De werkkostenregeling: multidisciplinaire aanpak vereist

07 jul 2010 Doorsturen Afdrukken

De nieuwe werkkostenregeling vereist vooral een mutidisciplinaire aanpak: salarisadministratie, arbeidsvoorwaardenbeleid, financiële administratie en controllers zullen nauw moeten gaan samenwerken. Fouten kunnen niet worden verhaald op de individuele medewerkers.

De nieuwe werkkostenregeling geeft de werkgever de vrijheid om vooraf te besluiten of hij een vergoeding of verstrekking aanmerkt als loon of als eindheffingsbestanddeel. In het eerste geval betaalt de werknemer daarover belasting, in het tweede geval komt de belasting voor rekening van de werkgever. Dit brengt mee dat het totale pakket van arbeidsvoorwaarden zal moeten worden gewijzigd.

Vanaf 1 januari 2011 bestaan nog maar twee categorieën vergoedingen: gerichte vrijstellingen en vergoedingen en verstrekkingen die onder een forfait vallen. Dat bedraagt voorlopig 1,4% van de totale loonsom. Wie het forfait overschrijdt krijgt te maken met een eindheffing van 80%. Werkgevers die er tegenop zien kunnen besluiten het toepassen van de nieuwe werkkostenregeling uit te stellen. De werkgever is voorlopig nog niet verplicht om er gebruik van te maken. Er geldt een overgangsregeling: tot en met 2013 mogen de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen nog worden gebruikt. Toch moeten werkgevers al in 2010 gaan beoordelen welke optie de beste is: invoeren of uitstellen.

De werkgever moet dus eerst beslissen op welk moment de onderneming overstapt naar de nieuwe werkkostenregeling. Dat vereist een gedegen inventarisatie van alle huidige vergoedingen en verstrekkingen. Pas dan kan immers worden beoordeeld wat bestaande vergoedingen en verstrekkingen onder de nieuwe werkkostenregeling zullen gaan kosten. Het grootste probleem zit daarbij in het onderbrengen van de kosten in de juiste categorie. Kosten in de categorie ‘intermediaire kosten’ vallen immers buiten het 1,4%-forfait en zijn onbelast.

‘In control’ zijn voor wat betreft de salaris- en financiële administratie wordt straks nog belangrijker dan nu al het geval is. Loonaangifte moet tijdig en correct worden gedaan, gerichte kosten (vrijstellingen) moeten aannemelijk kunnen worden gemaakt en op elk moment moet inzicht kunnen worden verkregen in de resterende fiscale ruimte binnen het 1,4%-forfait.

Hoewel de Belastingdienst voor de lange termijn een administratieve lastenverlichting voorspelt, zullen werkgevers de nieuwe regeling voorlopig niet ervaren als een vereenvoudiging. Daarvoor zijn de maatregelen die moeten worden genomen te ingrijpend en te veelomvattend.

Auteur: Mr. Dr. Astrid K.H. Klein Sprokkelhorst