Stagiairs: hoe zit het met de loonheffing?

07 jan 2008 Doorsturen Afdrukken

Het kabinet trekt de komende periode veel geld uit voor stages. Zo wordt het aantal stageplekken fors verhoogd en zal vanaf dit jaar een verplichte maatschappelijke stage voor scholieren worden ingevoerd. Grote kans dat ook in uw bedrijf stagiairs komen te werken. Dit lijkt aantrekkelijk aangezien u doorgaans geen (of een lage) vergoeding hoeft te betalen, maar pas op want er zijn valkuilen.

De belangrijkste vraag is natuurlijk of u als werkgever loonheffing en sociale premies over de stagevergoeding moet inhouden. Dit hangt af van de aanwezigheid van een dienstbetrekking. Als er een stagiair bij u in het bedrijf werkzaam is zijn er drie situaties mogelijk:

• een 'echte' dienstbetrekking;
• een fictieve dienstbetrekking; of
• geen (fictieve) dienstbetrekking.

Echte dienstbetrekking
Er is sprake van een echte dienstbetrekking als de stagiair voor de uren die hij maakt een ‘normale beloning’ ontvangt en u ook verplicht bent dit te betalen. Bovendien moet de stagiair onder uw gezag tijdens een bepaalde tijd arbeid verrichten. Is er sprake van een echte dienstbetrekking, dan moet u als stageverlener loonheffingen inhouden. Dat geldt ook voor de premie Zorgverzekeringswet (Zvw), premie Werkloosheidwet (WW), premie Ziektewet (ZW), premie Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) en premie Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (Wajong). Is de stagiair werkzaam bij u op grond van de Beroepsbegeleidende leerweg (BBL), dan is er overigens altijd sprake van een echte dienstbetrekking.

Let op!
U hoeft voor een stagiair alleen een eerstedagsmelding (EDM) te doen als de stagiair in echte of in fictieve dienstbetrekking werkzaam is. Betaalt u geen vergoeding of slechts een onkostenvergoeding, dan kunt u ervan uitgaan dat een EDM niet nodig is.  

Fictieve dienstbetrekking

Stagiairs, die in een fictieve dienstbetrekking werken, zijn verzekerd voor de Wajong en de ZW. De ZW is een werknemersverzekering. Stagairs in fictieve dienstbetrekking zijn wel verzekerd, maar voor hen hoeft geen premie ZW berekend te worden. De Wajong is geen werknemersverzekering, maar loopt via de volksverzekering AWBZ. Hierdoor hoeft u überhaupt geen premies Wajong af te dragen.

De hoogte van de stagevergoeding moet overigens ‘normaal’ zijn. Pas dus op bij te hoge vergoedingen, want dan kan de Belastingdienst het standpunt innemen dat er sprake is van 'loon' waardoor er een echte dienstbetrekking aanwezig is. Betaalt u de stagevergoeding rechtstreeks aan de school, dan hoeft u helemaal geen loonbelasting af te dragen. Hiervoor gelden wel de volgende voorwaarden:

• u maakt de stagevergoeding rechtstreeks over aan het stagefonds of de school zelf;
• het stagefonds of de school geeft de stagevergoeding niet direct of indirect door aan de stagiair, maar besteedt de stagevergoeding voor algemene schoolse activiteiten die niet specifiek ten goede komen aan de stagiairs (zoals een schoolfeest, theatervoorstellingen of andere projecten voor de gehele school);
• u administreert binnen twee maanden na afloop van elk jaar, onder vermelding van het Besluit van 15 december 2006  (nr.CCP2006/1461M) de naam, het adres en het BSN/sofinummer van de stagiair, de naam en het adres van de school of het stagefonds waaraan de stagevergoeding is overgemaakt en het bedrag van de stagevergoeding dat is overgemaakt;
• de school of het stagefonds administreert zowel de stagevergoedingen als de besteding daarvan.

Geen dienstbetrekking
Als de stagiair alleen een onkostenvergoeding ontvangt voor de werkelijk gemaakte kosten (bijvoorbeeld reiskosten) is er helemaal geen sprake van een dienstbetrekking. In deze situatie hoeft u dus niets in te houden. Wilt u elk risico van een dienstbetrekking vermijden, houdt u dan bij het uitkeren van een kostenvergoeding rekening met de wettelijke grenzen die gelden voor vergoedingen bij echte dienstbetrekkingen (bijvoorbeeld bij reiskosten maximaal € 0,19 per kilometer).

Wel of niet verzekerd?
In de praktijk blijkt het vaak niet duidelijk te zijn of een stagiair is verzekerd. Alle stagiairs zijn verplicht verzekerd voor de Zorgverzekeringswet. Is een stagiair jonger dan 18 jaar, dan hoeft er geen premie te worden betaald. Is de stagiair ouder, dan moet hij de nominale premie zelf betalen. Of u ook iets moet bijdragen, hangt weer af van de vergoeding die u betaalt. Betaalt u meer dan alleen een onkostenvergoeding, dan moet u een inkomensafhankelijke bijdrage inhouden. Is er geen dienstbetrekking en ontvangt de stagiair geen enkel bedrag, dan is hij alleen verzekerd voor de Wajong. Tot slot bent u als werkgever aansprakelijk voor letsel en schade die werknemers van uw bedrijf bij het uitvoeren van hun werk ondervinden of veroorzaken. Check goed of in uw polis ook stagiairs zijn meeverzekerd.

Tip
Ga goed na of u wellicht in aanmerking komt voor de afdrachtvermindering onderwijs. Biedt u een leer-werktraject aan voor leerlingen uit het vmbo, dan mag u € 2500 per leerling per jaar van de belasting aftrekken. Bij deeltijdwerk moet met een deeltijdfactor worden gerekend.

Buitenlandse stagiaires
Krijgt u te maken met buitenlandse stagiaires? Dan moet u voor de loonheffing – net als bij Nederlandse stagiairs – zelf beoordelen of er sprake is van een dienstbetrekking of niet. U mag inhouding van loonheffingen over beloningen aan buitenlandse stagiairs achterwege laten voor zover:

• het stagebeloningen betreft in de vorm van een vergoeding voor kosten van levensonderhoud (of gelijksoortige verstrekkingen in natura) of zakgeld;
• de stageverlener of de stagiair desgevraagd de kosten kan onderbouwen met nota’s en kwitanties; en
• de stagiairs voor niet langer dan zes maanden hier verblijven en bovendien voor meer dan 50% hier verblijven voor het volgen van een opleiding en het doorlopen van één of meer stages.  

Advies
Komt er een stagiair bij u werken stel dan altijd een stageovereenkomst op. Voorkom dat de stageovereenkomst het karakter van een arbeidsovereenkomst krijgt. In dat geval moet u namelijk loonheffing inhouden. Leg in de overeenkomst duidelijk vast dat het werk voornamelijk is gericht op het uitbreiden van kennis en het opdoen van ervaring. Speelt het onderwijs geen grote rol, dan loopt u een groter risico dat er sprake is van een echte dienstbetrekking. Of u loonheffing moet inhouden hangt vooral af van de vraag of u een vergoeding betaalt en hoe hoog deze is.