Congres & Product

Vergoedingen en verstrekkingen bij thuiswerken

05 mrt 2010 Doorsturen Afdrukken

Als een werknemer thuis gaat werken moet hij wel beschikken over een geschikte werkruimte en over meubilair dat aan de arboregels voldoet. Is de werkgever bereid de benodigde voorzieningen te verstrekken of de kosten daarvan te vergoeden, dan is dit onder voorwaarden mogelijk zonder loonheffingen te hoeven inhouden.

Onbelast verstrekken of kosten vergoeden

Met betrekking tot thuiswerken kan de werkgever de volgende zaken onder voorwaarden onbelast verstrekken of de kosten daarvan vergoeden:
• werkruimte;
• inrichting van de werkruimte;
• computerapparatuur;
• telefoon en internet.

Werkruimte

De kosten van de werkruimte bij een werknemer thuis – namelijk de huur dan wel de economische huurwaarde – mogen in twee situaties onbelast worden vergoed.

• De werknemer heeft niet alleen de beschikking over een werkruimte thuis, maar daarnaast ook nog elders (bijvoorbeeld in het gebouw van de onderneming). In dat geval mag de werkgever de kosten van de werkruimte vergoeden als de werknemer minimaal 70% van zijn arbeidsinkomen in de werkruimte thuis verdient.
• De werknemer heeft uitsluitend thuis een eigen werkruimte. In dit geval mag de werkgever de kosten van die ruimte onbelast vergoeden als hij minimaal 30% van zijn arbeidsinkomen in de werkruimte thuis verdient en minimaal 70% van zijn arbeidsinkomen in of vanuit deze werkruimte.

Hierbij geldt wel als extra voorwaarde dat de ruimte een zelfstandig gedeelte van de woning moet zijn. Concreet betekent dit dat de ruimte in elk geval een eigen ingang moet hebben.

Huurwaarde

Als aan alle voorwaarden wordt voldaan, is een maximale onbelaste vergoeding (of verstrekking) mogelijk van 20% van de huur (bij een huurwoning) of de economische huurwaarde (bij een koopwoning). Let op, dit is inclusief de kosten van inrichting en energiekosten. Dus betaalt de werkgever de maximale onbelaste vergoeding voor de kosten van een werkruimte, dan mag hij geen onbelaste vergoeding meer betalen voor de kosten van meubilair. Voor het berekenen van de economische huurwaarde moet de werkgever uitgaan van de WOZ-waarde waarbij in 2010 de volgende percentages gelden.

WOZ-waarde	Economische huurwaarde
€ 0 - € 12.500	0,75% van de WOZ-waarde (minimaal € 100)
€ 12.501 - € 25.000	0,95% van de WOZ waarde
€ 25.001 - € 50.000	1,05% van de WOZ-waarde
€ 50.001 - € 75.000	1,15% van de WOZ-waarde
€ 75.001 - € 1.010.000	1,30% van de WOZ-waarde
€ 1.010.001 en hoger	1,45% van de WOZ-waarde

Inrichting van de werkruimte

Komt een werknemer op grond van de voorwaarden niet in aanmerking voor een onbelaste vergoeding van zijn werkruimte thuis – of kiest de werkgever er zelf voor deze kosten niet te vergoeden – dan kan de werkgever altijd nog de inrichting van de werkruimte (zoals meubilair of goede verlichting) verstrekken of de kosten daarvan vergoeden. Dit kan onbelast tot een maximumbedrag van € 1815 per vijf jaar. Dat bedrag is inclusief btw.

De volgende voorwaarden zijn hierbij van belang:
• de werkgever en zijn werknemer moeten een gedagtekende thuiswerkovereenkomst hebben ondertekend;
• in de thuiswerkovereenkomst staan in elk geval de naam en het adres van de werknemer én de dag(en) in de week waarop de werknemer in de werkruimte thuis werkt;
• de werkgever bewaart de thuiswerkovereenkomst bij de loonadministratie;
• de werknemer werkt minimaal één keer per week gedurende de gebruikelijke werktijd in de werkruimte thuis, met behulp van computer en telefoon, zonder dat hij op die dag naar zijn werkplek in het gebouw van uw onderneming reist;
• de inrichting van de werkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Computerapparatuur

Een computer mag, evenals bijbehorende apparatuur, uitsluitend onbelast worden vergoed of verstrekt als de werknemer de computer voor minimaal 90% zakelijk gebruikt waarbij geldt dat de werkgever dit laatste wel moet kunnen aantonen. Als aan deze eis wordt voldaan mag de werkgever de waarde van de computer niet in één keer onbelast vergoeden, want dit blijft beperkt tot de jaarlijkse afschrijving. Dit zorgt in de praktijk voor lastige situaties.

Stel dat een werknemer voor zijn werkplek thuis een computer aanschaft ter waarde van € 1800. Als deze computer in vijf jaar wordt afgeschreven, zou de werkgever per jaar slechts € 360 onbelast mogen vergoeden zodat het wel heel lang duurt voordat de werknemer het geïnvesteerde bedrag heeft terugontvangen. Daarom staat de Belastingdienst toe dat de werkgever het aanschafbedrag in één keer aan de werknemer vergoedt, mits hij verplicht is de waarde van de apparatuur op het moment van uitdiensttreding te vergoeden. Dus stel dat de werknemer na drie jaar vertrekt, dan moet hij 2 x € 360 = € 720 aan zijn werkgever terugbetalen.

Telefoon en internet

De kosten van een telefoon- en/of internetaansluiting zijn onbelast te vergoeden of te verstrekken als de werknemer de telefoon en internetmogelijkheden voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. De werkgever mag in dat geval niet alleen de abonnements- en gesprekskosten onbelast vergoeden, maar ook de aankoopkosten van een toestel (zowel vast als mobiel) en de aansluit- of aanlegkosten van de verbinding. De werkgever zal wel moeten aantonen dat de telefoon- of internetaansluiting voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, bijvoorbeeld aan de hand van gespecificeerde telefoonrekeningen over een periode van minimaal drie maanden.

Advies

Ook als een werknemer één of meer dagen per week thuis werkt is het onder voorwaarden toegestaan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding uit te betalen, dus zonder rekening te houden met het werkelijke aantal keren dat de werknemer naar zijn werkplek is gereisd.

Sinds 1 januari 2009 mag een vaste reiskostenvergoeding worden uitbetaald als een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar zijn vaste arbeidsplaats reist. Heel concreet betekent dit dat de werkgever een werknemer die twee dagen per week thuis werkt, toch een onbelaste vaste reiskostenvergoeding mag uitbetalen. Het voordeel hiervan is dat de werkgever de reiskostenvergoeding niet maandelijks hoeft uit te rekenen. Hij kan er desgewenst echter wel voor kiezen het bedrag van de vergoeding te verlagen, gezien het feit dat een thuiswerkende werknemer geen reiskosten maakt.

Bron: De SalarisAdviseur >>