Wat is een nihilwaardering? De werkkostenregeling uitgelegd

Iedereen die te maken heeft met de werkkostenregeling krijgt op enig moment te maken met een van de meer obscure onderdelen van de WKR: iets heeft geld gekost en telt mee voor de regeling maar voor een bedrag van 0 euro. Het is de nihilwaardering. SalarisNet legt het uit.
Delen:

Er zijn een aantal zaken die een werkgever aan zijn werknemers kan of moet vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. In principe zijn dat belaste onderdelen van het loon. Het is immers loon in natura. Om te zorgen dat de werknemer er in bepaalde gevallen geen loonbelasting over hoeft te betalen, is er de werkkostenregeling (WKR). De WKR bepaalt exact over welke goederen en diensten de werknemer geen loonbelasting hoeft te betalen. Dat zijn de gerichte vrijstellingen. Over alle andere zaken moet belasting worden betaald. Hoeveel exact hangt af van de waarde van de goederen of diensten. En dat is waar de nihilwaardering om de hoek komt kijken. Een select groepje aan zaken en diensten krijgt namelijk de fictieve waarde van 0 euro (nihil).

Lees ook: Peter Hoogstraten over het spanningsveld tussen arbo en wkr: wat kan en wat moet?

Dit zijn de nihilwaarderingen

Jaarlijks wordt in het Handboek Loonheffingen een lijst gepubliceerd van zaken die op nihil worden gewaardeerd. In 2021:

  • voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • ter beschikking gestelde werkkleding
  • het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt
  • ter beschikking gestelde ov-abonnementen als uw werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt
  • de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als uw werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.
  • voorzieningen in de werkruimte thuis.

Een bedrag in geld kan dus nooit een nihilwaardering krijgen. Ook valt op dat voor een aantal zaken geldt dat ze alleen op nihil worden gewaardeerd als ze gebruikt worden op de ‘werkplek’.

Let op! Het kan voorkomen dat een zaak of dienst zowel een gerichte vrijstelling als een nihilwaardering kan hebben. De Belastingdienst heeft eerder verduidelijkt dat de administratie het dan moet verwerken als een nihilwaardering.

Lees ook: Check de thuiswerkplek

Wat is een werkplek voor een nihilwaardering?

Om te bepalen of iets een voorziening op de werkplek is, moet eerst worden bekeken wat een werkplek is. Het Handboek Loonheffing definieert een werkplek als

‘elke plaats waar uw werknemers werken en waarvoor u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Uw zorgplicht voor de werkplek kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie die u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet maken.’

Werkplek is dus een heel breed begrip en kan alles omvatten van een bureau tot lopende band en een privékantoor tot de bouwplaats. Zelfs een vervoersmiddel zoals een bus, trein of taxi kan een werkplek zijn. Niet alleen omdat de werknemer de bestuurder van het voertuig is, maar ook omdat de werkgever bijvoorbeeld opdraagt een bepaald vervoersmiddel te gebruiken bij of tijdens het werk. Het is alleen een werkplek als de werkgever arbo-verantwoordelijk is. Is de werknemer passagier in het openbaar vervoer of werkt hij in een koffiezaakje? Dan is het geen werkplek.

Lees ook: Nood ‘breekt’ wet: noodzakelijkheidscriterium

Nihilwaardering: voorziening op de werkplek

Heeft u geconstateerd dat er sprake is van een werkplek? Dan is de volgende vraag of er een voorziening is. Voorbeelden van een voorziening zijn laptops, printers, mobiele telefoons en parkeerplekken die onder de verantwoordelijkheid van de werkgever vallen.

Lees ook: Een online borrel in de wkr

Nihilwaarderingen: consumpties tijdens feestjes

Het begrip werkplek wordt vooral belangrijk als er een feestje wordt gegeven. Hoe u dat feestje noemt doet er niet toe. Recepties, jubilea en personeelsfeestjes worden wat dit betreft allemaal hetzelfde behandeld. De vraag is namelijk: vindt het feest op de werkplek plaats of extern. Feestjes op de werkplek vallen namelijk onder de nihilwaarderingen, externe feestjes en uitjes niet.

Voorbeeld: feestje op werkplek

De eigenaar van een tandartsenpraktijk wil het einde van de tweede coronagolf vieren met zijn personeel. Hij wil graag met zijn personeel een feestje vieren. Als hij besluit om met iedereen in de vergaderzaal van zijn kantoor een drankje te doen, vallen de consumpties onder de nihilwaardering. Besluit hij in plaats daar van om naar een café te gaan? Dan is het geen nihilwaardering en moeten andere maatregelen worden genomen om te zorgen dat de werknemer er geen belasting over betaalt.

Voorbeeld: feestje op thuiswerkplek

Veel werkgevers wilden tijdens corona graag iets leuks doen om de prettige samenwerking tijdens de lange periode van thuiswerken in stand te houden. Zo besloot een groot telecombedrijf om alle werknemers een borrelpakket te sturen en deze gezamenlijk tijdens een Zoom-meeting op te eten en drinken. Hoewel de thuiswerkplek wel een werkplek kan zijn, zijn de meeste thuiswerkplekken dat niet voor de nihilwaarderingen. Alleen als de werkplek aan een aantal strenge eisen (zie hoofdstuk 22.2.8 van het Handboek Loonheffingen) voldoet, kan het borrelpakket een nihilwaardering krijgen. De werkgever besloot uiteindelijk het pakket in de vrije ruimte onder te brengen.

Lees ook: Veelgestelde vragen over de werkkostenregeling. Over parkeren, maaltijden, personeelsfeesten

Nihilwaarderingen: consumpties die geen maaltijd vormen

Buiten feestjes om bieden de meeste werkgevers vaak op de werkplek ook kleine consumpties aan. Denk aan koffie, thee en soms ook soepen, fruit en frisdrank. Hierbij is het vooral van belang dat deze consumpties niet als maaltijd zijn aan te merken. Daar zijn andere regels voor. Zolang daar geen sprake van is mag de koffie en thee zo luxe of goedkoop zijn als de werkgever zelf wil. De waarde van de consumpties blijft voor wat betreft de WKR nihil.

Lees ook: Handreiking waardering maaltijden op de werkplek

Nihilwaardering: werkkleding

Werkkleding kan alleen als nihilwaardering worden aangemerkt als die ter beschikking wordt gesteld. Dat betekent dat de werknemer nooit eigenaar wordt van de kleding en dat de werkgever ook betaalt voor onderhoud en reiniging. Als een werknemer toch zelf kosten maakt voor reiniging en onderhoud en de werkgever vergoed die, krijgt dat bedrag ook een nihilwaardering. De werkkleding moet overigens ook geheel of gedeeltelijk op de werkplek gedragen. In het Handboek loonheffingen staat omschreven wat werkkleding is. De kleding moet voldoen aan één van de volgende voorwaarden:

  • De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals het uniform van een stewardess de kleding van een operatieassistent.
  • Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. De oppervlakte berekent u met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo.
  • De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek.
  • De kleding is een uniform of een overall.
  • U vergoedt, verstrekt of stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
    • U hebt een arboplan.
    • De kleding is nodig volgens dat arboplan.
    • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.

Als de kleding niet aan 1 van deze voorwaarden voldoet, is de waarde van de kleding loon van de werknemer. Om te zorgen dat de werknemer er geen belasting over betaalt kunt u de kleding als eindheffingsloon aanwijzen.

Lees ook: Kleding buiten werktijd te dragen is geen werkkleding

Nihilwaardering: Rentevoordeel personeelslening voor (elektrische) fiets of elektrische scooter

Hoewel er ook andere manieren zijn om een vervoersmiddel aan een werknemer aan te bieden, gebruiken veel werkgevers nog de personeelslening. De werknemer leent dan geld van de werkgever om een (elektrische) fiets of scooter te kopen. Over deze lening moet de werknemer een marktconforme rente betalen. Die rente kan nog steeds lager liggen dan bij een gewone kredietverstrekker. Het verschil tussen die twee rentepercentages wordt rentevoordeel genoemd. Het bedrag in euro’s dat dit scheelt mag de werkgever aanduiden met een nihilwaardering. Dit geldt ook binnen een cafetariaregeling. Het rentevoordeel op leningen voor alle andere doeleinden is wel belast.

De afspraken die u met uw werknemer hebt gemaakt over de aflossing van de lening, bepalen wanneer u het rentevoordeel moet aangeven. Als uw werknemer  bijvoorbeeld maandelijks aflost door betaling of verrekening, moet u het rentevoordeel ook maandelijks aangeven. Lost uw werknemer ergens in het jaar
een gedeelte af, dan geeft u het rentevoordeel aan in de aangifte over dat tijdvak.

Lees ook: Rekentool: aflossingsschema voor lineaire personeelslening

Nihilwaardering: OV-abonnementen

Er zijn talloze manieren om reiskosten te vergoeden. Een daarvan is door een ov-abonnement aan de werknemer ter beschikking te stellen. Dat is dus iets anders dan vergoeden of verstrekken. Wat voor abonnement de werkgever ter beschikking stelt is niet relevant. Het mag een trajectkaart zijn voor één specifieke zone of buslijn, een abonnement voor alle vervoersmiddelen door heel Nederland of wat anders. Het is wel belangrijk dat de werkgever kan aantonen dat het ov-abonnement dat de werknemer het abonnement (mede) gebruikt voor zakelijke reizen zoals woon-werkverkeer. Een ter beschikking gesteld ov-abonnement wordt direct door de werkgever betaald en moet worden ingeleverd bij einde van het dienstverband of een verandering in omstandigheden (zoals het verkrijgen van een lease auto). Als het ov-abonnement aan deze eisen voldoet mag er een nihilwaardering aan worden toegekend.

Lees ook: Ook OV-abonnement mag doorlopen tijdens coronacrisis

Nihilwaardering: Huisvesting en inwoning

Als het nodig is om op of bij de werkplek te wonen, dan mag u in bijzondere gevallen de huisvestgingskosten als nihilwaardering aanmerken. Dat mag als:

  • De werknemer niet op de werkplek woont maar elders én
  • de werknemer redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de huisvesting. Dit geldt bijvoorbeeld voor de groepsleider die slaapdiensten heeft in een  gezinsvervangend tehuis, de brandweerman die op de kazerne slaapt, en werknemers die aan boord van een schip of op een boorplatform verblijven.

Alleen als aan deze voorwaarden is voldaan, dan geldt de nihilwaardering. Het gaat dan om alle kosten die gemoeid zijn met de inwoning, dus bijvoorbeeld ook voor energie, water en bewassing.

Lees ook: Buitenlandse medewerkers aannemen: hoe zit het met de huisvesting?

Nihilwaardering: Voorzieningen in de werkruimte thuis

Een werkruimte thuis kan van alles zijn. Van een volledig ingericht kantoor tot een bureautje in de slaapkamer. De werkruimte hoeft ook niet perse in een huis te zitten. In een woonboot, vakantiewoning of woonwagen kan ook een werkplek zitten. Een werkplek hoeft ook geen bureau te zijn. Het kan bijvoorbeeld ook een atelier of andere ruimte die voor de uitoefening van de dienstbetrekking wordt gebruikt zijn. Bij een voorziening in de werkruimte van uw werknemer moet u onderscheid maken in arbovoorzieningen en niet-arbovoorzieningen.

Lees ook: Belastingplan 2022: Meer vrije ruimte en thuiswerkvergoeding gericht vrijgesteld

Arbovoorzieningen

De werkgever moet er voor zorgen dat werknemers hun werk gezond kunnen uitvoeren. Daar zijn voorzieningen voor nodig, welke precies staat omschreven in het arbeidsomstandighedenbeleid dat werknemers schrijven op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Deze voorzieningen krijgen geen nihilwaardering maar vallen onder de gerichte vrijstellingen, een ander deel van de WKR.

Niet-arbovoorzieningen

Voor een werkplek in de woning van een werknemer mag u onbelast niet-arbovoorzieningen ter beschikking stellen als aan de volgende 3 voorwaarden wordt voldaan:

  • De werkgever stelt de niet-arbovoorzieningen in redelijkheid ter beschikking; en
    • Of een terbeschikkingstelling redelijk is, beoordeelt de belastinginspecteur per geval.
    • Hierbij spelen de feiten en omstandigheden een rol. Hier is nog geen jurisprudentie over en het is dus afwachten hoe dit in de praktijk zal uitpakken.
  • De werknemer gebruikt de voorzieningen geheel of gedeeltelijk op de werkplek.
  • De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden die voor een onbelaste terbeschikkingstelling gelden.

Let op: Het is ook mogelijk de energiekosten van de werkruimte in de woning van uw werknemer te vergoeden, maar niet als nihilwaardering. Als de werkruimte een werkplek is, is de vergoeding van de energiekosten aan uw werknemer geen loon, maar een vergoeding voor intermediaire kosten. Als de werkruimte geen werkplek is, is de vergoeding loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.