Bestelauto van de zaak fiscaal moeite waard

03 feb 2010 Doorsturen Afdrukken

Veel werkgevers zullen niet in eerste instantie aan een bestelauto denken als zij overwegen hun werknemers een auto van de zaak ter beschikking te stellen.

Onterecht, aangezien een bestelauto fiscaal best aantrekkelijk kan zijn.

De bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak geldt voor alle auto’s, dus zowel voor personenauto’s als voor bestelauto’s. Wordt aan de werknemer een bestelauto ter beschikking gesteld, dan moet de werkgever dus in principe gewoon 25% van de cataloguswaarde bijtellen, tenzij de werknemer kan aantonen dat er minder dan vijfhonderd kilometer privé wordt gereden. Ook de bewijsregeling en de regeling omtrent de Verklaring geen privégebruik auto zijn dus van toepassing voor de bestelauto.

 

Geen bijtelling

Toch kan het de moeite waard zijn een bestelauto aan een werknemer ter beschikking te stellen. Er zijn namelijk drie situaties waarin de bijtelling geheel achterwege mag worden gelaten:
• de bestelauto is (nagenoeg) uitsluitend geschikt voor goederenvervoer;
• er geldt een verbod op privégebruik van de bestelauto;
• de bestelauto moet buiten werktijd achter het hek blijven.

Goederenvervoer

De bijtelling geldt niet voor bestelauto’s die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend (> 90%) geschikt zijn voor goederenvervoer. Hierbij speelt de inrichting van de auto (zoals rekken en stellages) een belangrijke rol. Worden deze bestelauto’s toch voor privé gebruikt dan geldt een gunstige regeling voor bijtelling van dit privégebruik, namelijk het aantal kilometers maal de voor die auto geldende kilometerprijs. Rechtspraak toont aan dat de afwezigheid van een bijrijderstoel een goede aanwijzing kan zijn dat de bestelauto alléén voor goederenvervoer kan worden gebruikt. Beschikt een bestelauto wél over een bijrijderstoel, dan was het tot voor kort erg lastig om onder de bijtelling uit te komen. Door recente rechtspraak lijkt het echter steeds makkelijker toch ook in deze situatie onder de bijtelling uit te komen.

Voorbeeld

Een werknemer heeft de beschikking over een bestelauto die – gezien de inrichting – uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer. De bestelauto heeft een catalogusprijs van € 20.000. De werkgever heeft de werknemer toestemming verleend de bestelauto ook voor privé te gebruiken. Aan de hand van een kilometeradministratie staat vast dat de werknemer in 2009 vijfduizend kilometer privé heeft gereden. De kilometerprijs van de auto bedraagt € 0,30. Het voordeel dat bij het loon van de werknemer moet worden geteld bedraagt 5000 x € 0,30 = € 1500.

Verbod privégebruik

De werkgever kan de werknemer expliciet verbieden de bestelauto privé te gebruiken. Ook in dat geval mag de bijtelling achterwege worden gelaten. Hiervoor moet wel aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
• het verbod op privégebruik moet schriftelijk zijn vastgelegd;
• de werkgever controleert of de werknemer zich aan dit verbod houdt;
• bij overtreding van het verbod legt de werkgever een sanctie of boete op.

De werkgever kan bijvoorbeeld naleving van het verbod controleren door de kilometerstanden te vergelijken met de hoeveelheid gebruikte brandstof, toezicht te houden op verkeersboeten, schademeldingen of tanken buiten werktijd. De Belastingdienst heeft een voorbeeldafspraak ‘verbod privégebruik’ ontwikkeld.

Achter het hek

Ook in de situatie waarin de werkgever zijn werknemer verbiedt de bestelauto buiten werktijd te gebruiken hoeft geen bijteling te worden berekend. Het gaat hier om de zogenoemde ‘achter-het-hekbestelauto’. De werknemer moet in dat geval de sleutels na werktijd bij zijn werkgever inleveren. Uiteraard is het niet vereist dat de bestelauto daadwerkelijk achter een hek komt te staan. Het gaat erom dat de auto buiten werktijd bij het bedrijf staat en niet door werknemers kan worden gebruikt. Belangrijke voorwaarde is wel dat de werkgever controle uitoefent dat dit ook daadwerkelijk gebeurt!

Eindheffing

Een werkgever die één bestelauto ter beschikking stelt aan verschillende werknemers heeft op administratief gebied een enorme klus om bij te houden welk deel van de bijtelling voor privégebruik bij welke werknemer hoort. Hiervoor is een praktische oplossing bedacht. In deze situatie mag de werkgever ervoor kiezen het privégebruik te belasten via eindheffing. Deze eindheffing bedraagt op jaarbasis € 300 per bestelauto. Bij een aangiftetijdvak van een maand gaat het dan om een bijtelling van € 25 per bestelauto. Voor de betrokken werknemers heeft dit als voordeel dat zij geen rittenadministratie hoeven bij te houden. Voorwaarde is wel dat de bestelauto ‘doorlopend afwisselend’ wordt gebruikt. In de praktijk betekent dit dat meerdere werknemers als bestuurder van de bestelauto fungeren. Wat precies onder ‘doorlopend afwisselend’ wordt verstaan is niet helemaal duidelijk. Het is wel vereist dat de aard van het werk het doorlopend afwisselend gebruik met zich brengt. Vrijwillig rouleren van bestelauto onder werknemers valt hier dus niet onder.

Vereenvoudigde rittenadministratie

Zijn voorgaande situaties niet van toepassing, dan is het nog steeds gemakkelijker om onder de bijtelling uit te komen dan bij de terbeschikkingstelling van ‘gewone’ personenauto’s. Voor bestelauto’s geldt namelijk een vereenvoudigde rittenadministratie om aan te tonen dat de werknemer minder dan vijfhonderd kilometer privé heeft gereden. De werknemer mag volstaan met een vereenvoudigde rittenadministratie.

De voorwaarden hiervoor zijn als volgt:
• de bestuurder van de bestelauto noteert per dag zowel de kilometerstand aan het begin als aan het einde van de dag;
• de werknemer noteert de werktijden;
• de zakelijke adressen staan in de (project)administratie van de werkgever;
• uit de (project)administratie van de werkgever moet de volgorde van de bezochte adressen blijken. Als dit niet het geval is, moet de bestuurder van de bestelauto de volgorde van bezochte adressen bijhouden in zijn rittenregistratie;
• de werkgever heeft schriftelijke afspraken gemaakt met de werknemer.

Schriftelijke afspraak

De schriftelijke afspraak tussen de werkgever en de werknemer moet in elk geval het volgende omvatten:
• informatie over de ter beschikking gestelde auto;
• een verbod op privégebruik tijdens werk- en lunchtijd;
• de bevestiging dat werkgever en werknemer voldoen aan de voorwaarden voor een versimpelde rittenregistratie.

Advies

Het rijden in een bestelauto kan fiscaal aantrekkelijk zijn. In drie situaties hoeft u geen bijtelling in te houden. Zijn deze situaties niet van toepassing, dan geldt een vereenvoudigde rittenadministratie. Een schriftelijke afspraak die hiervoor nodig is kunt u via de site van de Belastingdienst downloaden.

 Bron: De SalarisAdviseur >>