalen hoe ze deze normen bereiken. De werkgever/sector kan zelf invulling geven aan de wijze waarop aan de wet wordt voldaan. Er kan rekening worden gehouden met de specifieke kenmerken van de sector. Zo geeft de Arbowet wel eisen aan het maximale geluid op de werkplek, maar bepaalt het bedrijf zelf hoe het dit bereikt. Dit maakt het lastig om te bepalen welke voorzieningen nu rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet. De doelen zijn echter met name gericht op de werkplekgerelateerde omstandigheden en niet op de gezondheid van de werknemer in algemene zin.
Voorbeelden van arbovoorzieningen
In het Handboek Loonheffingen 2016 noemt de Belastingdienst een aantal voorbeelden van arbovoorzieningen:
- een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser;
- een zonnebril voor een chauffeur of piloot;
- speciale isolerende of beschermende kleding;
- een verplichte medische keuring;
- een aanstellingskeuring;
- een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van preventie- en verzuimbeleid;
- een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma;
- een EHBO-cursus die in redelijkheid deel uitmaakt van het arboplan van de werkgever;
- een stoelmassage of reflexzonemassage;
- een cursus stoppen met roken.
Ook werkkleding, zoals een paar veiligheidsschoenen, die nodig is volgens het arboplan en vooral tijdens werktijd wordt gedragen wordt genoemd als een arbovoorziening.
Werkruimte thuis
De Belastingdienst noemt ook de arbovoorzieningen in de werkruimte thuis. Denk hierbij aan een bureaustoel, tafel, bureaulamp. Hierbij wordt ook verwezen naar twee eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit inzake de inrichting van de werkruimte thuis. De werkruimte van een thuiswerker moet zodanig ingericht zijn dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. Daarnaast moet de werkruimte beschikken over de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.
Waarom niet de beeldschermbril?
Wat opvalt bij de voorbeelden is dat sommige voorbeelden heel gedetailleerd zijn terwijl andere veel breder zijn. Een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma kan bijvoorbeeld stoelmassage en een cursus stoppen met roken omvatten. Waarom wordt wel een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser genoemd maar niet de beeldschermbril voor beeldschermwerkers die we in Nederland denk ik veel meer hebben?
Geef meer duidelijke voorbeelden
Het Handboek Loonheffingen lijkt op dit punt casuïstisch tot stand te zijn gekomen. Het lijkt me goed indien de Belastingdienst duidelijkere algemene voorbeelden geeft van voorzieningen die onder deze vrijstelling kunnen vallen. Zeker omdat bij deze vrijstelling is aangesloten bij de Arbeidsomstandighedenwet, een voor veel fiscalisten en loonadministrateurs onbekende wet.
Voorbeelden van geen arbovoorziening
Volgens de wetgever past het verstrekken van een fiets om het welzijn en de gezondheid van werknemers in het algemeen te bevorderen niet onder de arbovrijstelling. De werkkostenregeling biedt wel de mogelijkheid deze fiets aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.
Fitness
Ook het vergoeden van een fitnessabonnement op een sportschool om te sporten in eigen tijd kan volgens Belastingdienst.nl niet worden gezien als een onbelaste arbovoorziening. De Belastingdienst geeft aan dat dit alleen kan indien de werkgever arbeidsomstandighedenrisico’s ziet voor de gezondheid van de werknemers en hij wil deze risico’s met een gericht fitnessprogramma in het arboplan voorkomen of wegnemen. Gewoon fitness is daarbij volgens de Belastingdienst niet voldoende. De werknemers moeten een gericht arbofitnessprogramma volgen dat samenhangt met de bijzondere risico’s of eisen van de functie. Ook past hierbij volgens de Belastingdienst geen vrijblijvendheid. Tot slot mag de werkgever geen eigen bijdrage van de werknemer vragen.
Geen eigen bijdrage door de werknemer
In het Handboek Loonheffingen is als voorwaarde voor de vrijstelling opgenomen dat de werknemer geen eigen bijdrage mag betalen voor de arbovoorziening. In de fiscale wet- en regelgeving is deze voorwaarde niet opgenomen. Deze voorwaarde is gebaseerd op artikel 44 van de Arbowet. Hierin is vastgelegd dat de kosten die zijn verbonden aan nalevering van de regels die bij of krachtens de Arbowet zijn gesteld niet ten laste van de werknemers wordt gebracht. Aangezien het hier met name gaat om voorzieningen die samenhangen met de verplichtingen van de werkgever is dit een goed uitgangspunt. Bij dergelijke arboverplichtingen past het niet dat werknemer hier zelf voor betaalt. Voor bepaalde gebruiksvoorwerpen is dit minder vanzelfsprekend.
Zonnebril voor chauffeur of piloot
Een sprekend voorbeeld is de zonnebril voor chauffeur of piloot. De werkgever zal in feite slechts een goede degelijke zonnebril willen vergoeden. De werknemer kan persoonlijke wensen hebben voor een duurder model en merk. Dat de werknemer hier een aanvullende eigen bijdrage voor betaalt lijkt mij niet onredelijk. De werkgever kan in zijn arboplan opnemen dat de werknemer een goede zonnebril kan aanschaffen van maximaal 100 euro. Als de werknemer meer uitgeeft dan is dat een privébesteding en die wordt niet vergoed. Hetzelfde geldt voor een voorziening in huis van de werknemer.
Voorbeeld voorziening in huis
Stel dat de werknemer een doelmatige werktafel nodig heeft om thuis te werken. Er is een doelmatige werktafel van 300 euro en een mooiere doelmatige werktafel van 500 euro. De werknemer wil de mooiere werktafel omdat deze goed past bij zijn interieur. De werkgever wil de tafel van 300 euro vergoeden zijnde de prijs van een goede werktafel. De werkgever neemt deze aftopping op in zijn arboplan. De meerkosten worden niet door de werkgever vergoed.
Cafetariaregeling
Een arbovoorziening kan dan ook niet in een cafetariaregeling. Een cafetariaregeling is in feite ook een vorm van eigen bijdrage door de werknemer. Het verbod in artikel 44 van de Arbowet om kosten van de arbovoorziening ten laste van de werknemers te brengen zorgt ervoor dat een arbovoorziening niet in een cafetariaregeling kan. Dit verbod is ook wel passend. Een cafetariaregeling impliceert een keuzerecht voor de werknemer. Een dergelijke keuze past niet bij een noodzakelijke voorziening die rechtstreeks voortvloeit uit het arbo-omstandighedenbeleid van de werkgever.
Wel of geen arboplan
Bij een aantal voorbeelden die Belastingdienst in het Handboek Loonheffingen heeft opgenomen wordt expliciet de eis gesteld dat de werkgever een arboplan heeft. Bijvoorbeeld bij stoelmassage of reflexzonemassage wordt dit nog aangevuld met de eis dat de massage in redelijkheid deel uit maakt van het arboplan. Bij de cursus stoppen met roken is een arboplan voldoende. Bij andere voorbeelden wordt dit niet opgemerkt.
Het is mij onduidelijk waarom de Belastingdienst dit verschil maakt. Maar het geeft aan dat het voor een werkgever verstandig is een arbobeleid c.q. arboplan uit te werken. Dat is zeker verstandig als de werkgever voorzieningen wil verstrekken die niet rechtstreeks uit de Arbowet voortvloeien, zoals de meeste voorzieningen die de werkgever verstrekt met het oog op de gezondheid van de werknemer, hetgeen bij veel kleinere werkgevers belastend kan zijn. Het kan zijn dat er op sector- of brancheniveau al een arboplan (arbocatalogus) is.
Samenvatting en conclusie
De wetgever heeft een vrijstelling in de Wet op de loonbelasting opgenomen voor arbovoorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbowet. De vrijstelling is ook van toepassing op verstrekkingen op de thuiswerkplek en daar waar uitvoering wordt gegeven aan het arbobeleid. De vrijstelling lijkt daarmee goed werkbaar.
Aanvullende eis
De Belastingdienst hanteert als aanvullende eis dat er geen sprake mag zijn van een eigen bijdrage van de werknemer. Deze eis is gebaseerd op artikel 44 van de Arbowet waarin is vastgelegd dat de kosten die zijn verbonden aan nalevering van de regels die bij of krachtens de Arbowet zijn gesteld niet ten laste van de werknemers worden gebracht. Aangezien het gaat om een verplichting op basis van de Arbowet van de werkgever is dit voor veel arbovoorzieningen acceptabel. Bij bepaalde gebruiksvoorwerpen is dit minder vanzelfsprekend. De keuze van de werknemer voor een duurdere werktafel op de werkplek thuis en de betaling van een eigen bijdrage maakt naar mijn mening nog niet dat er geen sprake is van een arbovoorziening. De werkgever kan dan in zijn arboplan opnemen dat de werknemer een goede werktafel kan aanschaffen tot een bepaald bedrag. Als de werknemer meer uitgeeft dan is dat een privébesteding en die wordt niet vergoed.
Arbovoorzieningen
De Belastingdienst geeft in het Handboek Loonheffingen ook een aantal voorbeelden van arbovoorzieningen die vallen onder de vrijstelling. Voor zover het gaat om werkplekgerelateerde voorzieningen lijkt duidelijk dat deze verstrekking onder de arbovrijstelling kan vallen. Lastiger zijn voorzieningen voor preventie van ziekteverzuim. Het gaat hier vaak om gezonder leven (gezond eten, niet roken, sporten en dergelijke) van de werknemer. Dat is ook van belang buiten de sfeer van het werk en is ook de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer. De lijn die er in lijkt te zitten is dat indien een voorziening in algemene zin goed is voor de gezondheid de arbovrijstelling niet geldt. Als de voorziening ingezet wordt voor een speciale groep medewerkers met een gezondheidsprobleem is de vrijstelling wel van toepassing.
Betere voorlichting
Het zou goed zijn indien de voorlichting van de Belastingdienst beter duidelijk maakt welke voorzieningen wel en niet onder de arbovrijstelling kunnen vallen. Zeker omdat bij deze vrijstelling is gebaseerd op de Arbowet die bij veel salarisadministrateurs minder bekend is.
Dave van Baarle
Achmea Fiscale Zaken
Dit artikel is verschenen in Praktijkblad Over Salaris nr. 6 van 15 april 2016