De werkkostenregeling (WKR) uitgelegd

Loon in natura

Er zijn een aantal zaken die een werkgever aan zijn werknemers kan verstrekken of ter beschikking stellen. In principe zijn dat belaste loonelementen. Indien de werkgever iets verstrekt aan de werknemer en geen vergoeding in geld geeft, wordt dit aangemerkt als ‘loon in natura’. Loon in natura is kort samengevat loon dat niet in de vorm van geld wordt genoten. Hierbij kan gedacht worden aan goederen, diensten of het recht op een bepaalde uitkering of verstrekking zoals een aanspraak.

De werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling is een fiscale regeling waarbij niet de werknemer, maar de werkgever de loonbelasting dient af te dragen aan de Belastingdienst. In de volksmond wordt dit ook wel ‘werkgeversloon’ of ‘eindheffingsbestanddeel’ genoemd*.

De WKR bepaalt exact over welke ontvangen vergoedingen en/of verstrekkingen de werknemer geen loonbelasting hoeft te betalen. Dat zijn de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Over alle overige ontvangen vergoedingen en/of verstrekkingen van de werkgever aan een werknemer moet loonbelasting worden ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst. De loonbelastingtarieven kunnen per vergoeding en/of verstrekking verschillen. Dit is afhankelijk van de waarderingsregels zoals opgenomen in de wet. En dit is waar de nihilwaardering om de hoek komt kijken. Bepaalde verstrekkingen en/of ter beschikking stellingen zijn in geheel gewaardeerd op € 0 (vandaar de fictieve benaming nihilwaardering) en komen niet ten laste van de vrije ruimte. Als voorwaarde is wel gesteld dat de nihilwaardering van toepassing is op voorzieningen die een werknemer ook op de werkplek gebruikt**.

De nihilwaarderingen op een rij

Op dit moment zijn de volgende nihilwaardering in het Handboek Loonheffingen 2023 opgenomen:

1. voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt
2. consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
3. ter beschikking gestelde werkkleding
4. het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt
5. ter beschikking gestelde ov-abonnementen als de werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt
6. de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die je op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.
7. voorzieningen in de werkruimte thuis.

Een bedrag in geld kan dus nooit als een nihilwaardering worden aangemerkt.

Let op: Het kan voorkomen dat een zaak of dienst zowel een gerichte vrijstelling, als een nihilwaardering kan hebben. De Belastingdienst heeft eerder verduidelijkt dat de administratie het dan moet verwerken als een nihilwaardering.

*De eindheffingsbestanddelen worden belast volgens de eindheffingsregime zoals opgenomen in de Wet op de Loonbelasting.

De werkplek en nihilwaardering

Om te bepalen of iets een voorziening op de werkplek is, moet eerst worden bekeken wat een werkplek is. Het Handboek Loonheffing definieert een werkplek als volgt:

'elke plaats waar uw werknemers werken en waarvoor u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Uw zorgplicht voor de werkplek kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie die u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet maken.'

Een werkplek is dus een heel breed begrip en kan alles omvatten van een bureau tot lopende band en een privékantoor tot de bouwplaats. Zelfs een vervoersmiddel zoals een bus, trein of taxi kan een werkplek zijn. Niet alleen omdat de werknemer de bestuurder van het voertuig is, maar ook omdat de werkgever bijvoorbeeld opdraagt een bepaald vervoersmiddel te gebruiken bij of tijdens het werk. Het is alleen een werkplek als de werkgever arbo-verantwoordelijk is. Is de werknemer passagier in het openbaar vervoer of werkt hij in een koffiezaakje? Dan is het geen werkplek.

Hieronder lichten wij de zeven nihilwaarderingen toe.

1.  Voorzieningen op de werkplek

Heb je geconstateerd dat er sprake is van een werkplek? Dan is de volgende vraag of er een voorziening is. Voorbeelden van een voorziening zijn bureaus, een kopieermachine, een fitnessruimte of een parkeerplaats* die onder de verantwoordelijkheid van de werkgever vallen.

2. Consumpties op de werkplek (geen onderdeel van een maaltijd)

Consumpties die geen maaltijd vormen

De meeste werkgevers bieden veelal op de werkplek kleine consumpties aan, denk aan koffie, thee en soms ook soepen, fruit of frisdrank. Hierbij is het vooral van belang dat deze consumpties niet als maaltijd zijn aan te merken. Daar gelden andere regels voor. Zolang daar geen sprake van is mogen de consumpties zo luxe of goedkoop zijn als de werkgever zelf wenst. De waarde van de consumpties worden onder de WKR op nihil gewaardeerd.

Consumpties tijdens een feest op de werkplek

Het begrip werkplek is vooral interessant als er een feestje wordt gegeven op de werkplek. Het maakt hierbij niet uit wat voor soort feest er op de werkplek wordt georganiseerd. Recepties, jubilea en personeelsfeestjes worden wat dit betreft allemaal hetzelfde behandeld. De hamvraag is voornamelijk of het feest plaatsvindt op de werkplek of op een externe locatie. Alleen een feest op de werkplek vallen namelijk onder de nihilwaarderingen, externe feestjes en uitjes niet.

3.  Werkkleding

Werkkleding kan alleen als nihilwaardering worden aangemerkt als die ter beschikking wordt gesteld. Dat betekent dat de werknemer nooit eigenaar wordt van de kleding en dat de werkgever ook betaalt voor onderhoud en reiniging. Als een werknemer toch zelf de kosten voorschiet voor de reiniging en onderhoud van de werkkleding en de werkgever vergoed die, wordt deze vergoeding aangemerkt als ‘intermediaire kosten’. De werkkleding moet overigens ook geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gedragen. In het Handboek Loonheffingen 2023 staat omschreven wat onder werkkleding wordt verstaan. De werkkleding moet voldoen aan één van de volgende voorwaarden:

• De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals het uniform van een stewardess of de kleding van een operatieassistent.
• Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. De oppervlakte bereken je met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo.
• De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek.
• De kleding is een uniform of een overall.
• Je vergoedt, verstrekt of stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. Je moet daarnaast aan de volgende voorwaarden voldoen:
  • Je hebt een Arboplan.
  • De kleding is nodig volgens dat Arboplan.
  • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.

Als de kleding niet aan één van deze voorwaarden voldoet, is de waarde van de kleding loon van de werknemer. Om te zorgen dat de werknemer er geen belasting over betaalt, kun je de kleding als eindheffingsloon aanwijzen aan de vrije ruimte.

Uniform: als een kledingstuk onderdeel is van een uniform, dan is dat kledingstuk ook werkkleding. Hierbij maakt het niet uit of dit losse kledingstuk al dan niet wordt herkend als uniform en of het buiten het werk gedragen kan worden*.

4. Rentevoordeel personeelslening voor (elektrische) fiets of elektrische scooter

Hoewel er ook andere manieren zijn om een vervoersmiddel aan een werknemer aan te bieden, gebruiken veel werkgevers nog de personeelslening. De werknemer leent dan geld van de werkgever om een (elektrische) fiets of scooter te kopen. Over deze lening moet de werknemer een marktconforme rente betalen. Die rente kan nog steeds lager liggen dan bij een gewone kredietverstrekker. Het verschil tussen die twee rentepercentages wordt een rentevoordeel genoemd. Het verschil in euro's mag de werkgever in de loonaangifte verwerken als een nihilwaardering. Dit geldt ook sprake is van een cafetariaregeling. Het rentevoordeel op leningen voor alle andere doeleinden is wel belast.

De afspraken die je met de werknemer hebt gemaakt over de aflossing van de lening, bepalen wanneer je het rentevoordeel moet aangeven. Als de werknemer bijvoorbeeld maandelijks aflost door betaling of verrekening, moet je het rentevoordeel ook maandelijks aangeven. Lost de werknemer ergens in het jaar een gedeelte af, dan geef je het rentevoordeel aan in de aangifte over dat tijdvak.

5.  OV-abonnementen

Er zijn talloze manieren om reiskosten te vergoeden. Een daarvan is door een ov-abonnement aan de werknemer ter beschikking te stellen. Dat is dus iets anders dan vergoeden of verstrekken. Wat voor abonnement de werkgever ter beschikking stelt is niet relevant. Het mag een trajectkaart zijn voor één specifieke zone of buslijn, een abonnement voor alle vervoersmiddelen door heel Nederland of wat anders. Het is wel belangrijk dat de werkgever kan aantonen dat het ov-abonnement dat de werknemer het abonnement (mede) gebruikt voor zakelijke reizen zoals woon-werkverkeer. Een ter beschikking gesteld ov-abonnement wordt direct door de werkgever betaald en moet worden ingeleverd aan het einde van het dienstverband of als zich een verandering in omstandigheden voordoet (zoals het verkrijgen van een lease auto). Als het ov-abonnement aan deze eisen voldoet mag de nihilwaardering worden toegepast in de loonaangifte.

6. Huisvesting en inwoning

Als het nodig is om op- of bij de werkplek te wonen, dan mag je in bijzondere gevallen de huisvestingskosten als nihilwaardering aanmerken. Dat mag als:

• de werknemer niet op de werkplek woont maar elders woont, én;
• de werknemer redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de huisvesting. Dit geldt bijvoorbeeld voor de groepsleider die slaapdiensten heeft in een gezinsvervangend tehuis, de brandweerman die op de kazerne slaapt en werknemers die aan boord van een schip of op een boorplatform verblijven.

Alleen als aan deze voorwaarden is voldaan, dan geldt de nihilwaardering. Het gaat dan om alle kosten die gemoeid zijn met de inwoning, dus bijvoorbeeld ook voor energie, water en bewassing.

7. Voorzieningen in de werkruimte thuis

Een werkruimte thuis kan een volledig ingericht kantoor zijn, maar ook een bureau in de slaapkamer. De werkruimte hoeft ook niet per se thuis te zijn. Een woonboot, vakantiewoning of woonwagen kan ook een werkplek zijn. Een werkplek hoeft ook geen bureau te zijn. Het kan bijvoorbeeld ook een atelier of andere ruimte zijn die voor de uitoefening van de dienstbetrekking wordt gebruikt. Bij een voorziening in de werkruimte van de werknemer moet je onderscheid maken in arbovoorzieningen en niet-arbovoorzieningen.

Arbovoorzieningen

De werkgever moet ervoor zorgen dat werknemers hun werk gezond kunnen uitvoeren. Daar zijn voorzieningen voor nodig, welke precies staan omschreven in het arbeidsomstandighedenbeleid dat werkgevers schrijven op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Deze voorzieningen zijn in de wet opgenomen als gerichte vrijstellingen onder de werkkostenregeling en worden niet aangemerkt als een nihilwaardering.

Niet-arbovoorzieningen

Voor de werkplek in de woning van een werknemer mag je onbelast niet-arbovoorzieningen ter beschikking stellen als aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan:

• De werkgever stelt de niet-arbovoorzieningen in redelijkheid ter beschikking en;
  • of een terbeschikkingstelling redelijk is, beoordeelt de belastinginspecteur per situatie.
  • hierbij spelen de feiten en omstandigheden een rol. Hier is nog geen jurisprudentie over en het is dus afwachten hoe dit in de praktijk zal uitpakken.
• De werknemer gebruikt de voorzieningen geheel of gedeeltelijk op de werkplek.
• De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden die voor een onbelaste terbeschikkingstelling gelden.

Let op: Het is ook mogelijk de energiekosten van de werkruimte in de woning van uw werknemer te vergoeden, maar niet als nihilwaardering. Als de werkruimte een werkplek is, is de vergoeding van de energiekosten aan uw werknemer geen loon, maar een vergoeding voor intermediaire kosten. Als de werkruimte geen werkplek is, is de vergoeding loon van uw werknemer. Maar je kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

* Alleen als de werkgever de verantwoordelijkheid draagt over die parkeergelegenheid.
**Handboek Loonheffingen 2023- februari 2023, 2^e uitgave